Kommunen som satsar på tillgänglighet

– Just nu arbetar vi med att säkerställa att vår digitaliseringsmodell kommer till liv. Det innebär att vi gör en överblick för att få hela kommunen att samverka med hjälp av digitala verktyg, säger Peter Evansson, verksamhetsutvecklare digitalisering, Ljusdals kommun.

Hur lyckas ni med det?

– Vi har grundat det hela i en ganska tung analys med hjälp av konsulter, och försökt identifiera vår digitala mognad. Var är vi någonstans, vad behöver vi göra och vilka problem måste vi hantera för att få en effektiv digitalisering? Det har resulterat i ett antal saker som vi måste få ordning på. Det handlar till exempel om hur vår it-enhet arbetar mot våra förvaltningar och att man har rätt förväntningar och rätt svar. Vi måste ta fram och definiera våra processer så att vår organisation vet hur det är för idag sitter processerna i huvudet på folk och dessa måste vi få ned på papper. Vi har också tagit fram en tydlig digitaliseringsstrategi som baserar sig på vad våra medborgare tycker och tänker, som handlar om deras behov och hur vi kan ge dem maximal service.

– Vi tror att vi kan möta våra utmaningar med det synsättet. Vi kommer ha fortsatt tajt med pengar, och vi kommer ha svårt med kompetensförsörjning. Det saknas människor och vi måste ändå fortsätta att leverera välfärd. Och allt det här ska digitaliseringen hjälpa till med att säkerställa.

Vad tänker ni att dessa insatser ska ge era medborgare och era medarbetare?

– I grunden vill vi att våra medborgare ska få bättre service, snabbare svar och en mer transparent kommun. Vi öppnar upp ett kontaktcenter där du får en kommunvägledare om du ringer eller mejlar oss. De ska kunna ha kommunens hela informationsbank och alla tjänster tillgängliga för att kunna ge svar. Du ska ha en kontakt och då ska du kunna få svar i 60-70 procent av fallen. Det är en väldig skillnad mot i dag när de måste söka sig runt i huset efter svar.

– Det andra är att vi som kommun får en bättre dialog med medborgarna och vet när vi ska ställa om våra tjänster. Vi får en bättre uppfattning om hur behoven ser ut, om vad vi gör och om vad vi bör göra. Den tredje effekten av det här är att våra medarbetare kan börja arbeta mer fokuserat med känsliga och komplexa ärenden, eftersom de kommer att få tid över. Vi har ingen möjlighet att få in mer människor, men vi har en möjlighet att få våra medarbetare att göra rätt saker vid rätt tillfälle för rätt person. Det är en oerhörd vinst i detta, att de kan arbeta med det som de egentligen är utbildade för.

Vad händer kommande året?

– Vi arbetar med att implementera de delarna som jag nämnt, men vi är också ute och möter våra medborgare, medarbetare och olika grupper av människor. För jag tror att den här effekten kommer göra att vi har ett annat arbetssätt om två år.

– Vi har en förändring i var vi sitter och när vi sitter på kontoret, hemma eller ute hos medborgarna. Vi kommer att se ett kontaktcenter som levererar svar till våra medborgare, så de kommer att vara nöjdare med det kommunen gör och få ett mycket större inflytande i vad de vill ha för service.

– Vi har samtidigt speciella projekt där vi tagit fram en ny målstyrningsmodell nu där politiken har beslutat om prioriterade mål och uppdrag. Ett sådant uppdrag är att alla barn ska klara skolan i Ljusdal. Med hjälp av beslutet, teknologin och att vi frigör tid för att alla ska kunna fokusera på det här, kan hela kommunen, oavsett om du arbetar i parkförvaltningen eller i skolan, säkerställa att alla barn klarar skolan. Och det är ett fokus när vi kan stoppa 1 600 personers samlade kraft mot ett enda tydligt uppdrag. Det tror vi kommer kunna vara en leverans som Ljusdals kommun kan stå upp för, och det tycker jag är häftigt.