Minskad admin när AI transkriberar möten i Älmhults socialförvaltning

Älmhults kommuns IFO-avdelning (individ- och familjeomsorg) genomför just nu ett projekt där man testar AI för transkribering av möten mellan socialsekreterare och brukare. 

– Socialsekreterarna i Älmhult uppger nämligen att de lägger 70 procent av sin arbetstid på dokumentation och annan administration. Med den nya AI-lösningen uppskattar man att 30 procent av tiden som idag läggs på dokumentation i stället kan spenderas på klientmöten.

– Samtidigt kan de lägga mer tid och kraft på själva mötet, snarare än att ta anteckningar. Tanken är alltså inte att dra ner på arbetstillfällen, säger Anders Fagerberg, it-utvecklingssamordnare i Älmhults kommun. 

Alla samtar följer BBIC-mallen

Processen går till så här: Samtliga samtal mellan brukare och socialsekreterare spelas in och transkriberas till text med hjälp av Whisper, ett verktyg som finns i Microsofts Azure Open AI Service.

– Ofta består en familjeutredning av fem eller sex samtal med exempelvis mamma, pappa, en individ från skolan och ytterligare någon person. Sammanlagt blir detta en hel del text, som socialsekreterarna nu slipper skriva. 

Samtalen följer den så kallade BBIC-mallen (barnens behov i centrum) vilket innebär att de alltid går till på liknande sätt. Efter att samtliga samtal är transkriberade och bearbetade hämtas journalanteckningarna från verksamhetssystemet och förs in i en generativ AI-modell som kategoriserar så att allt hamnar under rätt rubrik enligt BBIC. Slutresultatet lagras i verksamhetssystemet som ett utredningsunderlag.

– Efter att AI-modellen gjort sitt tar socialsekreteraren tag i materialet igen, ser över om något behöver justeras och kan sedan påbörja den slutgiltiga utredningen. Socialsekreteraren lägger alltid sin hand på materialet – det kommer aldrig att bli ett helautomatiserat förfarande.

Juridiska utmaningar

Än så länge är arbetet endast i en testfas där man prövar verktyget internt. Störst utmaningar har funnits kring juridiken – inte tekniken. Kommunen har därför tagit hjälp av en extern jurist för olika sorters riskbedömningar.

– En viktig del är ju att personuppgifter inte får hamna utanför våra verksamhetssystem, exempelvis hos Open AI. Detta har vi löst genom att socialsekreterare under sina intervjuer inte använder sig av namn eller andra personuppgifter som kan identifiera personer.

Men innan lösningen kan användas praktiskt ute i verksamheten finns det fortfarande en del andra juridiska frågetecken som behöver redas ut.

– Rent tekniskt är vi klara, men det finns fortfarande juridiska bitar vi behöver avsluta innan vi kan gå live. Jag vill inte lova något men jag tror inte vi är så långt ifrån att ett beslut om införande kan fattas. Jag hoppas på att vi kan vara live inom några månader.

Kan användas utanför socialförvaltningen

Och när transkriberingsfunktionen väl går live är det inte slut där, utan Anders Fagerberg menar att fler verksamheter inom kommunen kan dra nytta av tekniken.

– Verktyget är inte framtaget specifikt för socialförvaltningen, utan vi har försökt göra den så generell som möjligt. Därmed tror och hoppas vi på att vi kan klona den till flera förvaltningar inom kommunen – vi har redan sett ett intresse för detta.