Automationssmedjan ger effektivare verksamheter i Halmstad

– Det räcker med att man har en idé. Vår uppgift är att gå till botten med själva problemet för att förstå vad verksamheten vill ha hjälp med, och därefter arbeta fram en passande automationslösning, säger Amalia Bäfverfeldt Marklund, projektledare Automationssmedjan på Halmstads kommun.

Automationssmedjan kommer att pågå i ett år, till och med mars 2023, och innebär att kommunens samtliga verksamheter kan vända sig till Amalia Bäfverfeldt Marklund med förslag och förfrågningar kring (tråkiga och repetitiva) processer som skulle kunna automatiseras.

RPA sparar nästan två miljoner kronor

Efter att ungefär halva tiden gått har Amalia Bäfverfeldt Marklund och hennes två projektkollegor hunnit driftsätta elva processer. Ett av projekten, som slutfördes under våren, är en RPA-lösning till Hemvårdsförvaltningen. Det gick ut på att en robot flyttade data mellan två verksamhetssystem som inte ”pratade” med varandra.

– Det är nog kommunens mest uppmärksammade exempel. Istället för att anställa en handfull personer för denna flytt, programmerade vi en robot som gjorde det. Hemvårdförvaltningen har räknat på att det sparade 1,7 miljoner kronor. Ett annat exempel är BUF som har en RPA-process som sammanställer schemafiler. Roboten sparar den verksamheten cirka fem timmar i veckan och det är dessutom en arbetsuppgift som dom är glada att slippa, säger Amalia Bäfverfeldt Marklund.

Power Platform ger automation från start

Den andra typen av automation är egna lösningar som Automationssmedjan utvecklar i är Microsoft Power Platform, som exempelvis, flöden och statistiksammanställningar utvecklas.

– Bland annat har vi lanserat en app för Krisgruppen på Kattegattgymnasiet, så att Krisgruppen snabbt kan nå ut med information till lärare eller elever om skolan till exempel behöver utrymmas. Vi har även gjort en ”telefonkö-knapp” till servicedesk på it-service, där medarbetare snabbt kan kalla in förstärkning när telefonköerna blir långa.

Från penna och block till app

Just nu ligger fokus på att utveckla en beställar-app för kommunens lokalvårdare. I arbetet har det varit viktigt att komma nära städverksamheten, för att utveckla och testa tjänsten hos användarna.

Där har medarbetarna tidigare arbetat med Excel-ark av städprodukter som består av 300 rader med information som ska fyllas och kryssas i för att skickas med internposten. Parallellt med det skriver man inköpslistor på en whiteboard, samt sparar handskrivet ”kvitto” i en låda på kontoret.

Amalia Bäfverfeldt Marklund är imponerad över personalens tidigare arbetssätt, men hoppas att en digital lösning ska underlätta.

– Det är så häftigt att se att man bara har löst sina uppgifter, utifrån de förutsättningar man har. De har liksom utvecklat hela orderkedjan manuellt, och vi behövde bara förstå den. Det är saker vi aldrig hade sett om det inte vore för att vi kom och träffade dem på plats. Nu ska vi digitalisera det i en app och förhoppningsvis göra arbetet mycket smidigare, och ännu snabbare, för dem. Arbetet har varit kreativt och roligt både för oss och verksamheten.

Fortsätter efter mars 2023

Amalia Bäfverfeldt Marklund är övertygad om att lärdomarna från Automationssmedjan är och kommer att vara betydelsefulla för kommunen även när projektet officiellt avslutas nästa år.

– Jag hoppas att vi kommer att fortsätta på den redan inslagna vägen, även om vi förstås kan skruva på lite grejer. Jag hoppas till exempel att vårt arbete kan bidra med lite tydligare ramar för hur vi kan jobba med automation både på ett mer strukturerat men samtidigt kreativt sätt.

Är det något som sticker ut för dig så här sex månader in i projektet?

– En insikt under året har varit hur viktigt samarbetet är, och att automation handlar ganska lite om själva tekniken. Utvecklingen är sällan mer än några veckor lång, men arbetet dessförinnan med att förstå verksamhetens behov och vad det innebär för tekniska krav kan ta tid. Jag tror att det är viktigt att komma ihåg att automation är ett verksamhetsarbete och att vi bara tillhandahåller verktyg och kompetens. De projekt där verksamheterna har haft ett stort engagemang har blivit allra bäst.