Ny teknik hos Bostaden

– Under åren har vi lagt mycket resurser på att utveckla, testa, bygga och bygga om egna system för att få det precis som vi ville. Det har varit roligt och spännande, men bakgrunden var bristen på lösningar som passar vår verksamhet. För ett par år sedan kom vi till en punkt när vi insåg att standardsystem öppnar för nya möjligheter till smart affärsutveckling och kundvård, säger Johan Nyström, it-chef på Bostaden i Umeå.

Bostaden har funnits sedan 1953 och är idag ett allmännyttigt bostadsföretag som äger och förvaltar cirka 14 500 lägenheter. Företaget är den största uthyraren av studentbostäder i Umeå, och hyr ut nästan 200 kommersiella lokaler. Här arbetar lite knappt 180 medarbetare.

Digital ledare

Med egna administrativa system för bland annat uthyrning och förvaltning har Bostaden länge legat i framkanten av fastighetsbranschens digitala utveckling. Flera av deras lösningar har utvecklats till produkter som andra fastighetsbolag använder idag. Med tiden har Bostaden sett att utvecklingen kommit ikapp dem.

– Vår digitaliseringsresa började redan på tidigt 90-tal när vi var bland de första i Sverige med internet indraget i våra fastigheter. Att gå över till standardsystem är ett naturligt val idag, men det är klart att det finns lite blandade känslor efter nästan 30 år med egen digital utveckling.

En miljon kvadratmeter

Decennier av data har gjort konverteringen till något alldeles extra.

– Det har varit tungt men otroligt lärorikt och spännande. Vi pratar om en parametersättningsvolym som varit enorm med information om en miljon kvadratmeter, och all automation med 1000-tals spelregler som ska ändras.

Parallellt med detta har it-avdelningen sett att bland annat Officepaketet behövde bytas och organisationen har gått över till Office 365. Bostaden har dessutom sett över driften.

– Vi hade egen drift med två speglade serverhallar, men även här har valt att se över och förenkla infrastrukturen för en mer tillgänglig miljö för våra medarbetare och hyresgäster. Idag har vi server på kran från Atea.

IoT och RPA

Till årsskiftet ska hela den digitala infrastrukturen vara på plats efter en intensiv resa på nästan två år.

– Nästa år står vi redo att lägga allt utvecklingskrut på vår verksamhet, i stället för på våra tekniska system. Nu kan vi driva klassisk digitalisering på bred front.

– Närmast ligger att hitta kostnadseffektiva IoT-lösningar med LoRaWAN för mer hållbar energiförbrukning. Vi vill också finslipa våra digitala flöden med RPA, till exempel för hyresadministrationen. Vi tittar också på vad RPA kan göra för våra kvartersvärdar, så att de kan lägga så mycket tid som möjligt på möten med våra kunder. Nu jobbar vi på för att bli bäst i världen.

Har du något tips på vägen till andra?

– Vi har varit väldigt noga med ett engagera organisationen i allt som sker. Utan deras stöd och tålamod hade vi inte lyckats med den här otroliga kraftsamlingen, säger Johan Nyström.