En extra dag med RPA

– När vi började titta på våra processer på ekonomiavdelningen såg vi den ena möjligheten efter den andra för automatisering. Det är så lätt gjort att fastna i gamla vanor och rutiner, och missa hur mycket som kan förändras och förbättras med relativt små medel, säger Björn Lindroth, CFO på hustillverkaren Fiskarhedenvillan med huvudkontor i Borlänge.

Björn Lindroths tidigare erfarenhet av RPA-projekt blev en katalysator när han började på företaget för ungefär nio månader sedan.

– Ofta behövs det bara lite hjälp att våga ta det första steget till förändring och det är mycket enklare när någon kan visa vägen. Det är en jättebra grupp på ekonomiavdelningen, så viljan har funnits hela tiden.

Snabba resultat

Sent i höstas genomförde de fem kollegorna på ekonomiavdelningen en workshop kring automation i samarbete med Atea. Den gav snabbt konkreta resultat och en plan för det fortsatta införandet.

– Vi gjorde ett flödesschema över våra processer och hittade flera delar där vi ville få bort manuellt arbete. Sedan gjorde vi en prioriteringslista efter hur mycket tid vi kunde spara på.

Idag är administrationen av kontraktshandlingar respektive uppläggning av kunduppgifter helt automatiserad. Inom några veckor gäller det också faktureringen. Företagets kunder gör sitt livs kanske största investering och det är viktigt att alla rutiner sitter som de ska.

– Bara arbetet med kontraktshandlingar omfattar sju olika moment, från ett tackbrev till att spara ett antal dokument i våra olika CRM-, ekonomi-, och administrativa system. Tidigare tog varje kontrakt 20-25 minuter, och under vissa delar av året är det väldigt många kontrakt att hantera.

Stora tidsvinster

Björn Lindroth ser redan stora tidsvinster med ekonomiavdelningens automation.

– Vi sparar i snitt en arbetsdag per vecka. Slå ihop det över ett år och det blir mycket tid som vi kan lägga på mer kvalitativt arbete. Vi har ett motto på vår avdelning som säger ”lite bättre varje dag” och mitt mål är att ekonomiavdelningen ska bidra till det genom att frigöra tid och kunna lägger mer fokus på analysera och blicka framåt.

Det är inte enbart ekonomiavdelningen som utvecklas med RPA på Fiskarhedenvillan.

– Det har fört med sig fler andra positiva effekter som omfattar övriga avdelningar. I samband med RPA-projekt dyker det alltid upp utmaningar, där lösningen är att styra upp och strukturera olika rutiner på ett tydligare sätt.

– Här gäller det att hela organisationen är med på banan. Alla avdelningar har varit väldigt förstående och anstränger sig för att allt ska fungera. Med vår satsning på automation går vi i täten för ett arbetssätt som hela företaget kan anamma över tid.

Vilket är ditt råd till andra organisationer som funderar på RPA?

– Det allra viktigaste är att få med hela företaget i utvecklingen. För de allra flesta idag handlar den digitala utvecklingen om att utvecklas eller avvecklas. Mitt råd är att våga försöka, och ta sig tid att inventera arbetsdagen. De utmaningar som uppstår under vägen är möjligheter att lära mer.