Telefoni i Teams sparar pengar för Varbergs kommun

– Jag märker att många blandar ihop telefonin i Teams, i bemärkelsen prat och videosamtal, med molntjänster och hela Office 365-plattformen. Ibland vill jag fråga tvivlarna om de kanske inte borde fundera mer på säkerheten med mobiltelefoni istället. Hur mycket vet vi egentligen om vad som händer med den datan i samband med tredjelandsöverföringen, säger Håkan Axelsson, CIO, Varbergs kommun.

För fem år sedan valde Varberg att kasta ut telefonväxeln till fördel för lokalt installerade Skype. En lösning som fungerat bra men som kommunens tekniska utveckling med tiden sprungit ifrån.

– I somras var det väldigt tydligt dags för en ny lösning. Vi var tidiga med Teams som plattform för våra medarbetare och distansarbetet under pandemin har drivit på den utvecklingen. Det började också bli dags att ersätta de 22 servrar och två datacenter som drev det hela. Sammantaget gjorde det att vi fattade beslutet att lägga över telefonin i Teams.

1 000 nummer via Teams

Vid ungefär den här tiden kom EU-domstolens Schrems II-beslut och skapade stor osäkerhet inom hela Sveriges offentliga verksamhet.

– I det läget valde vi att fokusera på att bedöma eventuella risker med telefonin, och har gjort egna konsekvensanalyser kring vår verksamhet. Det fanns interna tveksamheter men givet att vi gjort vår hemläxa så noggrant valde vi att gå vidare med beslutet. Vi ska också göra en omfattande riskanalys av hela plattformen.

Nu är Varbergs cirka 1 000 abonnemang med fastnätsnummer kopplade till Teams via det publika telefonnätet. Kommunen har infört några riktlinjer för att garantera säkerheten.

– Tal och video lagras inte i molnet, med det gör text och därför får man till exempel inte chatta med känslig information. Vi har också valt att plocka hem röstbrevlådorna som vi tidigare hade hos Microsoft, eftersom vi bedömer att informationen inte kan lagras där.

Stora besparingar

De första reaktionerna från medarbetarna har varit positiva och huvudsyftet har också varit att förenkla och förbättra för dem. Det finns också ekonomiska fördelar med den nya lösningen.

– Vi tittar på ROI:n nu och hur det här påverkar vår budget, inte minst nästa år när servrarna är avskrivna. Jag har inga färdiga siffror men det är ingen tvekan om att vi kommer göra stora besparingar.

Under pandemin har cirka 700 av kommunens 850 medarbetare som haft möjlighet arbetat hemifrån. Håkan Axelsson ser fram mot personliga möten med kollegorna men bedömer att det förändrade arbetssättet är här för att stanna och har stora fördelar.

– Efter pandemin kommer de flesta vilja fortsätta med hybridarbete i någon form. Det ökar livskvaliteten och arbetsgivare som försöker gå tillbaka kommer att förlora medarbetare. Distansarbete ökar också möjligheterna att rekrytera kompetens från hela Sverige, och det tror jag att många med mig ser som en stor fördel, säger Håkan Axelsson.