Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

RPA-vinst för Skellefteå

En Svensk Hundrgin Med Greta Garbo

Skellefteås RPA har under tre år sparat in tre heltidstjänster. Nu tittar flera andra verksamheter i kommunen på en liknande lösning.

– Under det gångna året har vi i Skellefteå kommun gått igenom 75 processer och deras potential för automation. Vi bygger nu lösningar som tillsammans sparar oss fem miljoner, säger Karin Wikgren, enhetschef på digitala kontoret i Skellefteå kommun.

Intresset för automation och RPA har funnits länge i kommunen som liksom många andra kämpat med integrationen av äldre system. För tre år sedan var det dags att gå från ord till handling.

– Vår lönechef initierade ett projekt som resulterade i att fyra processer automatiserades och att tid motsvarande tre heltider frigjordes. Detta arbete gjorde också att många fick upp ögonen för möjligheter med att först digitalisera och sen automatisera sina processer.

Veckor med en blankett

Ansökan om ledighet är en av lönecenters rutiner som digitaliserats med stor framgång inom ramen för automationsprogrammet, som finansieras av kommunens förvaltningar.

– Många medarbetare inom till exempel socialförvaltningen, till exempel personliga assistenter, jobbar långt från sin chef och man träffas ganska sällan. Nu görs semesteransökan i ett helt digitalt flöde, och samma dag får den berörda chefen ett mail om att signera. Det handlar om veckor av insparad tid och medarbetaren får sin ansökan beviljad inom något dygn.

Skellefteå kommun tar den tid som organisationen behöver för att anamma ett allt mer digitaliserat och över tid automatiserat arbetssätt.

– Verksamheten vill jobba mer digitalt och effektivt, men man vet inte alltid hur det ska gå till eller var man ska börja. Ökad automation är det långsiktiga målet men vi måste alltid börja med att digitalisera indatat genom exempelvis interna e-tjänster. När vi fått tillräckligt stort digitalt flöde är det motiverat att börja fundera på automation. 

RPA som verktyg

Karin Wikgren är imponerad över hur både lönecenter och nu ekonomicenter tagit sig an den här omfattande verksamhetsutvecklingen.

– Ekonomicenter har gjort ett fördjupat arbete med att förbereda verksamheten för digitalisering, till exempel med e-tjänster. De har också varit noga med att skapa vilja och engagemang hos personalen, och planerna på fem insparade heltidstjänster sker genom pensionsavgångar.  

Idag har vi kapacitet att själva bygga våra automationer.

Karin Wikgren har själv förvånats över vilka möjligheter som öppnat sig under året med automationsprogrammet.

– Vi gick in i projektet med RPA som främsta verktyg men har under året som gått hittat flera nya sätt att automatisera. Till exempel att automatisera datainsamling och statistik men också skaffat oss större automationsmöjligheter med en ny integrationsplattform.

Bara möjligheter

Med intresset på plats är det annat som begränsar Skellefteå kommuns digitala transformation.

– Efter snart ett år med automationsprogrammet ser ledningen och organisationen möjligheterna på ett helt annat sätt. Idag får vi frågan "kan det här göras automatiskt" och det fick vi aldrig förr. Det finns många processer kvar att utvärdera. Idag har vi kapacitet att själva bygga våra automationer och arbetet fortsätter när programmet avslutas, säger Karin Wikgren.

Skellefteå kommun, med 73 000 invånare, delar sina externa e-tjänster med mindre kommuner i regionen, bland annat med Sorsele, som har omkring 3 000 invånare.

Aktuella automationer på Skellefteå kommuns ekonomicenter

Ansökan och utbetalning av resebidrag för studenter

En e-tjänst för ansökan, validerar av ansökan och utbetalning med RPA.
Total besparing: Cirka 200 timmar/år.

Upplägg av nya leverantörer i ekonomisystemet Raindance

Fakturor från nya leverantörer som inte tidigare finns upplagda i ekonomisystemet läggs in med RPA, som gör nödvändiga valideringar.
Nytta hos ekonomicenter: Cirka 250 timmar/år.

