Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Sydnärkes smarta samarbete

sydnarke-skola-vård.jpg

Via Sydnärkes it-förvaltning arbetar fyra kommuner tillsammans med att utveckla it. Tillsammans har de nyligen digitaliserat hela anställningsprocessen och börjat arbeta i en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning och klient- och serverlager. Det innebär en halvering av antalet ärenden till servicedesk. 

 Första åren låg mycket av fokuset på teknik och vi hade ett väldigt introvert perspektiv. Som många it-avdelningar arbetade man med det man kan, men förra våren skedde ett skifte. Nu arbetar vi mer extrovert med fokus på kundnytta och där har vi gjort stora framsteg i att digitalisera några av våra processer, säger Marcus Cederberg, förvaltningschef och it-chef på Sydnärkes it-förvaltning.

Sydnärkes it-förvaltning grundades 2014 och är en gemensam organisation som levererar it till de fyra kommunerna Lekeberg, Askersund, Hallsberg och Laxå. Syftet med sammanslagningen var att ensam är svag, tillsammans kan kommunerna bli starkare. Värdkommun är Lekeberg och samarbetet sker inom många olika områden, såsom drift, förvaltning och digitalisering. 

Underlättar för chefer

Den första större frukten av det kommunöverskridande samarbetet är att man nu har digitaliserat hela anställningsprocessen för cheferna i Lekeberg. Detta hade man inte haft råd med utan Sydnärke-samarbetet och processen kommer inom kort att införas även i de tre övriga kommunerna.

En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut.



När en chef ska anställa en person så kan det ofta vara mycket att fixa, exempelvis som att mejla it-avdelningen om att beställa telefon och dator, höra av sig till fastighetsbolaget om passerkort, få rätt behörigheter i verksamhetssystemen, skicka iväg anställningsavtal, och så vidare. Detta tar väldigt mycket administrativ tid så fort en ny anställning ska ske, och inom vård och skola så är personalrotationen stor.

– Nu finns istället ett digitalt formulär där chefen fyller i uppgifter för den nye medarbetaren och så skickas det automatiskt iväg beställningar till berörda personer. Den nyanställda kommer snart kunna få anställningsavtalet via Kivra eller Min myndighetspost och sedan signera med sitt bank-id.

– Han eller hon får också uppge sin privata mejl och genom den tillgång till sina behörigheter, intranätet och så vidare. Därmed kan personen läsa på innan arbetet börjar. Sedan, vid dag ett på nya jobbet, är allt på plats, inklusive mobil och dator, och den nyanställda kan då vara produktiv direkt från start. Denna utveckling finns ett stort intresse för och vi har pitchat den för flera andra kommuner och organisationer.

Vad är nästa steg?

– En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut. Man hanterar en anställningsprocess på ett likartat sätt och vi eftersträvar samma ekonomi- och personalsystem. Därigenom kan vi återanvända integrationer och mer eller mindre kopiera in detta till de övriga tre kommunerna.

– Så först och främst ska de andra kommunerna också kunna börja använda sig av den nya anställningsprocessen. Vi ska också göra processen helt digital när det sker förändringar i anställningar samt när de avslutas.

Fragmenterad till gemensam 

Men detta är inte det enda samverkansprojektet igång just nu. Nyligen har de fyra kommunerna gått från att arbeta fragmenterat till att ha en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning, klient- och serverlager och mejl. Därefter har incidentvolymen till servicedesk halverats vilket möjliggör mer arbete med utveckling.

 Det har funnits en del frustration i kommunerna som trodde på en snabbare utveckling av nämnden. Det tog mellan 2014 och 2018 att få ordning på de fyra olika miljöerna och kulturerna, så det är först nu vi kan ta nästa steg.

 Viktigast framöver blir att få alla de olika verksamheterna i varje kommun att prata över gränserna och få dem att tänka Sydnärke som helhet, inte bara på sin egen kommun, avslutar Marcus Cederberg.

29 oktober 2019 Uppdaterad 7 januari 2021 Reporter Fredrik Adolfsson digit Foto Adobestock

Rekommenderad läsning

Böcker På Ett Bibliotek

Malmö först i Sverige

27 jan 2021 digit

Ett nytt och intelligent logistiksystem på biblioteken i Malmö stad ska göra det enklare för låntagarna och underlätta för personalen. Malmö är först i Sverige med det nya systemet och flera andra kommuner har redan visat intresse.

Ritad Gul Stjärna

Säffle bäst på Facebook

13 jan 2021 digit

Säffle är bäst i Sverige på att engagera sina medborgare på Facebook. En återkommande tonalitet, saklighet och att inte jaga gilla-markeringar är några av nycklarna till framgång.

Karl Oskar Och Kristina Monument I Karlshamn

Ny RPA-tid i Karlshamn

18 nov 2020 digit

Ett ärende som tidigare tog två veckor kan nu hanteras på en dag. Det är resultatet när Karlshamns kommun anlitade en RPA för att sköta två uppgifter på löneenheten. Digitala e-tjänster har varit en viktig förutsättning och nu tittar lönechef Annika Risberg på ytterligare processer att automatisera.

Malmö Civic Lab

Labbet gör Malmö smart

24 aug 2020 digit

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Norsk Flagga På Stång Mot Ljusblå Himmel

Chatta i Härryda

11 jun 2020 digit

Kommun-Kim ska hjälpa Härryda kommuns medborgare att svara på frågor. Kim är en kopia på en chattbot som redan finns i över 100 norska kommuner.

Sverigeflagga I Sand

Underkänd omsorg

28 maj 2020 digit

Sveriges kommuner nyttjar inte digitaliseringens möjligheter tillräckligt. Ett felaktigt sätt att använda kommunbudgeten och för kortsiktiga perspektiv gör att invånare inte får ta del av nya digitala lösningar. Det visar en rapport från Göteborgs universitet. 

En Emoji Med Solbrillor Och Coronamask
video

VGR:s snabba chattbot

28 maj 2020 digit

På extremt kort tid lanserade VGR en chattbot med frågor och svar om covid-19. Snabbheten kommer från en tydlig digitaliseringsstrategi och bra samarbeten och molntjänster. Nu är siktet inställt på att ta fram digitala lösningar för individbaserad vård. 

Pris Miljö Uppsala
video

Sverigebäst på miljö

15 maj 2020 digit

Världsnaturfonden WWF har utsett Uppsala till Sveriges bästa klimatstad 2020. I konkurrens med de andra finalisterna Växjö och Helsingborg vinner Uppsala bland annat för målen att bli fossilfria 2030 och klimatpositiva 2050.

maria och jesusbarnet på färgat glas i en kyrka.jpg
video

Digital kyrka i tiden

5 maj 2020 digit

Ökad efterfrågan på digitala gudstjänster och jourhavande präster är några effekter som Svenska kyrkan ser under rådande pandemi. När allt blir mer normalt hoppas samfundet på digitala lösningar för att boka dop och att alla 22 000 anställda ska ha tillgång till Office 365.