Grums molnresa med Microsoft

– Grums är en förhållandevis liten kommun både vad gäller resurser och budget, men jag tycker ändå att vi lyckats trampa igång det digitala spåret. Just nu håller vi på att få in Microsoft 365 i organisationen, säger Andreas Nilsson, it-chef, Grums kommun.

Samarbete centralt

Grums kommun gränsar till Karlstads kommun i väst och har knappt 9 000 invånare. Enligt Andreas Nilsson blir det därför viktigt att försöka hitta samarbete med närliggande kommuner som har kommit ungefär lika långt.

Och det är precis vad kommunen gör när det kommer till införandet av Microsoft 365.

– Vi kan inte alla göra samma resa var och en för sig. Vi har lite kontakt med andra kommuner i Värmland och försöker starta upp forum där vi kan diskutera och föra samtal för att hjälpa varandra. Till skillnad från de större kommunerna känns det ibland som att vi mindre tar myrsteg, och därför är samarbete extra viktigt.

Mycket att lansera

Än så länge handlar mycket av arbetet för Andreas Nilsson och hans medarbetare om att lösa frågor som rör den rena driften av systemet, och vidare utbildning av all personal som arbetar på kommunen.

Dessutom måste alla säkerhets- och licensnivåer undersökas och ovanpå det behöver kommunen diskutera hur molntjänsterna som ingår ska användas, det vill säga vilken typ av data som kan ligga där och vilken data som ska ligga i kommunens eget datacenter.

– Ju större system, desto större utbildningsinsatser. Och Microsoft 365 är ju som en stor påse med hur mycket tjänster som helst. Än så länge har vi kommit igång så att alla har som standard en webbaserad Outlook. Där behov har funnits har vi också gjort lokala installationer av Office 365, och vissa testgrupper har börjat använda Teams. Därefter får vi stegvis fylla på med dels funktioner, dels enheter som använder dessa funktioner, säger han.

Det låter som ett stort arbete. Känns det som ett nödvändigt ont?

– Både och, kanske. Å ena sidan har vi inte så mycket alternativ utan detta är något som vi är tvungna att göra helt enkelt, för att hänga med. Men å andra sidan kommer det ju på sikt ge synergieffekter och vi får en samarbetsplattform som inte kan jämföras med något vi haft tidigare. I slutändan är ju förhoppningen att det både ska spara oss tid och pengar.

Siktar på e-tjänster

När 365-införandet har börjat sätta sig vill Andreas Nilsson börja blicka vidare mot e-tjänster som mer konkret både kan hjälpa kommunens invånare och medarbetare på kommunen.

– Medborgare i alla kommuner har högre förväntningar av vad en kommun kan erbjuda. Detta gäller inte minst dem som blivit vuxna de senaste åren och är vana vid alla smarta enheter. Smarta e-tjänster kommer underlätta för att skapa en bättre relation till Grums, samtidigt som vi får värdefulla data om användarbeteende och om vilka tjänster som är populära. Dessutom finns det mycket interna system som skulle må bra av e-tjänster för att underlätta arbetssättet.

Överhuvudtaget hoppas Andreas Nilsson på att det med tiden blir lättare och lättare att lägga resurser på utveckling snarare än traditionell drift.

– It-utvecklingen har alltid gått fort, men nu accelererar den mer än någonsin och vi måste hänga med. Vi vill kunna börja lägga mer tid på omvärldsbevakning och hitta nya lösningar. Samtidigt är det kul att se att vi har verksamheter som skola och omsorg inom kommunen som är duktiga på att driva utveckling, och vi måste och vill vara med dem, och hjälpa till och stötta.