Smarta möten på myndigheter

– Jag gjorde en undersökning för flera år sedan och konstaterade att vi skulle kunna strunta i övrigt internt miljöarbetet om vi fokuserade på att minska resorna, eftersom det överskuggade allt annat. Potentialen fanns där och det ledde till att vi föreslog att Näringsdepartementet skulle ge Trafikverket i uppdrag att leda ett liknande projektarbete, säger Bengt Littorin, handläggare resfria möten på Naturvårdsverket.

– Trafikverket hade då också kommit en bit och strukturerat sitt arbete för resfria möten och när projektet för resfria möten drog igång gick 13 myndigheter med. Det visade sig att vi sparade väldigt mycket klimatgaser och det var väldigt lyckosamt. Efter det har fler myndigheter anslutit sig och jag tror att vi är över 60 myndigheter idag som redovisar sitt arbete för minskat resande i sin årliga miljöredovisning.

Vilka utmaningar har ni haft?

– För tio år sedan var de flesta inte vana av att ha den här typen av möten. När man börjar med ny teknik finns det ofta en oro och det har förstås också varit en del tekniska problem, men med tiden har både tekniken och användarna blivit bättre. Idag skulle jag säga att många svenska myndigheter är duktiga på videomöten. Det märker vi inte minst när vi har kontakt med internationella organisationer och myndigheter. Om det uppstår problem med att koppla upp sig är det oftare bland de internationella myndigheterna.

Är det svårt att backa nu när ni väl har börjat?

– Ja, det går ju inte. Verksamheterna bygger ju nu på att videomöten finns. Det som händer är ju att samarbetet blir effektivare och den effektiviteten skapar ju i sin tur utrymmen för fler samarbeten med parter som ofta finns långt borta. Det gör att du blir beroende av att kunna ha videomöten.

Vad innebär jämlika möten?

– Om man bokar ett möte ska inbjudan vara för alla och på lika villkor och det är ditt ansvar att planera på ett sådant sätt att alla kan inkluderas. Det fungerar inte att säga att vi ska göra en övning och ni som är med på länk kan titta på, utan du måste se till att alla kan vara med och kanske jobba med en digital whiteboard, eller liknande. Det finns massor av sätt att göra det på, bara man tänker till. 

Vad händer nu?

– Regeringsuppdraget är slut, men projektet Resfria möten i myndigheter fortsätter. Utmaningarna idag är de internationella mötena och att införa resfria möten inom EU vore en dröm. Tänk om Sverige kunde ta lead och se till att få igång videomöten på allvar inom EU och därmed minska resandet. Unga FN har till exempel gjort en skrivelse som handlar om att vi måste ändra vårt arbetssätt, bland annat genom att minska resandet. Det finns en potential och det är jättespännande.