H&M:s väg till molnet

– När jag började på H&M för tre år sedan tänkte jag att det var en liten uppgradering vi skulle göra och hur svårt kan det vara. Det visade sig att det fanns en del utmaningar längs med vägen, säger Robert Lingemark, it-serviceansvarig på H&M, under Microsoft Ignite Tour i Stockholm.

It driver

När H&M startade sin migrering till Office 365 var en av de viktigaste anledningarna att komma bort ifrån skugg-it, det vill säga lösningar och verktyg som inte bolagets officiella it-avdelning stödjer och som ofta inte går att kombinera på ett smart sätt och därmed inte gynnar samarbete. Det, kombinerat med möjligheten att anställda skulle bli mobila på riktigt, gjorde att arbetet inte lät vänta på sig.

– Det var vi på it som valde att driva förändringen för att öka vår effektivitet. Från it ville vi göra denna satsning för att det i slutändan skulle vara bra för vår huvudverksamhet, det vill säga att sälja kläder. Syftet att det ska hjälpa företages business får man aldrig släppa tag om, säger Robert Lingemark.

Business champions

Hela emigreringen började med en pilot. Där handlade det om att identifiera vilka program och verktyg som då användes som var viktiga för verksamhetskritiska, för att se hur dessa skulle integreras in i O365 på bästa sätt. Därefter genomfördes satsningen på 10 procent av organisationen som fick testa hur allt fungerade.

Tidigt kunde man då märka små saker som kunde ställa till med bekymmer, exempelvis att om du sitter i molnet kan du se kalenderbokningarna för de medarbetare som fortfarande är on-prem men det går inte åt andra hållet.

– Här var det viktigt att lyssna på den feedback vi fick. Vi utsåg vad vi kallade för business champions runt om i organisationen och de blev våra ögon och öron, och de som skulle driva förflyttningen. Här handlar det om att hitta rätt tjejer och killar som är beredda att ställa upp och hjälpa sina kollegor i att hitta rätt i det nya landskapet på ett prestigelöst sätt, säger Robert Lingemark.  

Ryck av plåstret

Under utrullningen 2017 såg man till att ständigt uppdatera sina medarbetare med information om vad som var på gång. Man startade med Nordamerika, följt av Europa med omnejd och avslutade med Asien.

– Så här i efterhand skulle jag nog vilja köra utrullningen på en och samma gång för samtliga våra verksamheter världen över. En oerhört viktig lärdom är att inte låta saker och ting dra ut på tiden, eftersom medarbetare tröttnar på att bli matad med information om vad som ska hända och man riskerar att de slutar att lyssna. Plåstret ska ryckas av fort, säger Robert Lingemark.

Idag, tre år senare, är lanseringen mer eller mindre fullbordad. Microsofts alla arbetsverktyg går att komma åt ,oavsett var medarbetaren, och on-premdatan har fått en ny hemvist i molnet.

– Ett av våra bästa beslut är att vi valde att omfamna allt O365 har att erbjuda och nu står vi inte stilla utan fortsätter att vara engagerade i nya tjänster och uppdateringar som kommer. Vi har ett digital productivity team som fortsätter att hjälpa till och utbilda medarbetare som fortfarande har bekymmer med de nya verktygen och härnäst tittar vi på att på sikt släppa Skype och gå över helt till Teams, säger Robert Lingemark.