Laholm drar ned på skrivare och byter system – ska spara två miljoner per år

I Laholms kommun skrivs 5,4 miljoner papper ut årligen. Enligt uträkningar gjorda av kommunen kostar varje enskild utskrift 89 öre om man räknar in papper, toner och övriga kostnader, vilket är dubbelt så dyrt som i vissa andra kommuner. Detta innebär en totalkostnad för utskrifter på närmare fem miljoner kronor per år. 

Nu drar kommunen ned på antalet skrivare från 280 till 130, något som ska spara cirka två miljoner kronor om året åt kommunen – och minska kostnaderna per utskrift.  

– Vi reducerar antalet och sätter in skrivare som matchar de behov som finns i det område som skrivaren täcker. En mätning av våra befintliga utskrifter har föregått beslutet. Med rätt skrivare på rätt plats, det vill säga inga onödiga skrivare, minskar vi kostnaden per utskrift från 89 öre till närmare hälften, säger Conny Ottosson, it-chef i Laholms kommun. 

Varför har utskrifter varit dyrare hos er än i andra kommuner? 

– En anledning är att vi har låtit verksamheterna köpa in skrivare utan att i vissa fall tänka på det faktiska behovet. Servicen på skrivarna har även i många fall skötts av den lokala it-avdelningen. Med en nyare skrivarpark med inbyggd support i tjänsten kommer tiden som it lägger på skrivare att minska.  

Nytt printsystem ökar säkerheten 

Att skrivarna blir färre är inte den enda förändringen. Laholm inför även ett så kallat ”follow me print”-system, där den anställde måste gå fram till skrivaren och bekräfta utskriften med en kod eller personlig nyckeltag. Ett enda klick framför datorn räcker inte längre för att skrivaren ska börja jobba.  

– Detta ska minska antalet utskrifter där något blev fel och pappret dumpas direkt i papperskorgen. Leverantören beräknar att detta minskar utskrifterna med 20 procent.  

Men minskade kostnader är inte den enda anledningen till att man uppdaterar skrivarparken och väljer follow me print-systemet. En annan anledning är utökad säkerhet, enligt Conny Ottosson.  

– Kommunens utskriftssäkerhet kommer att öka. Inga nätverkskopplade skrivare utan en follow-me-printlösning kommer att finnas tillgänglig, detta har varit ett stort önskemål från våra personuppgiftssamordnare. Det gör att utskrifter slipper bli liggande i skrivaren till allmän beskådan innan användaren hämtar dem, eller glömmer bort dem.

Mixad respons

Sedan beslutet kring de nya skrivarna och det nya systemet fastställdes har reaktionerna varit många och blandade, enligt Conny Ottosson.  

– Det har kommit in negativa reaktioner kring att det blir längre att gå för att hämta ut utskrifter. Användare har också varit rädda för att skrivare med vissa funktioner, som att skriva ut A3 till exempel, kommer att tas bort.

– Däremot ser många fördelarna med att säkra upp utskrifterna med follow me print-lösningen och flexibiliteten som kommer tillsammans med den. Att vi kommer få en förnyad skrivarpark ses också som positivt, den är eftersatt på en del ställen och krånglande skrivare skapar mycket frustration ute i verksamheterna. Därutöver ses det ju som positivt att kommunen kommer kunna spara in en slant, vilket är pengar vi kan använda till något annat, avslutar Conny Ottosson.