Ronney jobbar jämt

– Vår RPA Ronney plockar upp ansökningarna på natten, utför preliminära beräkningar och påbörjar utredningar. När jag kommer till jobbet på morgonen har jag allt underlag för ansökningarna som inkom dagen innan och kan utgå ifrån Ronneys beräkningar. Sedan utför jag, eller en kollega, det juridiska beslutsfattandet, säger Åsa Karlsson, socialsekreterare på socialförvaltningen i Ronneby kommun.

Tankarna att införa RPA i socialförvaltningen drog igång när Ronneby i februari 2019 införde e-tjänsten digital ansökan för ekonomiskt bistånd. På bara några månader lyckades Ronneby förändra användarbeteendet och nu kommer 70 procent av alla ansökningar digitalt. Dessa 70 procent arbetar Ronney med, samtidigt som han är involverad i vilande ansökningar och utbetalningar, oavsett om dessa kommer in digitalt eller ej. 

– Om vi gör bedömningen att vi behöver ytterligare information, så ber vi den biståndssökande om det och placerar ärendet i vilande-kategorin. När det fylls i skickar Ronney tillbaka informationen till oss, vilket sparar mycket tid. Tidigare började vi alla dagar med att manuellt söka igenom vilande-kategorin. Sedan lägger Ronney även in samtliga ansökandes utbetalningar efter handläggarens beslut. Själva utbetalningen görs sedan av administrationen efter godkännande av enhetschef.

Alla med på tåget 

Sedan e-tjänsten infördes arbetar de 14 handläggarna i kommunen på ett nytt sätt. Tidigare delade alla handläggarna på alla arbetsuppgifter. Nu har de delat upp sig i två grupper där den ena gruppen handlägger ansökningar och den andra fokuserar på att träffa personerna som söker bistånd, vilket ska kunna hjälpa dem att snabbare hitta egen försörjning.

– RPA:n frigör resurser för ett ännu större fokus på personliga möten med de sökande, vilket innebär att rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter, säger Emma Hessbo, digitaliseringsstrateg i Ronneby kommun.

– Här har det varit viktigt att få med alla på tåget. Ny teknik kan vara skrämmande och anställda kan ibland vara rädda om sina arbetsuppgifter, men här har hela arbetsgruppen varit involverad i förändringarna och därmed ställt sig positiva till automatiseringen. 

Läglig lansering

Ronney har varit i bruk sedan mitten av februari och de har redan märkt en positiv effekt med bland annat snabbare och mer enhetliga beslut på ansökningar. Dessutom har coronaviruset inneburit en hel del mer vård av barn och högre sjukfrånvaro för medarbetarna, men Ronney jobbar konstant. 

– Vi har en aning lägre personalstyrka i dagsläget och hushållen som ansöker om ekonomisk bistånd ökar, så timingen för vår lansering kunde inte ha varit bättre. Visst var det några komplikationer i början och vi fick starta om systemet någon gång, men nu flyter det på bra, säger Emma Hessbo.

Vad är nästa steg?

– Vi är glada över att vara först i länet med att använda RPA för ekonomiskt bistånd, men vi är långtifrån klara. Vi planerar att Ronney även ska ta hand om våra nyansökningar, inte bara de återkommande. Det ska vi snart ha på plats.

– Sedan spanar vi in möjligheterna att automatisera andra processer och aktiviteter som är regelbundna och tidskrävande. Vi har även märkt att andra i kommunen är nyfikna på det vi åstadkommit och vilka möjligheter som finns för dem, avslutar Emma Hessbo.