Från molnbildning till fortbildning

– Det var viktigt för oss att redan från början väva samman kommunadministration med skolan; det är ju trots allt så att de är nära sammanbundna, och då är det viktigt att alla är inne i samma typ av system och arbetar, säger Tomas Hellquist, kommunikationschef i Gagnef kommun.

Serverkrasch blev startskottet

2013 hände det som alla som har datacenter bävar inför – en rejäl datorkrasch. Backup fanns att tillgå, men det tog Gagnefs kommun några dagar att få tillbaka allt som gått förlorat, och en hel dags data försvann dessutom.

Fram till dess hade Tomas Hellquist och hans kommunkollegor testat sig fram med lite olika lösningar, men kraschen blev lite av en väckarklocka.

– Vi körde lite Open Office där, och testade oss fram lite här. Det var kul, men spretigt. Efter kraschen bestämde vi oss för att får lite bättre styrning på saker och ting; först då började vi titta lite mer samlat på molntjänster och liknande. Dessutom har vi sett till att it och kommunikation ligger i samma stab; all it vi gör ska också vara kommunikation, säger han.

Användarupplevelse i fokus

För Tomas Hellquist är det viktigaste att det för användaren inte ska kännas som ett aber att arbeta i nya system.

– Vi startar i stort sett med en checklista: vad kan vi göra nu och vad skulle vi vilja kunna göra. Det blir då både lättare för oss och våra leverantörer att följa upp och se huruvida vi nått de målen vi satt upp, säger han.

Förändring kräver alltid tålamod och ett modigt ledarskap, där chefer, rektorer, och arbetsledare går i bräschen och visar hur de nya systemen fungerar, och varför de är att föredra i jämförelse med äldre arbetssätt.

– Inget kommer att ändras av sig självt bara för att vi får nya features i våra maskiner; någon måste också leda arbetet. Nu har vi klarat av den första biten med att bland annat få igång O365 och Windows 10 med mera på alla datorer, och O365 möjliggör också att vi kan arbeta mobilt. Det är nu fortbildningen kan ta fart, säger Tomas Hellquist.

Nya appar ute

Att en plattform och en grundstruktur finns på plats är naturligtvis en förutsättning för att gå vidare och bestämma vilka typer av appar och program som ska installeras och användas på plattformen.

För att på bästa sätt bena ut vilka appar och verktyg som är mest lämpliga i skolverksamheten i Gagnef har man startat något som man kallar för it-pedagogiska rådet. Där samlas ledare och lärare för att diskutera och gå igenom de alternativ som finns tillgängliga.

– På ett av mötena vi hade nyligen gick vi igenom nästan 90 olika appar till elevernas plattor, och kategoriserade dem efter kostnad, ämne, gränssnitt, och så vidare. Tillslut landade vi i 30 stycken som vi sköt ut till samtliga av kommunens plattor i början av september, säger Tomas Hellquist.

Finns det något ni tittar lite extra på nu?

– Ja, vi ser över om det är möjligt att flytta alla våra servrar till en serverpark i Umeå. Då slipper vi styra vår egen hårdvara, och kan lägga ännu mer resurser att fortsätta utveckla exempelvis kommunens skolor, säger Tomas Hellquist.