Vägen för Statens Tjänstepensionsverk till Microsoft

– Färre tekniska myndighetsplattformar leder till nästa steg, det vi kallar inomstatlig drift med Försäkringskassan, Skatteverket och andra. Konsolideringen handlar bland annat om sänkta kostnader, vilket är otroligt viktigt för oss som myndighet. Men också om att säkerheten ökar med färre plattformar, säger Jakob Björklund, CIO på Statens Tjänstepensionsverk, SPV, som beräknar och betalar ut tjänstepensioner och andra avtalsförmåner för bland annat anställda inom staten.

Stort plattformsbyte

I fjol kom Jakob Björklund tillbaka från julledigheten med en god bild av årets stora projekt. Planen för SPV var att lämna en traditionell stordatormiljö och göra en en till en-migrering till en Microsoft-miljö.

Projektet i 100-miljonerklassen omfattade handläggningen av alla pensionsavtal och därmed drygt 200 av myndighetens 260 medarbetare. Några veckor senare sprack alla planer tack vare pandemin.

– I mars stod det klart att vi skulle gå hem och hade två veckor att förbereda oss. Alla hade redan bärbara datorer, och vi lyckades lösa behovet av utbildning, till exempel för att kunna koppla upp sig med VPN. Sedan 2019 har vi successivt anammat det som kallas SAFe-ramverket för att skapa en bra struktur med att-göra-listor över våra individuella arbetsuppgifter vilket gjort att vi klarat att göra allt arbete på distans. På så sätt har även arbetsflödet på hela myndigheten gått mer åt lean-hållet.

Myndighetens hjärta

Högst upp på Jakob Björklunds att-göra-lista låg det omfattande plattformsbytet.

– I november hittade vi några buggar och valde att skjuta fram planerad driftsättning, fixa rättningar och regressionstesta. I mars kunde vi driftsätta utan problem. Vi valde också att bromsa andra kritiska projekt mellan juni och december, men släppte på dem i januari. Stordatorn har alltid varit hjärtat i vår verksamhet och produktionskvaliteten har varit viktigare än produktionssättningen.

Nu pågår arbetet med ett antal projekt med fokus på säkerhet, inomstatlig drift och några få andra prioriterade utvecklingsaktiviteter.

– I början av förra året fanns inte distansarbete på kartan. Nu har vi genomfört hela migreringen på distans tack vare bra rutiner och bra samarbete. Det är något som hela myndigheten kan ta åt sig äran för.

Konsolidering för framtiden

För Jakob Björklund är det ingen tvekan om att pandemin kommer att driva på den digitala transformationen för hela statsförvaltningen.

– Vi jobbade med kostnadseffektivisering redan tidigare, men utvecklingen har gjort det ännu viktigare. Covid-19 har varit en tung ekonomisk belastning för de flesta myndigheter. Konsolidering är en förutsättning för hållbara statsfinanser och framtidens tjänster. Vi behöver nya glasögon för att se alla möjligheter kring säkerhet, distansarbete, utbildning och rekrytering, säger Jakob Björklund.