Nya e-tjänster för Ludvika och Smedjebacken

– Jag har använt pandemin för att bygga stolthet i min organisation. Sanningen är ju att utan it hade vi inte kunnat arbeta och umgås som vi ändå gjort, och frågan är hur världen då sett ut, säger Anna Källsved, it-chef i Ludvika kommun och i Smedjebackens kommun.

Efter att i drygt 16 år varit en motor för Skellefteå kommuns framgångsrika digitalisering, rekryterades Anna Källsved för att leda de två dalakommunernas gemensamma it-center efter sammanslagningen i januari i fjol.

It som investering

Under de första månaderna handlade mycket av det dagliga arbetet om omställningar till följd av pandemin. Men sedan har Anna Källsved och hennes kollegor fortsatt lägga grunden för den nya it-organisationen.

– Vi behöver skapa en gemensam syn i hela verksamheten att it är en investering och inte som en kostnad. Det innebär bland annat diskussioner med den politiska ledningen om nyttovärdet, till exempel genom att effektivisera administrationen och därmed minska personalkostnader.

Parallellt med det strategiska och ekonomiska grundarbetet pågår flera olika utvecklingsprojekt från en lista Anna Källsved beskriver som högt och lågt om vartannat.

– Just nu jobbar vi bland annat med behovskartläggningar av vad som behövs i stora verksamhetssystem. Samtidigt planerar vi för en ny identitetsplattform, med målet att göra det enkelt att på ett säkert sätt logga in i olika system. Det ska inte behövas ett ständigt funderande på olika lösenord. I båda projekten arbetar vi med digitala workshops för olika interna fokusgrupper.

E-tjänster och automation

Samtidigt pågår ett stort arbete kring en kommungemensam e-tjänsteplattform.

– Vi har börjat inventera vilka e-tjänster som finns idag och vilka som behövs för att ytterligare förbättra servicen till invånarna. Vi har lanserat vår första e-tjänst som går ut på att digitalt ansöka om skolskjuts, och jobbar sedan på för att våra kommuner ska vara lika fantastiska att leva i digitalt som de är fysiskt.

I takt med att den kommunala servicen förbättras rycker planerna på automatisering och RPA allt närmare för Ludvika och Smedjebacken.

– It-center ska vara en partner som är lyhörd för verksamhetens behov och önskemål. Nu är vi i en dialogfas, bland annat för att få bättre kunskaper om alla befintliga processer. Med den grunden kan vi jobba vidare med RPA och automation som tillför mervärden för medarbetarna och invånarna.

Digitalisering utan trösklar

För Anna Källsved är pandemin en möjliggörare för kommunernas fortsatta digitala utveckling.

– Den här tiden har tvingat oss fokusera på tillgängliga verktyg för många typer av verksamhet. Jag ser till exempel hur kommunernas lärare har ställt om och använt möjligheterna med digitala klassrum. Ett annat exempel är digitala möten, där vi innan pandemin la mycket tid på resor för olika kommunala avrapporteringar. Nu är de gamla trösklarna borta och kan vi diskutera digitalisering på riktigt.

Anna Källsved ser fram mot det fortsatta arbetet i Ludvika och Smedjebacken och viktiga förutsättningar finns redan på plats.

– Från dag ett har jag mött ett enormt engagemang och stöd. Kommunerna vill samarbeta och vill att vi ska nå resultat, säger Anna Källsved.