Effektiv energi med O365

– Inför arbetet med vår it-strategi var vi noga med att definiera begreppet digitalisering som förflyttning, och det har präglat hur vi arbetar sedan dess. Det innebär till exempel att informationssäkerhet är något annat än it-säkerhet och här har våra GDPR-förberedelser fungerat som en bra katalysator för organisationen, säger Per Larsson, it-chef på ESEM, Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö.

ESEM är resultatet av ett samarbete mellan två kommunala energibolag med målet att effektivisera och sänka kostnader. Sedan starten 2014 har man också med gemensamma rutiner och ett smartare arbetssätt uppnått en effektivisering på 100 miljoner kronor.

Tufft utgångsläge

Nu arbetar organisationen med ESEM 2.0 för att göra ännu mer med samma resurser. Digitaliseringen spelar en viktig roll och Per Larsson och hans kollegor på it-avdelningen har inte tagit några genvägar under förberedelserna för det han beskriver som ”ett verksamhets- och inte ett it-projekt” som berör 500 medarbetare och 1 000 användare.

– Under 2016 la vi grunden för den it-strategi som finns på plats sedan förra året. Vi började med en omfattande nulägesanalys kring ett ganska tufft utgångsläge med föråldrade system och plattformar samt en organisation som behövde utvecklas. Genom att kombinera behov och utmaningar i målområden, till exempel den effektiva medarbetaren respektive effektiv drift, har vi kunnat formulera en målarkitektur med tydliga ansvarsområden för den fortsatta utvecklings- och förändringsresan.

Struktur är en förutsättning för att jobba allt mer effektivt. ESEM:s styrmodell för tjänsteorienterad it innehåller bland annat en krav- och arkitekturfunktion som omfattar såväl it-kompetens som verksamhetskännedom.

– Tillsammans med en extern partner har vi tillsatt en arkitekturfunktion som bland annat ska gå igenom interna it-investeringar så att de verkligen fyller verksamhetens behov, och att det inte redan finns en liknande lösning på plats. Det innebär bland annat att affärsområden med samma behov får dela lösning. Det har orsakat en del frustration i organisationen men vi försöker förklara skillnaden mellan nice to have och need to have.

Tydliga förändringsledare

Parallellt med den strategiska förändringsprocessen byter ESEM plattform till Office 365 och Windows 10. Nu pågår flera projekt som ska hämta hem effekterna.

– Projektet Arbetsyta och digital arbetsplats drivs i nära samarbete med olika delar av organisationen. Som exempel upphandlar vi ett nytt dokumenthanteringssystem som ska förenkla administrationen och spara tid. Det är enheten för verksamhetsutveckling som driver det projektet, och deras roll som förändringsledare har varit en resurs som vi kommer jobba vidare med.

Kloka strategier i alla ära, framgångsrik digitalisering handlar i mångt och mycket om klokt ledarskap och det finns på ESEM.

– Vår vd Mats-Erik Olsson har sedan starten gett oss sitt fulla stöd och förstår vad som behöver göras och varför. Vi har också startat ett it-råd på ESEM, som är ett nytt forum för organisationens beslutsfattare att diskutera dessa frågor. Det är en stor framgång för vårt arbete, avslutar Per Larsson.