Power Platform för smartare kommuner

– Vårt arbete med Power Platform innebar början på vår resa till att bli en datadriven organisation. Vi går från att vara reaktiva till proaktiva och siktar på att framöver kunna bli mer prediktiva, säger Johan Christensson, it-arkitekt på SML-IT.

SML är ett samarbete mellan kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Samarbetet innebär bland annat att man har en gemensam it-infrastruktur vilket ska generera stordriftsfördelar för de tre kommunerna. SML:s it-avdelning har 26 anställda och över 10 000 dagliga användare i kommunerna.

Det stora antalet användare, det vill säga kommunanställda och elever, innebär att SML har höga krav på ordning och reda, och för att bemöta kraven har man satsat på att bli datadrivna och automatisera så mycket som det går. För att kunna lyckas har SML börjat använda Power Platform.

– Utöver att vi kan bli mer tids- och kostnadseffektiva så har vi mycket att vinna även när det gäller kvalitet, arbetsmiljö och kundnytta vilket vi ser som lika, om inte ännu viktigare, säger Johan Christensson.

Automatisering av ordrar

Ett exempel på automatisering rör SML:s mottagna ordrar. När SML numera tar emot orderfiler från e-handelssystemet Visma Proceedo så finns all information som en tekniker behöver i den. I tidigare system behövde en tekniker plocka ut all viktig information manuellt och bolla den fram och tillbaka med beställaren. Allt det sker automatiserat nu.

– I en grov uppskattning tjänar vi 20 minuter per order. Och vi får tusentals ordrar per år så den sammanlagda tidsvinsten blir stor. All information lagrar vi även i en Power BI-rapport som vi har tillgänglig när vi behöver den, säger Anders Siljeholm, it-chef på SML-IT.

Livscykelhantering på datorer

Dessutom får SML, via en integration med NF Techfleet, frekvent ut automatiserade rapporter om leasingavtal på användarnas datorer. På så sätt kan alla veta vilken dator som ska bytas ut och när.

– Vi får en bättre ordning på ekonomin. Dessutom behöver inte anställda fråga oss om livscykeln på datorerna, den informationen finns tillgänglig för dem hela tiden. Så förutom en bättre kvalitet och tidsvinst får vi även en ökad kundnöjdhet och vi kan fokusera på att utveckla verksamheten, säger Anders Siljeholm.

– Genom att integrera olika verktyg såsom Dynamics 365, Power Automate och Power Apps i Power Platform får vi tillgång till väldigt mycket data så vi behöver istället selektera vad som är relevant att dela med oss av. Vi skulle kunna skicka mejl till verksamheten varje vecka om att de har 320 dagar kvar på den ena datorn och 319 på en annan, men det gäller att dra en gräns någonstans över vad som är rimligt, säger Anders Siljeholm.

Hur fortsätter arbetet?

– Framöver kommer vi att jobba mer med självadministration för chefer. Vi på it-avdelningen behöver inte vara involverade i godkännandeflöden mellan olika chefer gällande digitala verktyg och abonnemang, det kan ske automatiserat utan vår inblandning, säger Johan Christensson.

– Sedan är väl frågan hur långt man kan dra Power Platform-utnyttjandet, möjligheterna är oändliga så vi får se. Vi har precis satt igång och ser redan en stor nytta, så vi får se hur vi kan utvecklas framöver, säger Johan Christensson.