10 000-tals sparade minuter bara början för Uppsalas RPA

– På Uppsala kommun ska vi ha en god förmåga att kunna tillsätta digitala arbetare på ett snabbt, säkert och hållbart sätt, och arbetarna i det här fallet är mjukvarurobotar, eller RPA:er. Med det målet som utgångspunkt har vi nu etablerat en plattform och har kunnat börja leverera automationer och robotar, säger Saam Koroorian Nordlöf, gruppchef it-staben, Uppsala kommun.

Mot automation och robotar

I slutet av 2019 beslutade Uppsala kommun att bygga upp en förmåga kring automatisering och robotisering och Saam Koroorian Nordlöf och hans kollegor började med formulera vad en sådan förmåga skulle innebära i praktiken, och vilka förutsättningar som skulle krävas för att lyckas.

Till att börja med ska en RPA på ett säkert sätt kunna sköta de uppgifter som den är satt på att lösa, dag ut och dag in, och med bra rutiner kring vad som ska göras om något går fel, eftersom det i grunden är en ganska ömtålig lösning.

För att den ska kunna arbeta under sommarledigheter och andra tider när en förvaltning håller stängt har robusthet varit A och O.

– Det är lätt att springa för snabbt och att gå i gång på vad roboten kan göra här och nu, och där är min och mina kollegors uppgift att dels tänka över vad som händer om den slutar fungera, dels fundera över för- och nackdelar för varje specifikt projekt.

Tre avgörande komponenter

För att lyckas har, enligt Saam Koroorian Nordlöf, i huvudsak tre komponenter varit avgörande: en väl fungerande teknisk plattform, en kompetent organisation och ett strukturkapital så att det blir lättare att sätta rätt processer och rätt rutiner om vem som gör vad.

På så sätt har plattformen byggts upp till att fungera som ett stödjande ramverk, så att det ska gå snabbt att starta upp nya projekt.

– Idéen har förstås varit att ju bättre vi sätter alla dessa tre delar, desto lättare blir det att både starta och lyckas med projekt. Vi har sett det lite som en start- och landningsbana för flyget. Vi startar och är snabbt i luften, projektet skruvar på det som är nödvändigt när vi är i luften, så att vi sedan kan landa in det i den förvaltning vi arbetar mot.

– För att fortsätta på flygmetaforen, är vi sedan flygtornet som är med och säkerställer att allt rullar på bra för alla förvaltningar vi har en robot i.

Ersätter inte handläggare

En viktig aspekt som Saam Koroorian-Nordlöf understryker, är att dessa automationer är till för att förstärka en handläggares roll och ta undan moment i en viss arbetskedja som både snabbare och säkrare sköts automatiskt.

Han jämför med självkörande bilar.

– Det är ingen som bygger robotar som ska köra våra bilar åt oss, utan automationen byggs in i bilen från början. Det är så vi tänker med våra RPA-projekt: att vi ska angripa och fokusera på processerna och syftet med processerna.

Över 20 000 minuter sparade på en process

Ett exempel på en process som automatiserats är fysiska handlingar som kommer in till Arbetsmarknadsförvaltningen. Dessa ska scannas in, och sedan ska filen flyttas några varv i systemen tills den hamnar på rätt plats. Nu räcker det med att medarbetarna trycker på en knapp på skrivaren när handlingen scannats in så sköter roboten resten.

– Det arbetat tar väl annars några minuter att göra och vi har snart kommit upp i 20 000 sådana filer. Detta är bara ett exempel. Det finns mycket manuella rutiner i kommunen som skulle kunna automatiseras. Just nu har vi några projekt igång tillsammans med Utbildningsförvaltningen, till exempel gällande förskolevalet, men vi har också projekt med Arbetsmarknadsförvaltningen, Vård- och Omsorgsförvaltningen och Socialförvaltningen.

Hur arbetar ni med automatisering framöver?

– När jag med min bakgrund inom realtidssystem tänker mig hur en bra lösning ser ut, handlar det om att stoppa in data i ena änden, sedan gör maskinerna jobbet, och så kommer det ut ett resultat i andra änden. För en sådan kedja tänker jag med andra ord ”när kommer människan in?” medan många andra kanske tänker ”var kommer maskinen in?”. Det handlar nog att ställa om hur vi tänker kring maskiner, och mer börja utgå ifrån att så mycket så möjligt ska skötas automatiskt. Framöver när vi dels tittar på nya uppdrag för vår RPA, dels på nya och smartare system att upphandla, är den här typen av resonemang central.