Så höjer du motivationen bland hybrida medarbetare

AI Lab Sweden producerade nyligen rapporten Competence and Technology in a New World of Work på uppdrag av Logitech och Microsoft. Rapporten bygger bland annat på intervjuer med hjärnforskare, företagsledare och representanter från de stora techbolagen. Henrik Byström, grundare av AI-labbet, beskriver bakgrunden till rapporten: 

– Det har funnits en utdragen diskussion om hur ofta man ska vara på kontoret, om man som ledning ska tvinga tillbaka medarbetarna eller hur ofta distansarbete ska tillåtas. Min mening är att den frågan är död, och att vi i stället behöver förhålla oss till att framtiden är hybrid. I rapporten utgår vi från kompetensteorin, det vill säga att ingenting spelar någon roll om du inte vill vara med. Här har tekniken en jätteviktig roll att spela.  

Kompetensteorin fokuserar på fyra områden: Ledarskap och vision, social tillhörighet, mål och syfte, samt personlig utveckling och inre drivkrafter. Om dessa fyra fungerar väl uppstår engagemang, vilket många organisationer idag har brist av.

Delaktighet och jämlikhet nycklas

Drygt hälften av de anställda i Sverige är idag oengagerade i sitt arbete, och närmare två av tio är aktivt oengagerade. I ekonomiskt utmanande tider ställs detta på sin spets: Medan oengagerade medarbetare drar ner resultatet, kan motiverade medarbetare öka lönsamheten i en organisation med upp emot 21 procent.  

– Delaktighet och jämlikhet är en nyckelpunkt i att höja motivationen bland medarbetare. Det gäller innan, under och efter ett möte. Under pandemin var digitala möten demokratiska eftersom alla satt på distans. Idag har vi oftast två möten i ett: Det ena i rummet och det andra digitalt. De som checkar in först i ett digitalt möte har en dialog, och när videomötet kopplats ned kan de som är i rummet fortsätta på egen hand. Tekniken måste knyta ihop detta och skapa en känsla av att alla är med på samma villkor, förklarar Henrik Byström. 

Många missar målet

Men det är inte bara gruppmöten som ställer nya krav. Idag har många verksamheter inte alla sina anställda på samma kontor, och sätter en stolthet i att rekrytera starka spelare på andra orter. Det påverkar exempelvis hur vi bör genomföra ett-till-ettmöten. 

– Att känna sig sedd mejlledes är svårt, medan bra teknik kan vara en hjälpande hand i ledarskapet och få medarbetare att känna sig sedda digitalt. Feedback är lika viktigt som syre, och det gör skillnad att bli sedd i ögonen. Vi måste vi prata om hur vi jobbar, och coachar, på distans, säger Benny Andersson, nordisk marknadschef på Logitech.

Henrik Byström håller med:

– Ett exempel är att ställa andra frågor än vi tidigare gjort. Genom att exempelvis fråga “hur mår du?” i stället för “hur går det?” kan vi enkelt läsa av personens kroppsspråk i ett videomöte.

Andra möten med nya krav, där teknik får en direkt effekt på lönsamheten, handlar om säljdialoger. Något många ledningsgrupper glömmer bort, när de väljer att inte förse sina medarbetare med digitala verktyg till distanskontoret. 

– Det är klart att det skickar signaler om i vilken grad man stöttar sina medarbetare i deras insatser, ifall man skickar med ett par schyssta lurar eller om man är okej med att anställda tar viktiga möten med ett par tunna lakritslurar som skrapar mot skjortkragen. Och att det påverkar kunder om personen de har möte med ger ett professionellt intryck av att vara förberedd, med krispig bild och bra ljud, menar Henrik Byström. 

– Det behöver inte handla om jätteinvesteringar. Med certifierade produkter för skrivbordet, såsom ett par Zone Vibe 100 hörlurar eller ett par Zone wireless 2-hörlurar kommer man långt. Medan Logitech Scribe och Logitech Sight är gamechangers för konferensrummet. Att 90 procent av alla konferensrum saknar en add on-kamera fastän nästan alla har en whiteboard säger mycket om att man inte tänker på deltagare via video, säger Benny Andersson.

Säkerställ investeringar med en tydlig målbild

De som lyckas väl med den hybrida miljön samlar funktioner med olika perspektiv, och tillsätter en gemensam budget för ändamålet. Det handlar om hr, facility management, it och kommunikation. För att det hybrida arbetslivet ska ge resultat behöver man ta i beaktning de fysiska lokalerna, ledarskapsprogram, nya aspekter av kultur och organisationens målbild. Därtill krävs kontinuerlig kommunikation som förklarar vilka förväntningar som finns mellan medarbetare och organisation. 

– Här behöver man bestämma sig för vad investeringen ska leda till, och hur tekniken ska användas. Hur ska vi jobba för att tekniken ska ge motivation? Det gäller såväl videomötestjänster som Teams som hårdvara från Logitech, säger Benny Andersson.

– Som ledning behöver man fundera över vad man vinner på. Det går inte att testa sig fram i kundmöten eller ursäkta sig. Kommer ni att göra fler eller färre affärer om medarbetarna upplevs som förberedda och professionella? Kommer ledarskapet bli bättre? Investera i teknik, utbildning och ledarskap för det är framgångsfaktorer som kommer att leda till verksamhetsresultat, summerar Henrik Byström.