Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Växjö växer med Teams

Växjö kommunen har utbildat drygt 4 000 medarbetare i hur de kan arbeta smartare med hjälp av molnet och Office 365. Redan nu är verktygen Flow och Forms centrala för att förenkla jobbet och med Teams samlas många rutiner på ett ställe.

Text Elisabeth Nore Foto Fredrik Kron, Adobestock 18 juli 2019 digit

– Vi arbetar mycket för att hålla ihop it och med verksamhetsutveckling. Det har dessutom format hur vi organiserar oss och vilka frågor vi fokuserar på framöver, säger Pontus Berglund, digitaliseringschef i Växjö kommun.

Hur är ni organiserade?

– Sedan i våras är vi organiserade i två delar. Vi har dels en it-enhet som fungerar som en traditionell leveransorganisation, dels en digitaliseringsenhet, som jag leder och där även våra verksamhetsutvecklare ingår. Det är en tydlig signal om att digitalisering är en fråga om verksamhetsutveckling.

Vad är aktuellt just nu för dig?

– Vi arbetar med ganska mycket frågor. Vi stöttar våra verksamheter med de strategiska bitarna, vilket är otroligt viktigt för förändringsarbetet. Att kunna förankra hos medarbetare var vi är på väg är en annan viktig del, och att vi har en gemensam riktning och gemensamma prioriteringsgrunder, så att vi fokuserar på rätt saker.

– Sedan har vi naturligtvis massor av initiativ på gång där vi försöker stötta dem som vi bedömer har bäst potential att lyckas. Mycket handlar om att använda det vi redan har. Det är otroligt centralt. Vi har bland annat gjort en förflyttning till Office 365.

– Vi klassrumsutbildade över 4 000 medarbetare, vilket gav oss en grund att stå på för att verkligen använda de verktyg vi har. Vi ser nu att när vi lägger in en liten växel och medarbetarna är utbildade med verktygen framför sig, kan man börja arbeta med koncept som vardagsdigitalisering. Där använder vi kraften i de verktygen vi har till att bygga smarta lösningar.

Har du något exempel på vardagsdigitalisering?

– Ja, till exempel kommunhälsan. Tidigare har det varit mycket mejl och telefonsamtal och det har varit svårt att få en uppföljning på de ärenden som kommer in. Nu använder vi styrkan i Forms, Sharepoint och Flow och bygger enkla applikationer där användarna möter ett formulär, som därefter taggas och byggs på med information som användarna inte behöver ange själva. Sedan landar det in i en struktur där chefen får en översikt och handläggarna kan följa sitt ärende. Det blir helt enkelt mycket lättare att arbeta.

Det låter smart. Hur har ni arbetat med utbildning?

– Den stora utbildningsinsatsen som vi har gjort har varit oerhört viktig för oss. Sedan måste man ha medarbetare som går lite före och har lite mer kompetens och där har vi nyttjat vår it-enhet. Vi har ett antal personer som arbetar som lösningsarkitekter och specialister. De har en kompetens och en förmåga att identifiera de lågt hängande frukterna och bygga smarta och enkla lösningar.

– Det är en fantastiskt häftig resa, bara att se hur man tar fram lösningarna. Det gör man inte genom att ta fram en lång kravspecifikation som man diskuterar, utan man sätter sig ner tillsammans och bygger en prototyp under ett mötets gång, gemensamt på en skärm. Det är naturligtvis en helt annan sak än att man ska försöka beskriva något som inte finns.

Vad tycker du bäst om i Office 365?

– Det är nog samma sak som alla andra tycker om just nu, det vill säga Teams. Där finns en enorm potential att öka produktiviteten, och förenkla samarbetet och dela information. Det är fantastiskt när man ser en del verksamheter som har börjat använda det och tagit en hel del kliv.

Vad handlar det om?

– Att man knyter in många informationskällor på en och samma gång. Jag satt med omsorgsförvaltningen häromdagen exempelvis, och såg hur de arbetade med sin utvecklingsenhet. Där har man utvecklat Teamsytan till att inkludera allt från anteckningar till hur man följer upp ärenden och väldigt mycket saker som är samlade på samma ställe nu. Man slipper helt enkelt att leta på flera olika ställen.

Rekommenderad läsning

kollgegacoach 960640.jpg
video

Gävle satsar på kollegacoacher

25 sep 2017 digit

Gävle kommun jobbar framgångsrikt med kollegacoacher i skolan och skulle gärna se att det sprider sig även till andra områden inom kommunen.

ostersund-pa-hosten.jpg

Vård i molnet med O365

17 okt 2018 digit

När Sveriges till ytan tredje största län flyttar till molnet är det mycket som står på spel. Men tack vare snabba beslutsvägar och förståelse för verksamhetens utmaningar har mycket hänt på kort tid i Region Jämtland Härjedalen.

balonger svävar ut från en öppen dörr.jpg
video
Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

Därför väljer Skövde Teams

11 okt 2019 digit

När verksamheterna i kommunen ville ha ett mobilt arbetssätt föll valet på Teams. Resultatet är färre mejl och ett snabbare och enklare samarbete. 

tre missiler med himmel som bakgrund.jpg
video

Hotet gav kommunen O365

16 sep 2019 digit

Krypteringsattacker och mejlfiske fick Landskrona kommun att satsa på Office 365. Samtidigt som it-avdelningen fick ett bättre verktyg att hantera säkerhetsutmaningarna har verksamheterna en plattform för kommunikation.

hamn-deltaterminal.jpg

App i hamn

2 okt 2019 digit

Med en ny app för tidrapportering sparar Delta Terminal tre arbetsdagar i administrativt arbete varje månad. Appen är utvecklad via Powerapps och helt anpassad för bolagets verksamhet. 

skyltdocka.jpg

MS stoppar lösen

4 sep 2019 säkerhet

Byte av lösenord ökar inte säkerheten. Istället rekommenderar Microsoft den så kallade Fido-standarden, tvåfaktorsautentisering och att förbjuda alltför enkla lösenord.

adobescan-kille.jpg
video
ett samarbete mellan adobe och voister

Smidig e-signatur för alla

16 aug 2019 digit

Adobe och Microsoft går mot en framtid med 100 procent digitala flöden. E-signaturplattformen Adobe Sign har färdiga integrationer i alla Office 365-program som rör dokumenthantering och ger möjligheter att skapa, samarbeta, spåra och skicka dokument för signatur eller godkännande i samma system oavsett enhet. 

piteå.jpg

Piteås AI-expert

17 sep 2019 digit

Piteå kommun har en AI-expert som kommunalråd. Nu vill Anders Lundkvist öka förståelsen för vad teknikutvecklingen kan innebära samt bidra med, och det gäller allt mellan Cambridge Analytica, The Big Nine och framtidens vård. 

unikom-hoor.jpg
video

Tre it-musketörer

25 jul 2019 digit

Istället för tre it-avdelningar driver det samägda bolaget Unikom it-utvecklingen i Hörby, Höör och Östra Göinge. Idag är fokus på hur RPA och IoT kan skapa medborgarnytta i de tre skånska kommunerna.