Oatly skördar framgångar med Office 365

– När jag kom in för två och ett halvt år sedan fanns det mycket att ta tag i. Vi hade en gammal underdimensionerad infrastruktur så vi fattade nästan genast beslut om att välja Office 365 som plattform för att få tillgång till funktioner som Exchange och Skype. På Oatly strävar vi efter att vara i framkant och inte haka på i andra eller tredje vågen. Ska vi vara i världsklass som är vårt ledord ställer det höga krav på it-lösningarna, säger Jörgen Andersson, it-chef på Oatly. 

Bland annat brottades man med filserverproblem och svårighet att hitta bra samarbetsstrukturer.

– Vi har ju vår egen inhouse-reklambyrå med många macanvändare och de upplevde att de inte hade något bra sätt att skicka och komma åt filer. Just nu löser vi det med en lokal DAS men på sikt hoppas vi att OneDrive och Sharepoint ska lösa problemet. 

Verksamheten tar taktpinnen

Ett av de stora frågetecknen vid införandet var Sharepoint eftersom flera av medarbetarna hade dåliga erfarenheter från tidigare versioner och var rädda att den skulle bli för teknisk.  

– Det blir alltid lite gnissel i början medan man flyttar någon inkorg, men nu är folk väldigt entusiastiska. Verksamheten kommer ofta och önskar sig funktioner så vi får faktiskt bromsa lite och säga att vi behöver köra piloter innan vi rullar ut något på bred front.

Från början drevs digitaliseringen av it-avdelningen men nu har man samlat in åsikter och önskemål från var och en för att sedan kunna presentera möjligheter och lösningar anpassade för dem. Det har alltså blivit ledningen och verksamheten som påverkar utvecklingen och prioriterar projekten.

– Genom att lyfta över driften av de tunga bitarna som Exchange till molnet har vi kunnat göra en kostnadsbesparing eftersom vi slipper ha konsulter igång för enbart för drift. Vi har också lyft in vårt ledningssystem med alla styr- och stöddokument i molnet. På sikt kommer vi nog att ta hem en del serverfunktioner igen, säger Jörgen Andersson. 

Nya flöden med nya verktyg

Förutom ett nytt intranät i en första version jobbar medarbetarna numera mycket med verktyg som Skype och Yammer.

– Så fort vi är på mässor eller event fylls vårt Yammerflöde med uppdateringar så det har folk verkligen tagit till sig. Nu ska vi jobba mer med att hitta arbetssätten och skapa en ännu mer kollaborativ plattform istället för ett vanligt intranät. Vi har cirka tio olika projektplatser igång i Sharepoint och fler är på gång. Vi letar också efter någon form av nätverk med andra företag som befinner sig på samma resa för att kunna utbyta erfarenheter, säger Jörgen Andersson.