Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Ny RPA-tid i Karlshamn

Karl Oskar Och Kristina Monument I Karlshamn

Utvandrarna Karl Oskar och Kristina från Vilhelm Mobergs romanserie, står som staty i Karlshamn.

Ett ärende som tidigare tog två veckor kan nu hanteras på en dag. Det är resultatet när Karlshamns kommun anlitade en RPA för att sköta två uppgifter på löneenheten. Digitala e-tjänster har varit en viktig förutsättning och nu tittar lönechef Annika Risberg på ytterligare processer att automatisera.

– Bara med de två processer som vår RPA sköter idag, frigör vi upp till sex timmar i veckan och istället kan våra medarbetare arbeta med mer värdeskapande arbetsuppgifter. Att just vi på löneenheten fick vara först ut med att testa en RPA-lösning på kommunen vittnar om vårt intresse för utveckling, säger Annika Risberg, lönechef på Karlshamns kommun.

Sven fixar arbetsgivarintyget

En RPA brukar lite skämtsamt ofta behandlas som en ny kollega, och så är också fallet i Karlshamn där den fått namnet Sven. I dagsläget sköter Karlshamns kommuns RPA två processer, nämligen arbetsgivarintyg och processen med uppdragstagare med arvodesavlöning.

Arbetsgivarintyget är helt enkelt ett intyg på ens anställning, som en tidigare medarbetare eller nuvarande medarbetare kan begära ut. Nu sköts det genom att den som efterfrågar knappar in sina uppgifter i en e-tjänst. Därefter sätter roboten igång och hämtar in antal timmar, lön och andra uppgifter som finns i arbetsgivarintyget, och underrättar en av de elva personer på Karlshamns kommuns löneenhet.

– Tidigare kunde ett sådant ärende ligga i två veckor om vi hade mycket att göra. Nu tar det gjort på en dag, säger Annika Risberg.

Jag blir bokstavligt talat uppvaktad av utvecklingsidéer.

Processen uppdragstagare innebär att Sven hämtar uppgifter i e-tjänsten där det framgår vilka ersättningar som ska utbetalas och registrerar därefter uppgifterna i kommunens personal- och lönesystem. Det kan handla om att lägga upp anställningar eller betala ut reseersättningar och arvode.

Först e-tjänster

Parallellt med att löneenheten fick möjligheten att påbörja en RPA-resa för drygt ett år sedan, erbjöds Annika Risberg och hennes kollegor att delta i en utbildningsdag om e-tjänster. Efter det blev det tydligt att för att RPA:n skulle kunna göra sitt arbete ordentligt, fanns det en del processer som först behövde digitaliseras.

– Jag vill understryka att vi inte hade kunnat få vår RPA på plats lika smidigt om det inte vore för att vi innan det byggde upp e-tjänster som vi tidigare bara hade på pappersblanketter. Det var det arbetet som lade grunden, säger Annika Risberg.

Risberg Proffe

Annika Risberg, lönechef på Karlshamns kommun.

Fantastiskt roligt

Efter att dessa processer nu är på plats och snart arbetar för fullt, är ett naturligt steg för Annika Risberg att titta på ytterligare processer att automatisera som utgör en onödigt tidskrävande arbetsbörda för verksamheten.

Överhuvudtaget handlar det nu om att ta små steg och att inse nyttan och värden i varje förändring. En bidragande orsak till att arbetet hittills har varit så lyckat är enligt Annika Risberg de intresserade och entusiastiska kollegorna.

– Jag har en avdelning där jag bokstavligt talad blir uppvaktad av utvecklingsidéer, för de har insett hur roligt det är. Ju mer du förändras och utvecklas, desto mer vill du fortsätta med det. Det är fantastiskt roligt.

18 november 2020 Uppdaterad 7 januari 2021 Reporter Tim Leffler digit Foto Mostphotos, Annika Risberg

Rekommenderad läsning

Färgglada Piller

Kalmar signerar digitalt

19 feb 2021 digit

Kalmar kommun har gått över till digital signering för läkemedel inom äldreomsorgen. Det innebär bland annat en större säkerhet för de 3 700 insatserna som sker varje dag inom kommunen.

Böcker På Ett Bibliotek

Malmö först i Sverige

27 jan 2021 digit

Ett nytt och intelligent logistiksystem på biblioteken i Malmö stad ska göra det enklare för låntagarna och underlätta för personalen. Malmö är först i Sverige med det nya systemet och flera andra kommuner har redan visat intresse.

Ritad Gul Stjärna

Säffle bäst på Facebook

13 jan 2021 digit

Säffle är bäst i Sverige på att engagera sina medborgare på Facebook. En återkommande tonalitet, saklighet och att inte jaga gilla-markeringar är några av nycklarna till framgång.

En Svensk Hundrgin Med Greta Garbo

RPA-vinst för Skellefteå

30 nov 2020 digit

Skellefteås RPA har under tre år sparat in tre heltidstjänster. Nu tittar flera andra verksamheter i kommunen på en liknande lösning.

Tre Färgglada Kugghjul

2025 gör maskiner jobbet

23 okt 2020 digit

År 2025 kommer maskiner att utgöra mer än hälften av världens arbetskraft. Det spår World Economic Forum.

Tecknade Röda Äpplen Mot Vit Bakgrund

Chans till Guldäpple

25 sep 2020 it i skolan

Bäst i Sverige på att använda digitala medel i sin undervisning. Det är kriteriet bakom de tre nomineringarna till Guldäpplet 2020.

Kirurg Sätter På Sig Kirurgmask
voister trend 2020

Ett flexiblare Blekinge

26 aug 2020 digit

Samtidigt som pandemin ökade digitaliseringstempot i Region Blekinge blottade den också områden som behöver förbättras. Det menar Tommy Brånhede, innovationsstrateg, och en av deltagarna i årets Voister Trend. Hela rapporten finns att ladda ned i artikeln.

Malmö Civic Lab

Labbet gör Malmö smart

24 aug 2020 digit

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Sommar Boda Sand

Bada coronafritt

24 jun 2020 digit

Flera kommuner inför mobilövervakning för att motverka fulla badstränder. En app i mobilen varnar om stranden är halvfull eller full, vilket gör att den badsugne kan välja att åka någon annanstans.