RPA och samhällsnytta i Region Gävleborg

– För ett drygt år sedan tryckte vi på knappen och startade en ny avdelning på it med fokus på verksamhetsutveckling. Uppdraget för den är att tillsammans med verksamheterna skapa nytta kopplat till utveckling där digitalisering är en del, säger Maria Lindgren, avdelningschef för it-infrastrukturavdelningen, Region Gävleborg.

Ny samtalspartner

Uppdraget för Region Gävleborgs it-förvaltning har förändrats över tid. Tidigare var förväntan mer att it skulle hantera det verksamheterna bad om och arbetade därför mer reaktivt och det fanns inte alltid utrymme att vara proaktiva.

Men med åren har uppdraget och önskan om en mer proaktiv it-förvaltning vuxit fram, där övriga organisationer välkomnar ett närmare samarbete och där it får sin naturliga plats som samarbetspart. Det var så det som har fått namnet it-verksamhetsutvecklingsavdelningen föddes.

Syftet med den nya avdelningen är alltså att ligga steget före genom omvärldsbevakning, fungera som en samtalspartner och vara med i planeringsarbetet för frågor som rör it-verksamhetsutveckling.

– Det är viktigt att dessa medarbetare inte blir uppslukade av traditionella it-ärenden och driftsfrågor. Det är också viktigt att verksamheterna äger sin egen verksamhetsutveckling men att it är en stöttande part och en möjliggörare till den utveckling man vill åstadkomma.

Verksamheten måste bidra

Maria Lindgren betonar att den största insatsen behöver verksamheterna själva stå för. Utvecklingsenheten på it ska vara med och stötta och exakt vilken av parterna som kommer med idén till ett nytt projekt är inte avgörande. Det kan ske i ett samspel där verksamheten vet sina behov och it-verksamhetsutvecklingsavdelningen har bättre koll på de tekniska lösningarna och förutsättningarna.

Trots att den nya avdelningen ännu inte är fullt bemannad än har några projekt redan satt igång, där målet enligt Maria Lindgren är att göra andra verksamheter mer lyckosamma i sina uppdrag.

Till exempel har X-trafik, regionens lokaltrafikbolag, stöttats i en vidareutveckling av uppdatering av sin reseapp. Projekt och initiativ inom HR och inom den egna it-verksamheten har också startats.

– Där finns det flera delar som bör effektiviseras för att skapa verksamhetsnytta för hela organisationen. Behörighetshantering och beställningsautomation för att ta några exempel, där det finns otroligt många timmar att spara in, bland annat med hjälp av RPA-lösningar som vi nu testar, säger Maria Lindgren.

Finns det andra områden där en RPA kan bli aktuell?

– För den interna självservicen. Där finns utrymme att utveckla olika tjänster så att det beställningsförfarandet blir smidigare och smartare.

Var är ni om några månader?

– Drömscenariot är att vi är med långt inne i utvecklingsprocesserna och att vi har kompetens för att sätta långa planer tillsammans med våra verksamheter och att vi är en naturlig del i detta arbete. På så sätt hoppas jag att vi kan bidra till effektivare verksamheter som skapar mer samhällsnytta.