Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Ny RPA-tid i Karlshamn

Ett ärende som tidigare tog två veckor kan nu hanteras på en dag. Det är resultatet när Karlshamns kommun anlitade en RPA för att sköta två uppgifter på löneenheten. Digitala e-tjänster har varit en viktig förutsättning och nu tittar lönechef Annika Risberg på ytterligare processer att automatisera.

Text Tim Leffler Foto Mostphotos, Annika Risberg 18 november 2020 digit

Karl Oskar Och Kristina Monument I Karlshamn

Utvandrarna Karl Oskar och Kristina från Vilhelm Mobergs romanserie, står som staty i Karlshamn.

– Bara med de två processer som vår RPA sköter idag, frigör vi upp till sex timmar i veckan och istället kan våra medarbetare arbeta med mer värdeskapande arbetsuppgifter. Att just vi på löneenheten fick vara först ut med att testa en RPA-lösning på kommunen vittnar om vårt intresse för utveckling, säger Annika Risberg, lönechef på Karlshamns kommun.

Sven fixar arbetsgivarintyget

En RPA brukar lite skämtsamt ofta behandlas som en ny kollega, och så är också fallet i Karlshamn där den fått namnet Sven. I dagsläget sköter Karlshamns kommuns RPA två processer, nämligen arbetsgivarintyg och processen med uppdragstagare med arvodesavlöning.

Arbetsgivarintyget är helt enkelt ett intyg på ens anställning, som en tidigare medarbetare eller nuvarande medarbetare kan begära ut. Nu sköts det genom att den som efterfrågar knappar in sina uppgifter i en e-tjänst. Därefter sätter roboten igång och hämtar in antal timmar, lön och andra uppgifter som finns i arbetsgivarintyget, och underrättar en av de elva personer på Karlshamns kommuns löneenhet.

– Tidigare kunde ett sådant ärende ligga i två veckor om vi hade mycket att göra. Nu tar det gjort på en dag, säger Annika Risberg.

Jag blir bokstavligt talat uppvaktad av utvecklingsidéer.

Processen uppdragstagare innebär att Sven hämtar uppgifter i e-tjänsten där det framgår vilka ersättningar som ska utbetalas och registrerar därefter uppgifterna i kommunens personal- och lönesystem. Det kan handla om att lägga upp anställningar eller betala ut reseersättningar och arvode.

Först e-tjänster

Parallellt med att löneenheten fick möjligheten att påbörja en RPA-resa för drygt ett år sedan, erbjöds Annika Risberg och hennes kollegor att delta i en utbildningsdag om e-tjänster. Efter det blev det tydligt att för att RPA:n skulle kunna göra sitt arbete ordentligt, fanns det en del processer som först behövde digitaliseras.

– Jag vill understryka att vi inte hade kunnat få vår RPA på plats lika smidigt om det inte vore för att vi innan det byggde upp e-tjänster som vi tidigare bara hade på pappersblanketter. Det var det arbetet som lade grunden, säger Annika Risberg.

Risberg Proffe

Annika Risberg, lönechef på Karlshamns kommun.

Fantastiskt roligt

Efter att dessa processer nu är på plats och snart arbetar för fullt, är ett naturligt steg för Annika Risberg att titta på ytterligare processer att automatisera som utgör en onödigt tidskrävande arbetsbörda för verksamheten.

Överhuvudtaget handlar det nu om att ta små steg och att inse nyttan och värden i varje förändring. En bidragande orsak till att arbetet hittills har varit så lyckat är enligt Annika Risberg de intresserade och entusiastiska kollegorna.

– Jag har en avdelning där jag bokstavligt talad blir uppvaktad av utvecklingsidéer, för de har insett hur roligt det är. Ju mer du förändras och utvecklas, desto mer vill du fortsätta med det. Det är fantastiskt roligt.

Rekommenderad läsning

halmsad central.jpg

Mycket mer än RPA

21 jan 2020 digit

Oavsett om det handlar om e-tjänster, digitala signaturer eller RPA kan Halmstads kommun nya enhet för digital utveckling lösa det. Målet är att kommunens verksamheter ska kunna arbeta mer digitalt.

vännäs stationshus.jpg

Kommunens nya kultur

11 nov 2019 digit

Genom e-tjänstesamarbete med andra kommuner och en arbetsgrupp som arbetar för smarta förbättringar ska Vännäs kommun möta sina medborgare på ett nytt sätt. För att förenkla för alla bör leverantörer erbjuda flexiblare lösningar. 

kupolen.jpg (2)

RPA skapar tid

30 sep 2019 digit

Borlänges RPA beräknas spara två arbetsdagar i månaden. Nu visar flera andra verksamheter intresse för en liknande lösning. 

folk kastar pappersflygplan mot blå himmel.jpg
video

Söderhamns smarta strategi

4 jun 2019 digit

En kommun med höga ambitioner och behov av automatisering och andra lösningar kan känna sig ganska ensam. Genom samarbetet med de fem andra hälsingekommunerna kan Söderhamn säkra både det papperslösa kontoret och hög kompetens inom digitalisering.

en glad foxterrier.jpg
video

Tintin knegar i Östersund

3 sep 2019 digit

Östersund vill bli en av de framstående digitaliserade kommunerna i Sverige. För att nå dit krävs det att man kompetensutvecklar och får samtliga medarbetare att förstå nyttan med de nya verktygen. Och att nya RPA-kollegan Tintin kan dra sitt strå till stacken.

personer står redo att starta ett sprintlopp med händerna i marken.jpg
video

Startskottet i Marks kommun

24 sep 2019 digit

Drönare, RPA och e-tjänster. Det är några av förslagen som verksamheterna i Marks kommun har på önskelistan.

unikom-hoor.jpg
video

Tre it-musketörer

25 jul 2019 digit

Istället för tre it-avdelningar driver det samägda bolaget Unikom it-utvecklingen i Hörby, Höör och Östra Göinge. Idag är fokus på hur RPA och IoT kan skapa medborgarnytta i de tre skånska kommunerna. 

bostader-i-landskrona.jpg
video

Vinsten med RPA

16 okt 2019 digit

Under 18 månader arbetade socialtjänsten i Landskrona som om en RPA redan var på plats. Resultatet blev mer tid för samtal och att 100 färre hushåll har försörjningsstöd. Nu är mjukvaruroboten igång och kommunen ser flera möjligheter.

tant står mot lila bakgrund och ser glad ut.jpg
video

Digitalt vårdhem från start

18 mar 2020 digit

Östra Göinge kommun bygger för framtiden. Bland annat i form av ett vårdhem förberett för digitala tjänster, som kommer att underlätta både för boende och för medarbetarna.