Sharepoint skapar ett smartare Staffanstorp

– Det första vi tog tag i när jag började arbeta på Staffanstorps kommun för ungefär två år sedan var att sätta upp kommunens första digitaliseringsstrategi, som förankrades med den politiska ledningen, kommunledningen och verksamheterna. Denna strategi kopplade vi sedan till en handlingsplan med ett antal insatser som ska göras inom de tre fördefinierade områdena teknik, organisation och medborgare, säger Stefan Johansson, it-strateg, Staffanstorps kommun.

Vad står det i handlingsplanen?

– För att kunna uppnå kommunens olika mål behövs till att börja med en grundläggande teknik. Därefter tittar vi på organisationen, det vill säga när vi har tekniken ska vi uppnå ett mål. Det skulle till exempel kunna vara en e-tjänst. Och målet är att detta alltid ska serva medborgaren. På så sätt hänger allt ihop, och allt är för medborgarens skull, men det finns saker vi behöver göra innan.

Vad är det för typ av teknik?

– Bland annat Office 365. Under pandemin blev det ju otroligt tydligt att det var bra att det fanns på plats. Det handlar också om vår informationshantering. När jag började höll kommunen på att uppdatera sitt intranät, och upptäckte då att informationen var väldigt spridd. Vissa data låg lokalt, vissa i molnet, vissa på intranätet. Då gjorde vi istället om intranätet till att bara bli information och införde Sharepoint parallellt för alla filer och dokument, och så jackade vi ihop dessa plattformar.

Vad leder det till?

– Vi får en informationshub, där intranätet är spindeln där våra medarbetare kan nå både allmän information, och bli pekade i rätt riktning för att få personlig information om till exempel sin lön. Intranätet går dessutom nu att nå oavsett var du är vilket underlättar mycket.

Hur fortsätter arbetet nu?

– Nu har vi gått igenom på den offentliga informationen som går att lägga i molnet, men vi har ju också känslig information som vi inte kan lägga i molnet med dagens lösningar. Därför har vi börjat titta på att ha ett lokalt Sharepoint där vi lägger all vår känsliga information, och där åtkomsten blir lite hårdare styrd och säkrare, samtidigt som den lätt kan jackas in i den stora helheten och bli nåbar för den som arbetar på distans.