Gemensam it i Hälsingland

– Vi får helt andra muskler när sex kommuner med 132 000 invånare upphandlar tillsammans. När vi tecknar avtal idag får även kommuner med 10 000 invånare den högsta licensnivån, alla specialtjänster och lägre priser, säger Katarina Ahlström, it-strateg i Bollnäs kommun och tillsammans med kollegan Anders Natander, Söderhamns kommun, delaktiga i samarbetsprojektet IT Hälsingland.

För tre år sedan hade Nordanstig, Ljusdal, Hudiksvall, Ovanåker, Bollnäs och Söderhamn stora gemensamma utmaningar i form av dålig ekonomi, växande behov av digitalisering, problem med driftsäkerhet och redundans i befintliga system, samt svårigheter att rekrytera it-kompetens. Samtidigt har man styrkan att vara väl geografiskt samlade.

Sluta uppfinna hjulet

Kommuncheferna i Hälsingekommunerna fick i uppdrag av politiken att arbeta vidare med projektet, och utsåg en arbetsgrupp för att utreda möjligheterna med en gemensam it-organisation.

– Vi slutade uppfinna hjulet flera gånger och satsade på att ta fram ett antal gemensamma avtal. Vi presenterade också tanken med It Hälsingland för kommuncheferna, som såg de stora fördelarna och ville att vi skulle driva det vidare, säger Anders Natander.

Den förberedande inventeringen av behov och utmaningar i varje kommun och verksamhet tog ungefär ett år.

– Det var täta virtuella och fysiska möten mellan alla it-strateger, och tillsammans formulerade vi målbilder, och i nästa steg projektplaner, för de kommande två, tre och fem åren. Vi knöt också till oss en extern partner som tillförde ytterligare idéer om genomförandet, säger Katarina Ahlström.

Milstolpar på plats

Idag har IT Hälsingland nått flera milstolpar, bland annat med en gemensam plattform för e-tjänster, en för politisk ärendehantering, en molnbaserad växel och ett gemensamt avtal med Microsoft är på gång.

Med en virtuell, verksamhetsutvecklande it-organisation blir förutsättningarna för rekrytering och kostnader helt andra.

– Tidigare har vi inte kunnat erbjuda heltidstjänster, till exempel inom systemutveckling, för kommunerna var och en har inte haft det behovet. Nu har vi precis anställt en e-arkivarie tack vare vårt nya arbetssätt. När vi jobbar som en organisation sparar vi också mycket arbetstid. Det är den största ekonomiska vinsten så här långt, säger Katarina Ahlström.

Vad är ert råd till andra kommuner?

– Vi är ganska jämnstora och samarbetar på lika villkor kring inköp, avtal, och konsolidering. Den virtuella verksamhetsutvecklingen innebär en plattformsansvarig i en kommun, en telefoni-ansvarig i en annan, och så vidare. Det finns en ekonomiskförening som vi har möjlighet att använda som avtalspartner. Vi har tagit rätt steg på rätt sätt, säger Anders Natander.