Bättre kravställning ger kvalitet i Kalmars dataanalys

– Kommunkoncernen insåg ganska tidigt att information och data är en viktig källa för att kunna fatta korrekta beslut som är välgrundade inom våra olika verksamheter. I december 2018 satte vi digitaliseringsstrategin ”Information och data ska vi i vår kommun se som en strategisk resurs” för hela organisationen, även politiskt. Där lades grunden till att börja jobba med information och data på rätt sätt, för att förstå vad man kan göra med den, säger Niklas Hörling, digitaliseringschef på Kalmar kommun.

Tack vare den vision och strategiska plan som sattes 2018 har Kalmar kommun bit för bit kommit längre i sin digitalisering. All data samlas idag på ett ställe och är tillgänglig för verksamheterna att använda.

Visualisering och datalagring

Strategiplanen utvärderades efter några år, vilket resulterade i en teknisk lösning med ett gemensamt datalager, där all systeminformation i dag samlas – allt ifrån sensorer som mäter badtemperaturer, till personal- och ekonomisystem, till boknings- och bidragsverktyget Rbok.

 – Utifrån vårt gemensamma datalager byggde vi en organisation med specialistkompetenser och för att tydliggöra och visualisera informationen och skapa förståelse för all data kompletterade vi med vårt visualiseringsverktyg, säger Niklas Hörling.

Med hjälp av visualiseringsverktyget Power BI kan medarbetarna ta fram skräddarsydda rapporter med data för snabbare beslutshantering. Verktyget kan även användas för att blicka framåt och se åt vilket håll utvecklingen går.

Tekniska förutsättningar och dialog med verksamheten

När tekniken var på plats började man under hösten 2023 att prata med verksamheterna för att veta hur man på bästa sätt skulle nyttja den insamlade datan. I dag finns 14 olika visualiseringsinitiativ lanserade inom Kalmar kommun. Vissa av dessa sammanför information från flera källor till ett gemensamt besluts- och analysunderlag som berör flera förvaltningar eller bolag inom koncernen. Ytterligare 14 initiativ står på tur att utvecklas för att ge verksamheterna nya stöd.

Christoffer Carlsson Schött, digitaliseringsledare för kultur- och fritidsförvaltningen, har lett projektet med att sammanföra data från boknings- och bidragsverktyget Rbok med visualiseringsverktyget, med målet att kunna ta rätt beslut och förstå utveckling och nuläge för ungdomar i föreningslivet.

– Att sammanföra data från Statistiska centralbyrån (SCB) för att få fram underlaget till demografiska förutsättningar kräver en hel del manuellt, tidskrävande arbete. När vi gick från ett annat system till Rbok började vi få tillgång till data som vi kunde ta tillvara på för att skapa dynamiskt användbara rapporter och med bara några knapptryck kunde vi ta ut exempelvis närvaro i olika föreningar, och se förändringar och trender. Helt nytt är att vi har kompletterat datainsamlingen med en kartfunktion för att ge ett ännu bättre beslutsunderlag till våra politiker och andra beslutsfattare, säger Christoffer Carlsson Schött.

I stället för att vänta månader på att en rapport ska skapas, kan kommunen nu ta snabba beslut när information från exempelvis SCB förändras.

– Vi kan dela informationen smidigt och bygga rapporter med väldigt lite underhåll. Tidigare krävde det en hel del upparbetade kontaktvägar för att veta hur man ska hitta rätt information. Nu har vi specialister som vet var kunskapen finns. På sikt kan detta även leda till att seniora beslutsfattare själva är inne och tittar på data, vilket ytterligare ökar engagemanget och förståelsen för vad det är som händer i våra verksamheter.

Tydliga avtal med leverantörer

För att kunna nå målet att arbeta datadrivet krävs tydliga avtal med systemleverantörer som godkänner tillgång till data via öppna API:er. Alla kommuner har liknande system som innehåller data, men enligt Niklas Hörling är en väldigt stor del av dessa låsta. Det har lett till att Kalmar har behövt stärka sin egen kompetens för att kunna ställa tuffare krav på sina systemleverantörer.

– Utifrån en modell där it och verksamhet samarbetar i förvaltning och utveckling av nya digitala lösningar, blev det lättare att tydliggöra våra roller på olika nivåer. Vi behövde ha specialister på våra system och vi behövde de som har helhetsbilden och vet vilka system som pratar med varandra, säger Niklas Hörling.

Nu finns en etablerad struktur kring leverantörsstyrning och kravställning som möjliggör kontroll över kommunens flera hundra system. Utan den tidiga insikten med låsta system – data som finns men som inte kan nås – hade inte det datadrivna arbetet varit möjligt.

– Jag träffar många kommuner och man är frustrerad. Väldigt mycket data är inlåst och man ligger efter i möjligheten att ta del av sin egen information. Där behöver vi nog kraftsamla lite tillsammans i Sverige, säger Niklas Hörling.

Ringar på vattnet i andra kommuner

Rbok-projektet har väckt nyfikenhet och startat många dialoger med andra kommuner i Sverige som vill veta mer om hur kommunen jobbar med datalager och hur man går tillväga för att kombinera och synliggöra data från exempelvis Rbok, SCB, ekonomisystem och kartfunktioner.

Christoffer Carlsson Schötts bild är att det finns ett stort intresse av att gå den datadrivna vägen för verksamhetssystem i den offentliga sektorn.

– Det är jättehäftigt att vi som en mellansvensk kommun kommit så långt i arbetet med data. Många kommuner är just i uppstartsfasen av att skaffa sig ett datalager och rekrytera specialister som kan jobba med liknande visualiseringsverktyg som oss. Över 15 kommuner har hört av sig för att få veta mer, berättar Christoffer Carlsson Schött.

Hur ser framtiden ut och vart befinner ni er om fem år?

– Då har vi kommit en bra bit till och har tillgodosett våra verksamheters behov så att de kan fatta datadrivna beslut. Vi har omförhandlat en hel del avtal med våra leverantörer så att vi har ännu bättre möjlighet att få ut data från våra ”stuprör”. Och jag hoppas att vi har fått prova lite AI också i det här, och testat prediktiva delar, kanske inom social hållbarhet, agenda 2030. Det hade varit superspännande. Det ser jag i min kristallkula, summerar Niklas Hörling.

– Jag håller med. Vi har verkligen lagt fakta på bordet och det här kan man ju sedan skala upp till att bli betydligt bredare genom att kroka arm med flera förvaltningar, exempelvis utbildningsförvaltning och socialförvaltning, för att titta på just social hållbarhet i bredare termer. Det finns jättemycket insikter vi kan få om vi börjar lägga ihop det här pusslet utifrån den information vi har, avslutar Christoffer Carlsson Schött.