Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Bäst på upphandling

Uppsala har utsetts till Sveriges bästa klimatstad. Upphandling med mätbara krav på hållbarhet och ett tajt samarbete mellan it- och hållbarhetsavdelningen har varit viktiga verktyg för att uppnå FN:s Agenda 2030.

Text Anne Hammarskjöld Foto Adobestock, Uppsala kommun 14 december 2020 digit

Uppsala 960640

– Modellen med funktionskrav och förhandling har blivit väldigt uppskattad av våra leverantörer. Det har inte gått över en natt men med varje upphandling har arbetet blivit allt bättre, bland annat med rätt underlag i form av stöd av RFI, Request for Information, säger Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.

Förutom funktion och förhandling är hållbarhet en viktig variabel i Uppsala kommuns it-upphandlingar. Kommunens hållbarhetsarbete bygger på FN:s Agenda 2030 och har fått stor uppmärksamhet. I år har till exempel WWF, Världsnaturfonden, utsett Uppsala till Sveriges bästa klimatstad.

– Vi har engagerat hållbarhetsavdelningen i vårt it-upphandlingsarbete, till exempel nu när vi gör en upphandling av multifunktionsskrivare. Vi använder oss av en blandning av vedertagna standarder från till exempel TCO och RBA, Responsible Business Alliance, men också med specifika krav. Om vi har ledande organs rekommendationer som miniminivå har vi ett mycket bra utgångsläge.

Kommuner och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar.

Partnerskap inom upphandlingar

Nu är det lite knappt fem år sedan Uppsala kommun började se möjligheterna till närmare partnerskap med leverantörerna i sina it-upphandlingar. Vid den tiden fick it-enheten centralt ansvar för samtliga it-system och lösningar.

– Innan dess använde verksamheten olika avtalsmallar och samarbetade på olika sätt med olika it-leverantörer. Över tid uppstod en del oklarheter om ansvarsområden och åtaganden som bland annat påverkade samarbetet. Vi försöker nu upprätthålla en högre affärsmässighet i våra avtal och relationer med leverantörer.

Den organisatoriska förändringen innebär att upphandlingar görs i samråd med den berörda verksamheten. Många av de större upphandlingarna görs i grunden med funktionskrav och förhandlad upphandling.

– Steg för steg ser vi att dessa it-upphandlingar leder till goda samarbeten med våra leverantörer. Vi försöker gå från ett vi och ni-tänk och försöker jobba mot gemensamma mål. Allt inom ramen för LOU, lagen om offentlig upphandling.

Funktion först

Den verksamhet som planerar en upphandling bildar en arbetsgrupp som formulerar vilka krav, arbetssätt och uppgifter som upphandlingen ska omfatta. Juridiska frågor och övriga formalia hanteras av Per Luks och hans kollegor på kommunens upphandlingsenhet.

– Tar vi HR-avdelningen som exempel kan funktionen förenklat formuleras som systemet ska kunna betala ut lön enligt kommunala regelverket månadsvis och givetvis med mer specifika krav.

– Eller om det gäller en pc-upphandling att datorerna ska fungera enligt en viss nivå på prestanda och produktutbudet ska uppdateras utifrån marknadsutvecklingen ställda utifrån vissa mätetal. På så sätt går vi ifrån tekniska detaljer och diskuterar funktionen med leverantörerna. Vi minskar risken för att få en kopia av vad vi redan har och öppnar för att förändra och förbättra våra arbetssätt.  

Samordning och hållbarhet

Det nya arbetssättet kan räknas hem både i förbättrat arbetssätt, processförbättringar, investeringar och hållbarhet.

Luks Proffe

Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.

– Kommunens verksamhet är utspridd medan it-funktionen är central. Istället för att varje förvaltning har sitt eget system, kan flera nu använda samma system. När det gäller hållbarhet gör centralt samordnad konfiguration och distribution av datorer och skrivare att vi kan få till mer miljösmarta transporter, för att bara ta ett exempel.

Många inom den offentliga sektorn är intresserade av Uppsalas strategi för it-upphandlingar.

– Kommunala verksamheter och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar kring detta. Jag har också hållit föreläsningar i olika forum, bland annat Upphandlingsmyndigheten.

Nu jobbar Uppsala kommun för att på olika sätt förfina kraven i sina it-upphandlingar.

– Bland annat försöker vi formulera än mer mätbara krav på hållbarhet. Precis som vi förhandlar oss fram till att kunna förändra en teknisk leverans under avtalsperioden, vill vi ha möjligheten att ändra kraven på hållbarhet när utvecklingen av till exempel nya material gör det möjligt, säger Per Luks.

Rekommenderad läsning

3D Bild På Person Som Tar Täten Av En Klunga Människor

Kommuner ikapp 2035

14 jan 2021 digit

Behovet av digital kompetens har fördubblats de senaste 15 åren inom offentlig sektor. Först 2035 spås myndigheter, regioner och kommuner att vara ikapp den privata sektorn.

Brev Postnord

Helst digital post

21 dec 2020 digit

Två av tre kommuner, närmare bestämt 188 stycken, skickar endast fysiska brev. Det trots att majoriteten av svenskarna helst vill få sina brev digitalt.

Kretskort Mm Som Skräp

3 500 hållbara produkter

17 dec 2020 digit

TCO Development har utvecklat en tjänst där användare kan gå in och jämföra it-produkter och deras klimatavtryck. I dagsläget är mer än 3 500 produkter certifierade.

Bulldoser På Soptipp

Rent avfall i Västerås

16 dec 2020 digit

VafabMiljö i Västerås utbildar skolor och företag i avfallshantering. När pandemin slog till fick kommunalförbundet ställa om och spelade istället in allt utbildningsmaterial i en studio, vilket både har uppskattats och gett mersmak.

Man I Orange Bygguniform Står På Solcell Och Fixar

Störst på förnybart

14 dec 2020 digit

Amazon är världens största köpare av förnybar energi. Det kommuniceras efter att bolaget investerar i ytterligare 26 vind- och solenergiprojekt, vilket totalt motsvarar 6,5 gigawatts.

Brandbil

Hypereffektivt i Uppsala

7 dec 2020 digit

Uppsala kommun har satsat på VMware Cloud Foundation och hyperkonvergerade VxRail. Det har gett en ökad effektivisering och förenklat både livscykelhantering och support.

Publik Stolar
video
Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

Azure för publik sektor

1 dec 2020 digit

Microsoft lanserar Molndesign för Offentlig Sektor, en lösning som ska förenkla användandet av molntjänster i Microsoft Azure för kommuner, regioner och myndigheter.

En Svensk Hundrgin Med Greta Garbo

RPA-vinst för Skellefteå

30 nov 2020 digit

Skellefteås RPA har under tre år sparat in tre heltidstjänster. Nu tittar flera andra verksamheter i kommunen på en liknande lösning.

Gron Moln960640

Hållbar i molnet

27 nov 2020 digit

Att byta från traditionell it-infrastruktur till molnet kan minska världens totala it-utsläpp med 5,9 procent. Det motsvarar runt 60 miljoner ton koldioxid per år, eller utsläppen från 22 miljoner bilar. Det visar en ny rapport.