Säker data och minskade kostnader för Nektab

– Med Sharepoint och Siscin File Archiving har vi på Nektab fått en bättre kontroll på vår data, minskade utgifter och bättre interaktion med våra medarbetare, säger Tony Lundberg, CIO på Nektab.

Nektab är ett konsultbolag som levererar lösningar inom elkraft. Sedan Tony Lundberg blev CIO i januari 2020 har bolaget arbetat med ett antal interna digitaliseringsprojekt. Ett av de större projekten kallas integrerade arbetssätt där man konsoliderat bort onödiga system och byggt en helt ny digital infrastruktur baserat på Microsoft 365.

– Vi använder oss av bland annat Teams, Power Automate och Sharepoint. Vi har förstärkt kopplingen mellan våra arbetsprocesser och vårt intranät. Nu ligger intranätet i Sharepoint och det blir utgångspunkten för arbetet på ett annat sätt än tidigare, vilket har ökat den digitala interaktiviteten med medarbetarna. Även tidrapportering och andra dagliga sysslor utgår ifrån Sharepoint.

I arbetet har Nektab även automatiserat vissa processer så att alla vägar numera bär till Sharepoint. Där samlas olika applikationer och det blir lättare att ta till sig av information från företaget.

– Förut låg våra applikationer som isolerade öar med ett system för varje funktion, nu har vi rensat ut ett antal system och flyttat informationen från dessa till Microsoft 365. Det har även minskat våra licenskostnader, vilket är pengar som vi kan lägga på annat.

Högre informationssäkerhet 

Ett annat projekt, som varit i stort sett självfinansierat på grund av de kapade kostnaderna med Microsoft 365, rör informationssäkerhet. I Nektabs tidigare CRM-system hade i stort sett alla anställda access till alla funktioner, trots att de bara använde sig av ett fåtal. Nu har bolaget inventerat sina licenser och tittat på behoven och därigenom frigjort både system och pengar.

– Eftersom att vi på Nektab startar upp cirka 500 projekt årligen så har det varit en utmaning att ha kontroll på vilka informationstyper vi har, hur länge datan ska sparas och vilka som behöver tillgång till den.

– Nu hamnar all information i olika fack där viss data kan vara relevant att behålla medan annan data behöver raderas på grund av legala krav, exempelvis.

Processen med att komprimera samt flytta och lagra all denna information sköts med hjälp av Siscin File Archiving. Det är en applikation som både analyserar informationen i datalagringen och automatiserar hanteringen av informationen, till exempel genom att kryptera och anonymisera inaktiv data och därefter skicka den till Azure Blob Storage.

– Vi har ständigt växande datamängder på bolaget så att rensa i all denna data manuellt hade tagit väldigt mycket tid och kraft. Dessutom får vi en högre säkerhet och mindre datavolymer, vilket i sin tur leder till minskade kostnader.