Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

MS hos Uppsalahem

När Uppsalahem går in i Office 365-plattformen är prio att fokusera på behov och att involvera ledningen. Allt för att öka tryggheten och säkra att Microsoft-produkterna verkligen används.

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 11 maj 2020 digit

Uppsalahem Katt

– Det är lätt hänt att it-avdelningen sköter sitt och hamnar vid sidan av övriga företaget, men för oss har det varit viktigt att genom bland annat workshops involvera vd, ledningsgrupp och mellanchefer för att visa att vi kan modernisera hela bolaget med hjälp av it, inte minst vad gäller digitala arbetssätt och att skapa en arbetsplats som personer vill jobba på. Det gäller att få alla att förstå att verksamhetsutveckling är samma sak som digitalisering, säger Åsa Engström, it- och digitaliseringschef på Uppsalahem.

– Det är klart att vi på it ska lösa problem för de anställda, men det är lika viktigt att ta kommandot och synliggöra outforskad potential. Vi vill få verksamheten att se möjligheter, göra dem beredda att byta perspektiv och tänka på andra sätt. It ska inte vara ett hinder eller något man måste använda sig av, utan det ska minimera hinder och effektivisera våra kollegors dagar.

För Åsa Engström, som så många andra, är tiden den största utmaningen i ett lyckat digitaliseringsarbete. Anställda kan lätt se digitalisering som något som adderas till det de redan gör löpande, men här gäller det att påvisa att tiden de lägger nu kan spara in tid i nästa steg. 

– Som med mycket annat gäller det att avsätta tid för att få tid. Visa på nyttor och börja i små steg. Ett exempel kan vara att ta fram ett arbetssätt hur ni delar dokument. Det är ett litet steg men som ger snabbt resultat. Du har utvecklat verksamheten utan att de upplevt som betungande. 

Teams och kontor i samspel

Ett av de nuvarande projekten handlar om att få medarbetare att använda Teams i sitt dagliga arbete. Här har det varit viktigt att inte rulla ut det som ett it-projekt, utan som ett enkelt verktyg som löser ett antal behov. Företaget är även i en förflyttning till aktivitetsbaserade kontor, och däremellan finns vissa beröringspunkter.

Åsa Engström

Åsa Engström, it- och digitaliseringschef på Uppsalahem.

– Att se den fysiska arbetsplatsen och det digitala kontoret hemifrån som två olika miljöer är förlegat, eftersom det ena inte funkar utan det andra. Teams gör det lättare att komma in i det aktivitetsbaserade kontoret och nya arbetssättet som det medför. Här har ledningsgrupp och mellanchefer varit involverade och pushat medarbetarna till att lära sig dra nytta av verktyget.

– Alla behöver veta hur de exempelvis bokar möten, delar dokument och genomför möten och känna att de har verktygen som krävs för att lyckas, annars leder det lätt till mer arbete och ökad frustration.

Viktigt är därför att alla anställda känner att de kan ställa krav på tekniken. Upplever de en otrygghet och tycker att tekniken är krånglig kan det få konsekvenser även i den externa digitaliseringen. Sänkta trösklar mellan it och övrig verksamhet är A och O. 

– Det blir en ond spiral om anställda tycker att det är krångligt med exempelvis Teams, därför att då kommer de inte vilja använda det externt heller. Den rådande situationen med coronaviruset förutsätter även att i stort sett alla vet hur man har videomöten. Då får inte trösklarna vara för höga, alla behöver känna sig bekväma med det och våga ställa dumma frågor. 

Tips och råd för lyckad digitalisering

  1. Anställda kan ha förutfattade meningar och rädslor för vad it är. Det höjer tröskeln. Det viktigaste är att förklara svåra saker på ett begripligt sätt, prata behov och möjlighet, inte teknik. Det är med förtroende som trösklar sänks. Berätta att ni gör det tillsammans. 
  2. Visa på förbättringar. Små lösningar löser små problem som tillsammans löser större problem. Att vi som it-avdelning har en vision att hela företaget ska använda Teams är helt ointressant för resterande verksamheten. Bryt ner det i små steg så att alla kommer igång. Bryt ner problem som dyker upp i små hinder, som ni ihop kan ta er över successivt. 
  3. De anställda måste också känna trygghet i att de kan ställa krav på tekniken. Den finns egentligen bara till för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete. Förutom säkerhetsrelaterade frågor finns det få saker som en anställd kan göra fel, ifall ett system fungerar som det ska. Om det finns ett problem så går det att lösa. Det är ofta systemets fel, inte användarens. Det behöver de förstå.

Rekommenderad läsning

Chrome Mac Windows

Google större än Mac

23 feb 2021 digit

Under förra året såldes det för första gången fler Chromebooks än Mac-datorer. Utvecklingen kan ses som en varning till både Microsoft och Apple.Apple.

Holmen 960640

Holmens molnlycka

25 jan 2021 digit

Holmen går igenom en digital resa med fokus på molnet, SD-WAN och robotar, vilket har inneburit ökad effektivitet och digital lycka hos medarbetarna. Nästa steg är att bli ännu mer databaserade. 

Teams Breakouts

Breakouts i Teams

14 dec 2020 digit

Teams släpper nu funktionen Breakout rooms helt öppet, vilket låter mötesorganisatörer dela upp möten i mindre grupper och på så sätt underlätta diskussioner och brainstorming-sessioner.

Telefoner Mot Turkos Bakgrund

Mobiler till alla lärare

9 dec 2020 it i skolan

Alla lärare och all annan personal på Nannaskolan i Uppsala har en tjänstemobil, vilket är ganska unikt. Beslutet togs av rektor Henrik Ljungblom som anser att skolans personal inte ska behöva använda sina privata mobiler i jobbet.

Orange Katt Sover På Dator

Mer hemmajobb

8 dec 2020 digit

Under pandemin har antalet personer som jobbar hemifrån ökat med 400 procent. Många uppger att de vill fortsätta att kunna vara flexibla med var de jobbar, men kravet är bra och stabila it-lösningar.

En Snigel På En Väg Sedd Bakifrån

Teams mot dåligt nät

2 dec 2020 digit

Snart kommer du att få meddelande som köas och videomöten med sämre bildkvalitet. Det är två lösningar som kommer under 2021 för att underlätta för den med dåligt internet.

Hund Och Matte Tittar I En Laptop

Krav på distansjobb

23 nov 2020 digit

Hälften av alla kvinnor mellan 30 till 49 år skulle tacka nej till ett arbete om det inte går att jobba på distans och närmare 90 procent anser att digitalisering leder till ett friare arbetsliv. Det visar en ny undersökning. 

Tre Mute Ikoner

Hindra mute i Teams

12 nov 2020 digit

Motverka mute, ny offline-funktion och nya Teams-mallar. Microsoft Teams får ständigt nya uppdateringar i takt med att fler och fler användare ansluter sig till tjänsten.

Personer Sitter Med Ben I Kors Mot Vägg
video
Ett samarbete med Microsoft

Revision med Azure

6 nov 2020 digit

Nya samarbeten, rätt person på rätt plats och en framtidssäkrad plattform för både distansarbete och framtida tjänster. Så har Microsoft Azure hjälp revisionsbyrån Value & Friends.