Ica behöver bara Teams

– Innan Office 365 och Teams hade vi en ganska förlegad och trist dokumenthantering utvecklad av tekniker och jurister utan någon hänsyn till användarens upplevelse. Inför piloten med Teams hade vi en förhoppning att vi skulle få en seriös utmanare till skugg-it i form av Slack och Google Drive, en utmanare som var del av vårt nya ekosystem Office 365, säger Marvin Liljegren, Head of Culture på Ica.

Detaljhandelsföretaget Ica Gruppen tar inte sin marknadsledning för given och för fyra år sedan startade det omfattande agila program som kallas KL2020. Målet är att transformera koncernens arbetssätt till att bli mer snabbrörligt, vilket bland annat innebär att arbeta mer i symbios med kunden.

Jämför med Slack

En viktig del av förändringsresan har varit att utvärdera och införa en digital plattform som stödjer det nya arbetssättet. Marvin Liljegren och kollegorna inom KL2020 var en av flera grupper som deltog i ett pilotprojekt kring Office 365 och Teams. Bland annat med syfte att jämföra Microsofts ekosystem med Slack som man använt tidigare.

Piloten med Teams startade i mars förra året.

– Förutom att vår it-avdelning gjorde ett jättejobb med att presentera fördelarna med Teams, fick vi väldigt mycket hjälp från Microsoft under arbetet. Bland annat med att konfigurera i Ica:s miljö och skruva på routers och proxyservrar. Det gav oss bästa möjliga start.

Mailstopp i två veckor

Utbildning var också en viktig del av införandet, inte minst för att öka motivationen att lära känna den nya miljöns möjligheter. Utbildningarna genomfördes på mindre enheter och med en avrundande utmaning att inte mejla under två veckor.  

– Resultatet blev över förväntan och efter dessa veckor var det ingen som ville mejla och idag hör man ingen som säger mejla mig, istället skickar vi allt i Teams.

Som många kreatörer har Marvin Liljegren varit en inbiten Appleanvändare och han sticker inte under stol med sin tidigare attityd till Bill Gates företag.

– Innan det här skulle jag i princip inte ha öppnat ett Microsoft-program frivilligt. Det som övertygade mig och den övriga organisationen om fördelarna med Teams var möjligheten att välja mellan chatt, video, samtal, dela filer, dela skärmar och så vidare. Teams gjorde allt detta på en gång, säger Marvin Liljegren.

– Med medarbetare på tre geografiska sajter kan vi ha möten med i princip fullständig interaktion som utmanaren inte kommer i närheten av.

Överraskande statistik

Ica har tagit Teams till sig på ett sätt som till och med överraskat Microsoft.

– Redan tidigt under piloten har de varit helt tagna av trafikstatistiken, de kommer till oss och ser hur trafiken på Teams bara ökar medan den går ner på Outlook och Skype.

Marvin Liljegren framhåller att det lyckade införandet är lika mycket resultatet av en smart miljö, som av en genomtänkt organisation bakom införandet.

– Att byta digitalt ekosystem som vi gjort inom ramen för KL2020 handlar mer om förändringsledarskap än om teknik. Ansvaret ska inte ligga på it-avdelningen utan vara ett brett samarbete som involverar både HR- och kommunikationsavdelningen.

Har du något mer råd för en lyckad implementering av Teams?

– Det går inte att tro att allt är klart i samband med leveransen, det behövs stöttning och utbildning på plats. Annars är det lätt hänt att resultatet blir en besviken organisation och att man skapar ny skugg-it, avslutar Marvin Liljegren.