VMKF ökar effektivitet och minskar utgifter för fyra kommuner

Västra Mälardalens Kommunalförbund (VMKF) etablerades för snart 20 år sedan och är idag 70 anställda, varav cirka 30 jobbar med it och cirka 15 med löneadministration. Digitalisering och systemhantering är en stor del av deras leverans till kommunerna Arboga, Kungsör, Köping och Surahammar, som tillsammans har cirka 60 000 invånare.

– Vi jobbar på uppdrag av kommunerna, för att de ska kunna jobba med sin kärnverksamhet. Vi finns till som stödorganisation, vi är deras förlängda arm skulle man kunna säga, förklarar Malin Alsing Brånn, förbundschef VMKF, och fortsätter: 

– Våra samarbeten mellan kommunerna i förbundet har pågått i nästan 20 år, men på senare år har antalet kommungemensamma system ökat och även våra gemensamma möten med representanter från kommunerna. Det allra senaste tillskottet är en informationssäkerhetssamordning som startade hösten 2024. 

Gemensamma digitala lösningar 

De fyra anslutna småkommunerna jobbar idag, mångt och mycket, i samma system för ekonomi och löner, it och digitalisering i vården. De har en ny digital kollega, en chattbot, som kan svara på frågor från användarna, och delar webbplattform, skolsystem och e-tjänsteplattform. Det senaste, pågående digitaliseringsprojektet är ett gemensamt system för e-handel och ett gemensamt system för e-arkiv. 

– Vi har nu genomfört många digitaliseringsprojekt som bidragit till effektiviseringsvinster. E-handelslösningen som snart implementeras kommer att bidra till en mycket mer effektiv inköpsprocess, man kommer kunna ha bättre koll på avtal och att alla följer ramavtal ute i kommunerna. Det finns många fördelar med en gemensam e-handel, förklarar Malin och fortsätter: 

– Vi har också en gemensam digital anställningsprocess med digital signering och digitala kontrakt som sparar en massa tid för kommunerna. Och ett centraliserat arbete har gjorts kring fakturahantering och idag godkänner vi i stort sett bara e-fakturor vilket sparar tid genom att slippa handpåläggningen med en pappersfaktura.  

Förvaltningsledarna har en central roll 

Förvaltningsledare eller projektledare som Malin benämner dem, bjuder in till träffar, varje eller varannan månad. Det finns en årsplan med olika teman och varje möte har en agenda som följer årshjulet eller ett ämne som lyfts från någon i medlemskommunerna – en idé på utveckling, samverkan eller bara ett organiserat forum för att dela sina tankar. Dessa möten sker i alla nivåer och led, mellan systemägare, kommunchefer, ekonomi- och HR-chefer eller politiker.   

– Relationer, dialog, nätverk och erfarenhetsutbyte är det absolut viktigaste för ett lyckat resultat. Som en liten kommun har man inte resurserna att ha egna förvaltningsledare som kan leda, undersöka och göra researcharbetet för att hitta den bästa lösningen. Vi som förbund kan bidra med kompetens och samtidigt hålla nere kostnaderna, menar Malin. 

Många av dessa småkommuner förlorar också yngre arbetskraft till storstäderna i takt med att den kvarvarande befolkningen blir äldre, vilket i sin tur leder till mindre skatteintäkter i kommunen då färre arbetar. Så behovet av att samverka med andra kommuner blir ännu viktigare. Och att ha en enskild organisation som VMKF som kan driva projekt och samverka över kommungränserna tror Malin att det behövs fler av. 

Hur kan ett möte se ut mellan kommunerna? 

– Senast igår hade jag ett möte med alla HR-chefer och vi diskuterade skyddad identitet hos anställda medarbetare. I det här fallet hade en av kommunerna tagit fram en bra riktlinje som de kunde dela med sig av till de andra kommunerna. Samverkan innebär att vi ger och tar. I stället för att uppfinna saker på nytt, utbyter man insikter och erfarenheter med varandra. Allt gör kommunerna inte lika, men mycket och då vinner vi alla på stordriftsfördelarna, förklarar Malin.  

Hur kan ert samarbete vidareutvecklas inom de fyra kommunerna?  

– Genom att lyfta in fler områden, exempelvis är en stor fråga digitalisering i vården och socialtjänsten. Här går utvecklingen snabbt framåt och här skulle vi kunna utöka samarbetet mellan kommunerna. 

Förhoppningen för Malin som förbundschef är att fler ska ansluta, vilket skulle innebära fler möjligheter att bygga relationer och dela erfarenheter. VMKF samarbetar även med kommuner utanför kärnverksamheten för att skapa andra nätverk och forum för kunskapsutbyte. Det finns en kraft i att ha ett förbund som hjälper, stöttar och leder processen så att den mindre kommunen kan få ett snabbare resultat. 

– Ensam är inte stark, och relationer är A och O, avslutar Malin Alsing Brånn, förbundschef VMKF.