Vård i molnet med O365

– Vi smygstartade införandet av Office 365 under vintern 2017. Då började ungefär tio procent av medarbetarna med bland annat Outlook och Teams. När vi i våras rullade ut hela tjänsten till alla drygt 4 200 medarbetare präglades första dagen av chock, andra dagen av insikt och tredje dagen av diskussioner om nya möjligheter för verksamheten. Att allt landade så snabbt var ett kvitto på att vi lyckats med förberedelserna, säger Roland Frisdalen, projektledare för införandet av Office 365 i Region Jämtland Härjedalen.

Distansoberoende vård

Vision e-hälsa 2025 är en av drivkrafterna bakom den stora satsningen som genomförs som ett tvåårigt projekt. En annan är kombinationen geografi och demografi som utmanar regionens arbete med vård och omsorg.

– Avstånden här är djävulska, det tar en dag från norr till syd och vi vill slippa transportera patienter om det inte absolut är nödvändigt. Vårt mål är att utveckla distansoberoende undersökningar, till exempel videomöten i Skype och digitalt stetoskop. Då kan vi också utveckla en organisation med sjuksköterskor lokalt som samarbetar med läkarna på sjukhuset i Östersund.

Kommunerna läromästare

För Roland Frisdalen, hans uppdragivare och regionens verksamhetsutvecklare är medarbetarnas intresse och delaktighet ändå det första målet på resan mot ett molnbaserat arbetssätt. Här har bland annat införandet av O365 i länets kommuner varit en tillgång.

– Vi har lärt av dem och en slutsats vi tagit till oss har varit att satsa mycket på utbildning. Vi har också jobbat med ambassadörer, den grupp medarbetare som började tidigare med Outlook och Teams har skapat intresse hos sina kollegor. Våra verksamhetsutvecklare, som också är mina närmaste medarbetare i det dagliga arbetet, är en annan mycket viktig grupp. Varje verksamhet har egna sådana superanvändare för att successivt införa utvalda verktyg.

Ställer rätt frågor

Förutom att skapa delaktighet är det en utmaning att få alla avdelningar att utvecklas i ungefär samma tempo och i samma riktning. Här är det en fördel att många i personalen fördelar sin arbetstid mellan flera avdelningar. På så sätt kan superanvändarna bidra till att de goda exemplen sprids inom hela verksamheten. De har också en nyckelroll i utvecklingsarbetet.

– Tack vare dem får vi en god bild av vad som inte fungerar som det borde. Till exempel när flera avdelningar tror att de jobbar på samma sätt men det visar sig finnas en hel del skillnader. Superanvändarna kan inte hela verktygslådan i O365 men de kan sin verksamhet och ställer rätt frågor. Nästa steg är att vi tillsammans ger förslag på en smart väg framåt. Här är det en stor fördel att vårt system är så flexibelt och konfigurerbart. Vi testar oss fram i verkligheten och om lösningen inte motsvarar förväntningarna är det bara att tänka om och göra om.

Med organisationen och verktygslådan på plats ser Roland Frisdalen en uppsjö av möjligheter till verksamhetsutveckling som är det övergripande målet med projektet. Förändringarna sker successivt men schemaläggningen ligger högt upp på att-göra-listan.

– Nu är vi hänvisade till en djungel av Excelark. Det innebär bland annat en rad olika administrativa insatser vid sjukdom och andra förändringar. Genom att göra planeringen tillgänglig via Teams i molnet blir den tillgänglig för alla. På så sätt vinner vi tid och bemanningsarbetet blir betydligt mer effektivt.

Utbildning är ett annat viktigt område där Roland Frisdalen ser stora möjligheter med Office 365.

– Vi har kartlagt behov och leveranser av utbildningsinsatser. Till exempel när det gäller olika medicinteknisk utrustning i verksamheten, där behoven ser lite olika ut för de som har behörighet att köra utrustningen respektive beställa delar till dem. Nu kan vi samla all information, filmer och annat material och koppla det till Teams. Det blir en helt annan tillgänglighet och användarna kan ta del av utbildning och information när och där det passar dem.

Korta beslutsvägar

Roland Frisdalen har lång erfarenhet av omfattande it-infrastrukturprojekt och mörkar inte att det finns stenar på vägen även för en väl förberedd utrullning som den i Region Jämtland Härjedalen.

– Det är utmaningar i vår egen infrastruktur, saker som fungerar i det lilla men visar sig inte göra det i ett större perspektiv. Det är svårt att teoretiskt hitta alla problem innan de uppstår för det finns alltid en diskrepans mellan hur något ska fungera och vad tekniken tillåter. Det är något som alla som går över till Office 365 upptäcker. Här gäller det att steg för steg lägga till andra relevanta parametrar, säger han och fortsätter:

– Samtidigt har vi alla förutsättningar för framgång. Här jobbar verksamhet och ledning nära varandra. Den goda samverkan mellan den politiska ledningen och förvaltningen innebär öppna dörrar och korta beslutsvägar. Viljan att lyssna och nå gemensamma mål är en stor tillgång för vårt digitaliseringsarbete och vi har kommit långt på kort tid.

Hur långt har ni kommit om ett år?

– Då har vi tagit beslut om utökad lagring i molntjänst och har en väl fungerande informationsklassning. Vi har effektiviserat våra processer och förenklat administrationen för våra medarbetare, sammanfattar Roland Frisdalen.