Omställning pågår i Umeå kommun – här är framtidsplanerna

– I Umeå kommun lägger vi stort fokus på att ta fram en plan för digital omställning, för hela organisationen. Det gör vi för att tackla de utmaningar som vi alla står inför. Det är kopplat till demografi, klimat, säkerhet, flera områden. För att göra det här på ett systematiskt sätt, så att vi tar rätt riktning, behöver vi helt enkelt en plan och en handlingsplan för att bedriva aktiviteter och ta oss framåt.

– Utöver det så blir en konsekvens att vår egna verksamhet ”Digital omställning och it” också behöver ställa om, så att vi kan ge rätt stöd till de övriga verksamheterna i Umeå kommun. Och det innebär bland annat att vi behöver stärka våra förmågor kopplat till utveckling, och vi behöver också jobba med effektivisering av våra förutsägbara leveranser. Och vi behöver jobba för att stärka vårt partnerskap och samarbetsformer så att vi gör resan tillsammans med verksamheterna, säger Mattias Wallmark, verksamhetschef digital omställning och it, Umeå kommun.

Ett omfattande arbete, vilka är era stora utmaningar?

– Det är många parallella spår som vi behöver jobba med samtidigt, så den största utmaningen är egentligen att inte börja med allting på en gång, så att det blir övermäktigt. Utan att se hur vi kan balansera att arbeta med den tekniska skulden, jobba med säkerhetsfrågor och naturligtvis ta vara på de nya möjligheterna – mycket av det kokar tillbaka till att jobba tillsammans. För att jobba tillsammans behöver vi starka relationer.

– Så egentligen är grunden relationsbyggande; tillit till verksamheten att släppa in oss, bjuda in oss i ett tidigt skede så att vi kan lägga den strategiska agendan tillsammans, bearbeta och leverera. Och det klassiska att inte ta för stora steg, utan hellre börja i en liten avgränsad del och ta hem nytta. Nytta som vi också ska kunna påvisa och sen ta nästa steg. Det brukar vara en framgångsfaktor. Sen naturligtvis behöver vi jobba med att vara en attraktiv arbetsgivare så att vi har förmågor som kan leverera på allt det här. Förutom att bolla allt som behöver göras så behöver vi aktivt bibehålla de medarbetare som vi har, och jobba med både up-skill och re-skill, för det vi gör idag kommer vi inte göra imorgon. Och kunna attrahera nya, unga, drivna förmågor som kan få stöd av seniora personer att växa och utvecklas. Det är många spår.

AI – är det något som kan hjälpa er i något av de här spåren?

– Ja, det vill vi tro. AI är ju en möjliggörare och inget som är valbart, det kommer att finnas med oss. Så det är mer att hitta ”hur kan vi dra nytta av det här”, få bort arbetsuppgifter som kanske är onödiga, automatisera i högre grad, men samtidigt göra det på ett ansvarsfullt sätt. Det blir väldigt viktigt. Så vi tittar på frågan. Vi har gjort något initiativ med en tidig chattbot, men den är det ingen superstor användning av så nu håller vi i stället på att införa en pilot för Microsoft Copilot mot 365-miljön och där hoppas vi kunna vara förberedda att dra i gång ungefär till sommarsemestrarna startar. Det finns absolut en förhoppning om att det kan bidra mycket. Sen ser vi att den riktiga potentialen kommer när vi har vidareutvecklat vår förmåga att vara datadrivna, för då skulle vi kunna se en större tillväxt med vad AI kan generera i form av automatiska beslut, eller helautomatiserade processer.

Målbild, om två år, vart har ni kommit i det här arbetet då?

– Då tror jag att vi har kommit en väldigt bra bit på väg mot de målbilder som vi har satt upp i vår plan för omställning. Vi har etablerat de här nya arbetssätten, så att vi jobbar nära verksamheterna, vi har hittat våra arbetsformer för att i lagom bitar ta oss an omställningsutmaningen. Vi har använt och kommit i gång med bland annat AI, men också just den här datadrivna grunden på ett annat sätt som ska hjälpa oss och naturligtvis i det då ytterligare automationer som stöttar oss. Så det är målbilden de kommande två åren.