Ystads digitala vaccinationer
– I Ystad är vi mitt uppe i vad vi kallar yttre och inre processkartläggning. I den inre processkartläggningen har vi precis haft en proof of concept på vaccinationsmedgivande. Det är en viktig e-tjänst som ersätter att vi hanterar mycket uppgifter på papper, som dessutom riskerar att hanteras inkorrekt och som ibland kan ligga flera veckor på katedern hos läraren. Den processen var det framförallt sköterskorna som drev, säger Roger Nilsson, it-chef på Ystads kommun.
Hur gick ni från idé till handling?
– Vi började med en processkartläggning, och så startar vi alla förändringsprocesser. När vi väl satt med den kartläggningen var det ganska uppenbart vad vi kunde göra, och att vi kunde göra det säkrare och bättre. Vi har digitaliserat hela processen med dubbelsignering och tvingande fält för att verkligen få in korrekta uppgifter. I det analoga arbetet var det faktiskt så att barn vaccinerades med ofullständiga uppgifter, vilket förstås inte är bra.
Vi sparar upp till 300 timmar i arbetstid.
– Första rundan vi körde digitalt skickade vi till föräldrar 21.30 en fredagskväll och redan lördag morgon hade vi fått in 25 procent av medgivandena. En fantastisk respons, med andra ord.
– Sedan är det alltid 20 procent man får jaga, men det är betydligt lättare att göra det digitalt än med papper. Vi har gjort en efterkalkyl och sparar väldigt mycket tid och tid är pengar och alla är supernöjda. Denna digitaliserade del kommer därför att fungera som en referens i vårt kommande arbete.
Hur då?
– I det här arbete kan vi visa att vi sparar upp till 300 timmar i arbetstid på 1 800 vaccinationsmedgivande, utan att bli för exakt. När vi sen visar upp den här hemtagningen för andra verksamheter är det väldigt lätt att motivera att avsätta resurser och göra en liten investering för en liknande kartläggning.
Har ni någon som vi göra något liknande?
– Vi inventerar all verksamhet och nu börjar det att köa upp sig och det är många som vill vara med för att processkartlägga och det är det viktigaste. Nu närmast handlar det om grävtillstånd och nybyggnadskartor.
– En sak som man kanske inte tänker på är att alla kommuner fonder av olika slag som man kan söka att få bidrag ifrån, och de ansökningarna hanteras av chefer, och det görs manuellt. Där går vi live med en digital lösning nu och det har varit väldigt enkelt att skapa utan att föra många kronor har investerats utöver engångskostnaden för den plattformen som det sker på, och i utbyte får vi ut många timmar i besparad tid.
Läs mer om ämnet: