Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Så möter MSB kris

För MSB är kriser vardag, vilket ställer krav på effektiva digitala verktyg. Sedan flera år har MSB en tydlig strategi för mötesrum, både det fysiska rummet och det digitala. 

Text Fredrik Adolfsson Foto MSB, Voister 28 april 2020 digit

skafferi timpan.jpg

I inledningen av pandemin covid-19 hamstrade svenska hushåll allt ifrån toapapper till pasta. Inför en kris är det lätt att gripas av panik.

– Möjligheten att snabbt kunna sätta sig i ett rum, prata med kollegor runt om i landet och agera direkt är väldigt viktig, säger Anders Olsson, duty officer på MSB:s Karlstadkontor. 

– Det går lika bra att fatta beslut på distans, men det kan inte ske på någon myrornas krig-skärm där man inte kan se varandra i ögonen. Arbetssätt och teknisk kvalitet är ledord.

MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar på sex orter i Sverige och för att lyckas med uppdraget har myndigheten gjort en digital transformation som förenklar arbetet både i vardag och kris. 

– I några av våra mötesrum skapar vi en virtuell värld där vi ser och hör varandra i skala 1 till 1, så att det känns som att man sitter i samma rum. Skärmväggen är i 9 gånger HD-upplösning och ljudet är lika bra. I rummet fortsätter vårt konferensbord ända in i skärmen, så känslan att någon är långt borta försvinner. Upplevelsen av närvaro är otroligt viktig för oss när vi ska mötas.

msb-mötesrum.jpg

Ett av MSB:s mötesrum.

– Vi har satsat på enkel teknik, så vem som helst kan sätta upp ett möte. Det är bara att gå till panelen, klicka på Stockholm om det är dit du ska ringa och sedan koppla upp.

Dag eller natt

För att lyckas med den digitala transformationen på Karlstad-kontoret sammanställde MSB ett antal scenarion, där Anders Olsson och hans arbetsgrupp tog reda på vilken uppgift som ska lösas, hur många rum som behövs, vilka storlekar de ska ha och vilken teknik som ska finnas i rummen.

Under verksamhetsanalysen kom det bland annat fram att personalen inte vill sitta i mörker, vilket ledde till att myndigheten investerade i LCD-teknik och inte projektorteknik, som oftast kräver mörklagda rum.

Tidigare har det också varit vanligt att de byggde rum enbart ämnade för kristillfällen, något som MSB numera har lämnat.

–  För oss är kris vardag och att då gå in i en ny miljö med ny teknik under någon extrem situation, till exempel terrordådet på Drottninggatan, gör dig bara mer stressad. På så vis minskar vi startsträckan att hantera en kris. Dessutom planerar och övar vi olika typer av händelser och scenarion, för att vara så förberedda som möjligt när krisen kommer.

– En annan aspekt är också att lokalerna och tekniken används i vardagen, vilket gör att man får ned lokal- och teknikkostnader, som annars var budgeterad för rum som knappt användes.

anders-olsson-msb proffe.jpg

Anders Olsson, MSB.

Slutlaggat 

Det har också varit viktigt att få till redundans. När en lina eller system går ner så går inte hela verksamheten ner.

Skärmarna som MSB använder är interaktiva och de anställda kan visa, dela, skriva, rita, spara och skicka dokument.

– Det du gör på tavlan skickar du enkelt till alla som har deltagit under mötet, så  alla har tillgång till samma information. Vi ser också en stor teknikutveckling jämfört med liknande skärmar som tidigare laggade, men nu är responstiden kort och de passar vårt arbetssätt.

– Sist men inte minst handlar mycket om att göra rätt från början. Investera utifrån det behov du har. Det gjorde vi och har nu utvecklat vårt arbete som passar både till vardags och vid kris.

Rekommenderad läsning

Sverigekarta Färgad I Svenska Flaggan

Sveriges 5G-vinnare

20 jan 2021 digit

Auktionerna för de olika GHz-banden i 5G-näten är nu avslutad och det blir fyra aktörer som delar på det tilldelade utrymmet. Men fortfarande är Huaweis roll i utvecklingen av det svenska 5G-nätet oklar.

Anders Ygeman

Oklart molnbesked

19 jan 2021 digit

It-driftsutredningen vill se en ändring i Offentlighets- och sekretesslagen för att underlätta outsourcing och användande av molntjänster. Men ansvaret ska fortsatt ligga på myndigheterna själva. Det står klart efter att ett delbetänkande nu lämnats in till digitaliseringsminister Anders Ygeman.

3D Bild På Person Som Tar Täten Av En Klunga Människor

Kommuner ikapp 2035

14 jan 2021 digit

Behovet av digital kompetens har fördubblats de senaste 15 åren inom offentlig sektor. Först 2035 spås myndigheter, regioner och kommuner att vara ikapp den privata sektorn.

Dator 960640

Pc toppar

12 jan 2021 digit

Försäljningen av datorer ökar med 13 procent, vilket är den kraftigaste ökningen sedan 2010. Coronapandemin tros ha en stor påverkan på utvecklingen.
Munskydd Ansiktsigenkänning

Igenkänning som funkar

11 jan 2021 digit

Munskydd har blivit mer regel än undantag och i takt med att allt fler skyddar sig, så har det uppstått utmaningar för ansiktsigenkänning. Men nu finns det en coronanpassad AI som kan känna igen ansikten, även när munnen och näsan är täckta.

Mun 960640

Nyorden 2020

8 jan 2021 digit

Cli-fi, zoombombning och kanskeman är några av de nya orden som vi fick bekanta oss med under 2020. Men har du koll på vad en lesserwisser och zombiebrand är?

Brev Postnord

Helst digital post

21 dec 2020 digit

Två av tre kommuner, närmare bestämt 188 stycken, skickar endast fysiska brev. Det trots att majoriteten av svenskarna helst vill få sina brev digitalt.

Teams Breakouts

Breakouts i Teams

14 dec 2020 digit

Teams släpper nu funktionen Breakout rooms helt öppet, vilket låter mötesorganisatörer dela upp möten i mindre grupper och på så sätt underlätta diskussioner och brainstorming-sessioner.

Kaffe Videomöte

Videomöte med doft

7 dec 2020 digit

Framöver ska mötesdeltagare i Zoom kunna känna lukten av kaffe och skaka händer med varandra. Via AI och VR ska ett virtuellt möte bli alltmer likt ett fysiskt.