Borta bäst när hotellkedjan Winn automatiserar

– Pandemin har visat oss vad vi behöver satsa mer på för att klara oss bättre om något liknande händer i framtiden. Men vi och de flesta företag inom hotell- och restaurangbranschen står nu med en mycket stor ryggsäck av eftersatt digitalisering att jobba i kapp, säger Peter Tillman, CIO på Winn Hotel Group.

Winn Hotel Group äger bland annat Såstaholm Hotell & Konferens i Stockholm och Högbo Brukshotell i Sandviken. Företaget samarbetar också sedan flera år med Nordic Choice Hotels och Radisson Hotel Group. Sammanlagt omfattar koncernens verksamhet elva hotell i hela Sverige.

Tre varumärken och ett ekonomisystem

Schemaläggning, tidredovisning, inköp, bokningar, betalningar och mycket, mycket annat är beroende av flera hundra it-system.

– Det mesta görs på tre olika sätt för tre olika varumärken men ska i många fall presenteras i en gemensam redovisning. Då gäller det att få ihop det samlade underlaget i ett ekonomisystem. Vi använder tillgängliga exportmöjligheter med vissa justeringar och anpassningar till vår kontoplan, säger Peter Tillman och fortsätter:

– Många HR- och andra nyckelsystem på marknaden lovar att de kan göra allt, men under resans gång kommer ändå oväntade problem liksom från sidan. Det är en pågående utmaning att välja bort och kompromissa för att helheten ska bli så bra som möjligt från rekrytering till avslutad anställning flera år senare, för att bara ta ett exempel.

Lågmarginalbransch i medvind

Nu jobbar Winn vidare med automatiseringen av en rad olika processer. Målet är att erbjuda gästerna mycket god service och samtidigt befria medarbetarna från så mycket manuella rutinuppgifter som möjligt. 

– Vi jobbar dels med ett antal administrativa processer från fakturering till kreditkortshantering där mycket kan göras med robotar. Andra projekt är mer komplexa med flera svårförutsägbara led i kedjan. Till exempel när en gäst vill boka en gourmetweekend på ett av våra hotell – hur ska vi veta när man vill äta middag och hur det ser ut med plats i matsalen givet andra sällskap?

Peter Tillman bedömer att det kommer cirka två år att arbeta in den utvecklingstid som gick förlorad under pandemin. Självklart finns det också en ekonomisk verklighet att ta hänsyn till.

– Nu går vår bransch väldigt bra igen och det finns ett uppdämt behov av att resa och umgås både privat och yrkesmässigt. Samtidigt är hotell- och konferens alltid en lågmarginalbransch och för oss är det en enorm investering att lägga 1-2 miljoner på att gästen ska få rätt bord i matsalen.

Jobba mer med människor

En annan stor utmaning för branschen är förlusten av kompetens när många duktiga och erfarna medarbetare behövt söka andra typer av arbete. När Peter Tillman tittar framåt syns ändå många positiva möjligheter.

– Om ett par år har vi fått bort ännu fler enahanda manuella arbetsuppgifter som maskiner gör mycket bättre och snabbare. Ingångsvärdet för alla i vår bransch är att jobba med människor och med den här utvecklingen kommer vi kunna fokusera helt på våra gäster, säger Peter Tillman.