Regionens 27 framtidspaket

– Region Uppsala ska vara bäst i Sverige på digitalisering och nu har vi ett ramverk, eller en ritning, som ska göra det möjligt. Vi har haft ett brett perspektiv på verksamheten för att formulera vad som behövs av organisation, kompetens, system, och tekniska lösningar för att nå målen, säger Jenny Ugalde, projektledare på Region Uppsala it-centrum som under två år drivit projektet Region Uppsalas Digitaliseringsramverk, RUD.

Grunden för allt

RUD inleddes som ett statsfinansierat projekt på ett år, som Region Uppsala nu drivit i mål. Hösten för två år sedan hade Jenny Ugalde precis rekryterats till it-centrum.

– De första månaderna ägnade jag helt åt att förankra projektet inom organisationen och att rekrytera en projektgrupp med representanter för bland annat it- och beslutsstöd, process- och verksamhetsutveckling och alla it-arkitekter i någon omfattning.  

– En avgörande framgångsfaktor var nog att vi hade med en enterprisearkitekt i arbetet. Mitt arbete handlade mer om kommunikation, förankring och att få arbetet att gå framåt, metoden med att driva fram resultatet stod egentligen enterprisearkitekten för.

Nya modellen

Jenny Ugalde fick inventera hela sin verktygslåda för projektledning för att hitta en modell för det allt mer omfattande arbetet.

– Vi jobbade agilt från vecka till vecka med Open Group Architecture Framework, som ramverk. Utgångsläget var organisationens strategiska förmågor och steg för steg gick vi ner till tekniska möjliggörare för att nå drömscenariot, till exempel för hur regionen jobbar med automation.

Det fanns några viktiga föregångare som hjälp med att formulera projektets mål.

– Vi lutade mycket av vårt arbete på det som andra regioner, framförallt Östergötland och Västra Götaland, arbetat fram inom området och det blev sedan styrande för det resultat som sedan växte fram i projektet.

Gartner och DIGG

Projektgruppen och flera olika referensgrupper samlade information om verksamhetens syn på behoven.

– Den stora reaktionen var ”jaaaaa, det här behöver vi”. Under en tidig fas låg RUD-gruppens fokus på it och system, men vi insåg snabbt att vi i högre grad behövde prata information och informationshantering. Då kompletterade vi också gruppen med den kompetensen.

Mycket kunskap och idéer hämtades också utanför organisationen.

– Vi gjorde en hel del omvärldsbevakning hos leverantörer och hade en dialog med flera olika, vi läste ett antal rapporter från bland annat Gartner och DIGG kopplat till de områden vi jobbade med i projektet. Vi ägnade också mycket tid åt att kompetenshöja hela projektgruppen för att kunna omsätta verksamheternas och omvärldens behov till den arkitektur vi anser att vi behöver.

27 arbetspaket

Idag har projektgruppen levererat 27 arbetspaket som Region Uppsalas behöver arbeta vidare med för att bli bäst på digitalisering. Det finns en direkt koppling mellan varje arbetspaket, till exempel behovet av tydlig styrning av AI-projekt i regionen, till en gap-analys.

– Huvudleveransen är en arkitekturbeskrivning med nuläges- och framtidsarkitektur och en handlingsplan som överlämnades till digitaliseringsdirektören och projektbeställaren Anneli Kjellberg vid halvårsskiftet. Nu skapas en arkitekturorganisation som kan driva arbetet med implementeringen vidare i regionen.

Jenny Ugalde ser tillbaka på ett utmanande projekt med en bit kvar till mål.

– Jag liknar RUD vid ritningen till en ny stad, där handlingsplanen bygger infrastrukturen. Nu återstår arbetet med att bygga husen i staden utifrån de behov och idéer som finns ute i verksamheterna. Det viktiga att förstå är att allt hänger ihop och att vi måste jobba med de arkitekturella frågorna och förmågorna i ett längre perspektiv för att vi ska lyckas bra med vår digitaliseringsresa i Region Uppsala.