Ny RPA-tid i Karlshamn

– Bara med de två processer som vår RPA sköter idag, frigör vi upp till sex timmar i veckan och istället kan våra medarbetare arbeta med mer värdeskapande arbetsuppgifter. Att just vi på löneenheten fick vara först ut med att testa en RPA-lösning på kommunen vittnar om vårt intresse för utveckling, säger Annika Risberg, lönechef på Karlshamns kommun.

Sven fixar arbetsgivarintyget

En RPA brukar lite skämtsamt ofta behandlas som en ny kollega, och så är också fallet i Karlshamn där den fått namnet Sven. I dagsläget sköter Karlshamns kommuns RPA två processer, nämligen arbetsgivarintyg och processen med uppdragstagare med arvodesavlöning.

Arbetsgivarintyget är helt enkelt ett intyg på ens anställning, som en tidigare medarbetare eller nuvarande medarbetare kan begära ut. Nu sköts det genom att den som efterfrågar knappar in sina uppgifter i en e-tjänst. Därefter sätter roboten igång och hämtar in antal timmar, lön och andra uppgifter som finns i arbetsgivarintyget, och underrättar en av de elva personer på Karlshamns kommuns löneenhet.

– Tidigare kunde ett sådant ärende ligga i två veckor om vi hade mycket att göra. Nu tar det gjort på en dag, säger Annika Risberg.

Processen uppdragstagare innebär att Sven hämtar uppgifter i e-tjänsten där det framgår vilka ersättningar som ska utbetalas och registrerar därefter uppgifterna i kommunens personal- och lönesystem. Det kan handla om att lägga upp anställningar eller betala ut reseersättningar och arvode.

Först e-tjänster

Parallellt med att löneenheten fick möjligheten att påbörja en RPA-resa för drygt ett år sedan, erbjöds Annika Risberg och hennes kollegor att delta i en utbildningsdag om e-tjänster. Efter det blev det tydligt att för att RPA:n skulle kunna göra sitt arbete ordentligt, fanns det en del processer som först behövde digitaliseras.

– Jag vill understryka att vi inte hade kunnat få vår RPA på plats lika smidigt om det inte vore för att vi innan det byggde upp e-tjänster som vi tidigare bara hade på pappersblanketter. Det var det arbetet som lade grunden, säger Annika Risberg.

Fantastiskt roligt

Efter att dessa processer nu är på plats och snart arbetar för fullt, är ett naturligt steg för Annika Risberg att titta på ytterligare processer att automatisera som utgör en onödigt tidskrävande arbetsbörda för verksamheten.

Överhuvudtaget handlar det nu om att ta små steg och att inse nyttan och värden i varje förändring. En bidragande orsak till att arbetet hittills har varit så lyckat är enligt Annika Risberg de intresserade och entusiastiska kollegorna.

– Jag har en avdelning där jag bokstavligt talad blir uppvaktad av utvecklingsidéer, för de har insett hur roligt det är. Ju mer du förändras och utvecklas, desto mer vill du fortsätta med det. Det är fantastiskt roligt.