Säker hantering i Härryda

– Den största vinsten är att vi integrerat vårt personalsystem med en identitetshanteringstjänst. Det skapar kontroll, sparar tid och innebär en stor effektivitetsvinst för alla verksamheter, säger Anders Lagerkvist, it-chef Härryda kommun. 

Projektet med att få igång en smidigare och säkrare identitetshantering drog igång i slutet av förra året, med målet att ersätta den dåvarande identitetshanteringslösningen med MIM, Microsoft Identity Management.

Anledningen till att valet föll på just Microsofts lösning är att Härryda redan har andra Microsoft-lösningar och kommunen ville i linje med sin Microsoft First strategi ta den smidigaste vägen till implementering.

Med verksamheten

Det absolut viktigaste med hela projektet var att få med alla parter från början. It, konsulter och verksamheterna. Det första Joel Rask, teknisk projektledare Härryda kommun, gjorde var att sätta ihop en styrgrupp där alla som på ett eller annat sätt berördes fanns representerade.

– Medarbetare från till exempel personalenheten och utbildningsförvaltningen deltog i workshops och var delaktiga i process och styrgrupp. Det medförde att projektet kunde genomföras utan några större störningar på verksamheterna och det var en framgångsfaktor att verksamheten kände sig involverade och att de kunde påverka. Det är ju för dem vi har gjort detta, säger Joel Rask.

Så kom corona

När projektet hade startat och var igång så var både Anders Lagerkvist och Joel Rask rörande överens om att för att lyckas så bra som möjligt krävdes det av konsulterna att de var på plats. Men med vårens virusvåg blev istället Microsoft Teams den stora mötesplatsen och samarbetsplattformen, och det funkade betydligt bättre än vad de trodde.

– Alla inblandade har skött sig oerhört proffsigt. Jag tror att en av nycklarna till framgången var att vi hade en tydlig plan redan från början som alla kunde följa. Jag är otroligt stolt över att vi har kunnat leverera, trots allt som hänt runtomkring och det skulle inte förvåna mig om flera av våra framtida projekt delvis sköts så här via samarbetsplattformar digitalt, säger Joel Rask.

Säkrare hantering

Ytterligare en vinst med MIM är att det inneburit ett lyft för säkerheten i kommunen och risken för handhavandefel minskar.

– Ju mer vana vi blir med systemet, desto fler processer kommer att kunna automatiseras. Grundidén är att allt blir mer säkert och effektivt, säger Joel Rask.

Vad händer nu?

– Nu ska allt sätta sig och vi är hoppfulla om att det ska minska andelen personalhanteringsärenden till vår servicedesk. Under hösten kommer vi följa noggrant vilka behov som fortfarande finns i de olika verksamheterna och om något ska finjusteras. Framöver finns det mycket att utveckla, som exempelvis automatiska utskick till personal som kan spara massor av tid, säger Joel Rask.

– På det stora hela har vi skaffat oss en jättefin motor i verksamheten när det kommer till identitetshantering. Nu kan vi bygga på det och göra våra verksamheter ännu effektivare och smartare, säger Anders Lagerkvist.