Så möter MSB kris

– Möjligheten att snabbt kunna sätta sig i ett rum, prata med kollegor runt om i landet och agera direkt är väldigt viktig, säger Anders Olsson, duty officer på MSB:s Karlstadkontor. 

– Det går lika bra att fatta beslut på distans, men det kan inte ske på någon myrornas krig-skärm där man inte kan se varandra i ögonen. Arbetssätt och teknisk kvalitet är ledord.

MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar på sex orter i Sverige och för att lyckas med uppdraget har myndigheten gjort en digital transformation som förenklar arbetet både i vardag och kris. 

– I några av våra mötesrum skapar vi en virtuell värld där vi ser och hör varandra i skala 1 till 1, så att det känns som att man sitter i samma rum. Skärmväggen är i 9 gånger HD-upplösning och ljudet är lika bra. I rummet fortsätter vårt konferensbord ända in i skärmen, så känslan att någon är långt borta försvinner. Upplevelsen av närvaro är otroligt viktig för oss när vi ska mötas.

– Vi har satsat på enkel teknik, så vem som helst kan sätta upp ett möte. Det är bara att gå till panelen, klicka på Stockholm om det är dit du ska ringa och sedan koppla upp.

Dag eller natt

För att lyckas med den digitala transformationen på Karlstad-kontoret sammanställde MSB ett antal scenarion, där Anders Olsson och hans arbetsgrupp tog reda på vilken uppgift som ska lösas, hur många rum som behövs, vilka storlekar de ska ha och vilken teknik som ska finnas i rummen.

Under verksamhetsanalysen kom det bland annat fram att personalen inte vill sitta i mörker, vilket ledde till att myndigheten investerade i LCD-teknik och inte projektorteknik, som oftast kräver mörklagda rum.

Tidigare har det också varit vanligt att de byggde rum enbart ämnade för kristillfällen, något som MSB numera har lämnat.

–  För oss är kris vardag och att då gå in i en ny miljö med ny teknik under någon extrem situation, till exempel terrordådet på Drottninggatan, gör dig bara mer stressad. På så vis minskar vi startsträckan att hantera en kris. Dessutom planerar och övar vi olika typer av händelser och scenarion, för att vara så förberedda som möjligt när krisen kommer.

– En annan aspekt är också att lokalerna och tekniken används i vardagen, vilket gör att man får ned lokal- och teknikkostnader, som annars var budgeterad för rum som knappt användes.

Slutlaggat 

Det har också varit viktigt att få till redundans. När en lina eller system går ner så går inte hela verksamheten ner.

Skärmarna som MSB använder är interaktiva och de anställda kan visa, dela, skriva, rita, spara och skicka dokument.

– Det du gör på tavlan skickar du enkelt till alla som har deltagit under mötet, så  alla har tillgång till samma information. Vi ser också en stor teknikutveckling jämfört med liknande skärmar som tidigare laggade, men nu är responstiden kort och de passar vårt arbetssätt.

– Sist men inte minst handlar mycket om att göra rätt från början. Investera utifrån det behov du har. Det gjorde vi och har nu utvecklat vårt arbete som passar både till vardags och vid kris.