Växjö växer med Teams

– Vi arbetar mycket för att hålla ihop it och med verksamhetsutveckling. Det har dessutom format hur vi organiserar oss och vilka frågor vi fokuserar på framöver, säger Pontus Berglund, digitaliseringschef i Växjö kommun.

Hur är ni organiserade?

– Sedan i våras är vi organiserade i två delar. Vi har dels en it-enhet som fungerar som en traditionell leveransorganisation, dels en digitaliseringsenhet, som jag leder och där även våra verksamhetsutvecklare ingår. Det är en tydlig signal om att digitalisering är en fråga om verksamhetsutveckling.

Vad är aktuellt just nu för dig?

– Vi arbetar med ganska mycket frågor. Vi stöttar våra verksamheter med de strategiska bitarna, vilket är otroligt viktigt för förändringsarbetet. Att kunna förankra hos medarbetare var vi är på väg är en annan viktig del, och att vi har en gemensam riktning och gemensamma prioriteringsgrunder, så att vi fokuserar på rätt saker.

– Sedan har vi naturligtvis massor av initiativ på gång där vi försöker stötta dem som vi bedömer har bäst potential att lyckas. Mycket handlar om att använda det vi redan har. Det är otroligt centralt. Vi har bland annat gjort en förflyttning till Office 365.

– Vi klassrumsutbildade över 4 000 medarbetare, vilket gav oss en grund att stå på för att verkligen använda de verktyg vi har. Vi ser nu att när vi lägger in en liten växel och medarbetarna är utbildade med verktygen framför sig, kan man börja arbeta med koncept som vardagsdigitalisering. Där använder vi kraften i de verktygen vi har till att bygga smarta lösningar.

Har du något exempel på vardagsdigitalisering?

– Ja, till exempel kommunhälsan. Tidigare har det varit mycket mejl och telefonsamtal och det har varit svårt att få en uppföljning på de ärenden som kommer in. Nu använder vi styrkan i Forms, Sharepoint och Flow och bygger enkla applikationer där användarna möter ett formulär, som därefter taggas och byggs på med information som användarna inte behöver ange själva. Sedan landar det in i en struktur där chefen får en översikt och handläggarna kan följa sitt ärende. Det blir helt enkelt mycket lättare att arbeta.

Det låter smart. Hur har ni arbetat med utbildning?

– Den stora utbildningsinsatsen som vi har gjort har varit oerhört viktig för oss. Sedan måste man ha medarbetare som går lite före och har lite mer kompetens och där har vi nyttjat vår it-enhet. Vi har ett antal personer som arbetar som lösningsarkitekter och specialister. De har en kompetens och en förmåga att identifiera de lågt hängande frukterna och bygga smarta och enkla lösningar.

– Det är en fantastiskt häftig resa, bara att se hur man tar fram lösningarna. Det gör man inte genom att ta fram en lång kravspecifikation som man diskuterar, utan man sätter sig ner tillsammans och bygger en prototyp under ett mötets gång, gemensamt på en skärm. Det är naturligtvis en helt annan sak än att man ska försöka beskriva något som inte finns.

Vad tycker du bäst om i Office 365?

– Det är nog samma sak som alla andra tycker om just nu, det vill säga Teams. Där finns en enorm potential att öka produktiviteten, och förenkla samarbetet och dela information. Det är fantastiskt när man ser en del verksamheter som har börjat använda det och tagit en hel del kliv.

Vad handlar det om?

– Att man knyter in många informationskällor på en och samma gång. Jag satt med omsorgsförvaltningen häromdagen exempelvis, och såg hur de arbetade med sin utvecklingsenhet. Där har man utvecklat Teamsytan till att inkludera allt från anteckningar till hur man följer upp ärenden och väldigt mycket saker som är samlade på samma ställe nu. Man slipper helt enkelt att leta på flera olika ställen.