Sigtuna först med digital kommunpost

– Vi beräknar att vi kommer kunna frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av den inkommande posten och den framtida potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, säger Åsa Otterbjörk, it- och digitaliseringschef, Sigtuna kommun.

Allt digitalt och till rätt person

Sigtuna har valt att digitalisera sin post med Postnords Digital Mailroom-lösning. Det innebär att all inkommande post, oavsett om den kommer från till exempel en kommuninvånare eller en annan myndighet, först levereras till Postnord Strålfors i Rosersberg strax norr om Stockholm. Här scannas all post in och konverteras till ett digitalt format innan det skickas vidare till exakt den person eller enhet på kommunen som ska ha försändelsen.

AI kopplas på

Mjukvaran som scannar in posten tittar utöver adress på andra nyckelord i texten. Även en AI finns inkopplad som gör att graden av automatisering blir bättre och bättre. Målsättningen är att 80-90 procent av all post ska hanteras automatiskt.

– Att digitalisera vår posthantering möjliggör en snabb och effektiv hantering av den inkommande posten till kommunen. Det ger oss även en säkrare hantering med spårbarhet och loggning, vilket innebär att det är möjligt att avgränsa vem som ser vad samt kontrollera vem som tagit del av vilka handlingar. Just informationssäkerheten har varit väldigt viktig för oss som offentlig verksamhet. Vi har lagt ner enormt mycket tid under införandet på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftningen som GDPR och säkerhetsskyddslagen, säger Åsa Otterbjörk.

Källa: Postnord Strålfors