Bäst på resfria möten

– Vår rapport visar att 58 procent av svenskarna anser att resfria möten under coronapandemin har funkat bättre än förväntat, bara 4 procent tycker att det varit sämre. Och då är det ändå en omställning som samhället har tvingats till. Därför ser vi en enorm potential i att kunna skapa en positiv omställning på sikt i landet, säger Anders Johansson, chef för offentlig sektor på Cisco.

Cisco har lanserat rapporten Resfria möten – varför och hur Sverige blir bäst i världen. För att ta fram den har Cisco intervjuat 1 000 chefer i Norden om deras digitala mötesvanor. I rapporten menar bolaget att om vi ökar andelen resfria möten med 15 till 30 procent skulle det innebära vinster på 20 till 40 miljarder kronor per år genom lägre kostnader för resor och frigjord produktiv arbetstid. Det skulle också leda till att Sverige minskar sitt koldioxidutsläpp med upp till 550 000 ton, vilket motsvarar 200 000 resor tur och retur till Thailand.

– Digitala möten kan alltså innebära både en ökad effektivitet och insparad tid och pengar. Faktum är att vi är bäst på digitalisering i många index, men inte när det gäller digitala möten, utan istället ligger vi efter våra nordiska grannar, säger Anders Johansson, chef för offentlig sektor på Cisco.

I rapporten placerar sig Finland först i många frågor som berör resfria möten. Bland annat investerar våra grannar i öst dubbelt så mycket som Sverige på digital mötesteknik. Sverige är i sin tur ett av de länder i världen som har högst utgifter för tjänsteresor, 22 000 kronor per person och år. Av de nordiska länderna spenderar bara Danmark mer pengar på resor.

DIGG och digitaliseringsministern närvarade

I samband med rapportlanseringen bjöd Cisco även in till panelsamtal med deltagare från både näringsliv och politik. En av de deltagande var energi- och digitaliseringsminister Anders Ygeman, som tror på en mer digitalt bevandrad befolkning efter pandemin.

– Jag tror att en stor del av vår mötesplanering går på slentrian, man har en årlig konferens eller andra sorters återkommande möten. Här måste vi tänka om på ett mer digitalt sätt. Jag tycker att större organisationer behöver sätta effektiviseringskrav på sin resebudget. Här kan vi från regeringskansliet säkert vara tydligare. 

I rapporten står även att endast 28 procent av arbetsgivare har en policy för resor och distansmöten. Det överraskade paneldeltagaren Anna Eriksson, generaldirektör för DIGG.

– När vi grundades 2018 satte vi direkt upp en policy att möten först och främst ska ske på distans. För bland annat offentlig sektor borde det vara obligatoriskt att ha någon sorts resepolicy, det finns ingen anledning att inte ha det.

Deltog gjorde även Sara Öhrvall, CDO på SEB, som tycker att vi måste komma ur fasta möten på vissa klockslag. Det kan mycket väl vara den pågående konversationen som blir den största innovationen kopplat till nya digitala verktyg. Hon menade även att möten borde kunna utvecklas med än mer teknik.

– Stanford har tagit fram ett verktyg med integrerad AI där man lägger in frågeställningar innan mötet. AI:n skrapar ihop forskning på ämnet, föreslår samtalsfrågor, lyssnar in konversationen och utvärderar argumenten under mötet. Är det någon som kanske för fram sin åsikt lite för intensivt? Och om någon som är lite tystare säger något vettigt så viktas det upp. Det blir som att ha en extra anställd som skapar en större jämlikhet.

Teknik för mer jämställdhet

Panelen fortsatte med ett jämställdhetsperspektiv. Män gör nästan dubbelt så mycket affärsresor som kvinnor. Här finns en skillnad vad gäller typiska yrkesroller och positioner men även om den aspekten tas bort reser männen mer. Här menar Anders Ygeman att digitala möten har potential att öka jämställdheten.

– Jag är även aktiv i föreningslivet och ser att många som tidigare inte kunde delta i möten på kvällstid nu kan göra det. När alla kan delta hemifrån har vi fått ett ökat deltagande, och det här går att koppla till affärsresandet. Kvinnor kan delvis ha avstått från resandet då de ofta har tagit ett större ansvar för familj och hem, men med digitala möten går det att delta och vara hemma.

Även i själva mötena kan jämställdheten komma att öka genom ny teknik, menar Sara Öhrvall.

– Det finns AI-verktyg som räknar ut hur mycket folk pratar i ett möte, då är snittet att männen talar 60 till 70 procent. Männen uppfattar dock oftast att kvinnorna pratar mer. Det skulle vara intressant om vi kunde använda tekniken för att komma tillrätta med det problemet, om vi nu orkar med sanningen kring vem som har pratat mest.

Panelsamtalet avrundades med några ord från Per Samuelsson, Sverigechef på Cisco. 

– Att vi är ett av de länder som reser absolut mest och investerar minst på mötesteknik är inte hållbart. Här behöver vi som land och organisationer hjälpas åt för att bli effektivare. Potentialen i tid, pengar och miljö är väldigt stor och Sverige har världens möjlighet att genom säker digitalisering bli bäst på resfria möten.