RPA-vinst för Skellefteå

– Under det gångna året har vi i Skellefteå kommun gått igenom 75 processer och deras potential för automation. Vi bygger nu lösningar som tillsammans sparar oss fem miljoner, säger Karin Wikgren, enhetschef på digitala kontoret i Skellefteå kommun.

Intresset för automation och RPA har funnits länge i kommunen som liksom många andra kämpat med integrationen av äldre system. För tre år sedan var det dags att gå från ord till handling.

– Vår lönechef initierade ett projekt som resulterade i att fyra processer automatiserades och att tid motsvarande tre heltider frigjordes. Detta arbete gjorde också att många fick upp ögonen för möjligheter med att först digitalisera och sen automatisera sina processer.

Veckor med en blankett

Ansökan om ledighet är en av lönecenters rutiner som digitaliserats med stor framgång inom ramen för automationsprogrammet, som finansieras av kommunens förvaltningar.

– Många medarbetare inom till exempel socialförvaltningen, till exempel personliga assistenter, jobbar långt från sin chef och man träffas ganska sällan. Nu görs semesteransökan i ett helt digitalt flöde, och samma dag får den berörda chefen ett mail om att signera. Det handlar om veckor av insparad tid och medarbetaren får sin ansökan beviljad inom något dygn.

Skellefteå kommun tar den tid som organisationen behöver för att anamma ett allt mer digitaliserat och över tid automatiserat arbetssätt.

– Verksamheten vill jobba mer digitalt och effektivt, men man vet inte alltid hur det ska gå till eller var man ska börja. Ökad automation är det långsiktiga målet men vi måste alltid börja med att digitalisera indatat genom exempelvis interna e-tjänster. När vi fått tillräckligt stort digitalt flöde är det motiverat att börja fundera på automation. 

RPA som verktyg

Karin Wikgren är imponerad över hur både lönecenter och nu ekonomicenter tagit sig an den här omfattande verksamhetsutvecklingen.

– Ekonomicenter har gjort ett fördjupat arbete med att förbereda verksamheten för digitalisering, till exempel med e-tjänster. De har också varit noga med att skapa vilja och engagemang hos personalen, och planerna på fem insparade heltidstjänster sker genom pensionsavgångar.  

Karin Wikgren har själv förvånats över vilka möjligheter som öppnat sig under året med automationsprogrammet.

– Vi gick in i projektet med RPA som främsta verktyg men har under året som gått hittat flera nya sätt att automatisera. Till exempel att automatisera datainsamling och statistik men också skaffat oss större automationsmöjligheter med en ny integrationsplattform.

Bara möjligheter

Med intresset på plats är det annat som begränsar Skellefteå kommuns digitala transformation.

– Efter snart ett år med automationsprogrammet ser ledningen och organisationen möjligheterna på ett helt annat sätt. Idag får vi frågan "kan det här göras automatiskt" och det fick vi aldrig förr. Det finns många processer kvar att utvärdera. Idag har vi kapacitet att själva bygga våra automationer och arbetet fortsätter när programmet avslutas, säger Karin Wikgren.

Skellefteå kommun, med 73 000 invånare, delar sina externa e-tjänster med mindre kommuner i regionen, bland annat med Sorsele, som har omkring 3 000 invånare.