Ansökan och utbetalning av eget utlägg

En e-tjänst för personal inom Skellefteå kommun som köper en vara eller tjänst med privata pengar för arbetsgivarens räkning. Ansökan granskas och valideras digitalt och RPA hanterar utbetalningen.
Nytta hos ekonomicenter: Cirka 1 000 timmar/år.

Skapa fakturor

En e-tjänst ersätter den tidigare manuella hanteringen när Skellefteå kommun fakturerar privatpersoner och externa företag. E-tjänsten skapar underlaget och en RPA sköter registreringen i ekonomisystemet. Momshanteringen sköts manuellt.
Nytta hos ekonomicenter: Cirka 2,5-3 heltider/år.

30 november 2020 Uppdaterad 10 februari 2021 Reporter Anne Hammarskjöld digit Foto Adobestock

Rekommenderad läsning

Biljardbollar Upplagda I Trekant På Biljardbord

Digital fritidsgård med Vinnova

3 maj 2021 digit

Umeå satsar på en digital fritidsgård för kommunens unga. Tillsammans med startups, som ingår i det Vinnova-finansierade nätverket Ignite Public, hoppas kommunen på en plattform som ska utvecklas i samarbete med ungdomar och fritidsledare.

Bild Tagen Innifrån Sara Kulturhus Ut På Omgivningen

Smart från start i kulturhus

26 apr 2021 digit

När Sara kulturhus i Skellefteå invigs i september blir det världens högsta trähus. Byggnaden har det senaste inom it, en genomtänkt automation och för att skapa tillgänglighet för alla finns appen Min personliga vän. 

Fin Skogstomt Utanför Ett Fönster

Örnsköldsvik flyttar hem

29 mar 2021 digit

För att alla medarbetare ska ha en så bra arbetsmiljö som möjligt ombesörjer Örnsköldsviks kommun att alla har den utrusning de behöver när de jobbar från hemmet. Det gäller allt ifrån skärm och tangentbord till arbetsstol, och allt levereras hem till de anställda.

En Dimmig Skog I Alsace I Frankrike

Sandvikens hållbaraste kontor

23 mar 2021 digit

Nya kontor på Sandbacka Science Park har fokus på hållbarhet och all utrusning, inklusive it och datorer, är återanvända produkter. De sex kontoren är avsedda för startups och småföretag och intresset har varit stort, långt innan inflyttning.

En Talarstol Med Två Mikrofoner

Kommunpolitik på distans

22 mar 2021 digit

Södertälje kommun har fattat beslut under fullmäktigemöten på distans, med ibland drygt 100 ledamöter. Den stora utmaningen har inte varit att få till de tekniska lösningarna, utan att utbilda alla ledamöter hur tekniken fungerar.

Uppsala Rpa

Regionen RPA-spårar corona

8 mar 2021 digit

Region Uppsala använder sig av RPA i arbetet med smittspårning. Det är en lösning som sparar tid, både för medborgare och medarbetare.

Färgglada Piller

Kalmar signerar digitalt

19 feb 2021 digit

Kalmar kommun har gått över till digital signering för läkemedel inom äldreomsorgen. Det innebär bland annat en större säkerhet för de 3 700 insatserna som sker varje dag inom kommunen.

Flicka Sitter Framför Dator Hemma Och Gör Skoluppgift

Brister i undervisningen

17 feb 2021 digit

Utmaningen med distansundervisning under pandemin har varit att ha en bra och spontan kommunikation mellan lärare och elev. Samtidigt är förhoppningen att undervisning på distans ska bereda vägen för ett bättre regelverk för fjärrundervisning. Det menar forskaren Anna Åkerfeldt.

Ansikten Östersnd 960640

It för teknikovana

16 feb 2021 digit

Östersund vill öka teknikvanan hos medarbetarna och de som bor i kommunen, bland annat genom att öka användningen av Ipads, videomöten och digitala utbildningar. Vissa projekt har varit lyckade, andra har stött på problem.