Trots kritik – Trelleborg följer lagen

– Vi arbetar enligt en hel modell för försörjningsstöd och arbetsmarknadsåtgärder där roboten bara är en del av lösningen. Det vi gör följer förvaltningslagen som säger att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts, säger Zara Göransson Tosic, förvaltningschef på arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborgs kommun med anledning av forskningsrapporten Automating Society – Taking Stock of Automated Decision-Making in the EU som menar att kommunens användning av algoritmer för beslut om försörjningsstöd strider mot lagen.

När Trelleborg våren 2017 la över handläggningen av de arbetssökandes ansökningar om försörjningsstöd på en robot var det ett av flera resultat av en intensiv förändringsresa.

– Tre år tidigare hade vi börjat diskutera vårt uppdrag och möjligheterna med en processtyrd verksamhet. Var det till exempel rimligt att en person som sökte ekonomiskt bistånd behövde vänta på ett beslut i tio dagar? Svaret var ett entydigt nej och utifrån dessa och liknande diskussioner började vi kartlägga vårt arbetssätt och våra processer för att höja kvaliteten och korta ledtiderna.

Robotens rutinärenden

Resultatet blev den unika Trelleborgsmodellen där handläggningen av arbetssökande delades i två delar, där en handläggare skötte den ekonomiska biten och en arbetsmarknadssekreterare blev en resurs för individens möjligheter att hitta arbete.

Med de nya rutinerna på plats blev möjligheterna att automatisera återkommande ansökningar om ekonomiskt bistånd allt tydligare. När en person söker försörjningsstöd för första gången sköter en handläggare ansökan, gör beräkningen och fattar beslut. Det är när samma sökande återkommer med en ansökan som inte avviker på något sätt som roboten kommer in i bilden.

– Många ansökningar ser likadana ut från månad till månad och den löpande hanteringen följer en standard. Idag görs 75 procent av ansökningarna digitalt och av dessa sköts drygt 30 procent av roboten. Alla nya ärenden och ärenden som avviker ifrån det som algoritmen är programmerad att besluta om sorteras bort och beslutas av handläggare.

SKL:s utlåtande

Zara Göransson Tosic hänvisar till SKL:s uttalande från augusti 2018 om automatiserat beslutfattande i kommunal förvaltning. När jurister på SKL har tolkat kommunallagen (2017:725), förvaltningslagen (2017:900) samt dataskyddsförordning GDPR är deras slutsats att automatiserade beslutsstöd är fullt möjliga med undantag för själva beslutet som bara kan fattas av en mänsklig tjänsteutövare.

I samband med SKL:s utlåtande valde arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborg att anlita den juridiska rådgivningsbyrån KommunLex för en andra bedömning, med hänvisning till deras gedigna kunskap om såväl kommunrätt som förvaltningsrätt och socialrätt.

KommunLex skriver i sin återkoppling till kommunen att ”det finns utrymme för tolkningen att kommunallagens delegationsbestämmelser i sig inte utgör ett hinder för automatiserat beslutsfattande … Vidare finns utrymme att hävda att kommunallagens formkrav för hur nämnden fattar beslut inte bör utgöra ett absolut hinder för automatiserat beslutsfattande … KommunLex menar dock, i likhet med SKL, att det finns ett behov av förtydligande i kommunallagen.”

– I den nya förvaltningslagen gjordes förändringar för att möjliggöra automatiserat beslutsfattande enligt E-delegationens betänkande om användningen av modern teknik i Myndighetssverige. Vi har tagit fasta på dessa förändringar och tolkar lagstiftarens avsikt som att offentlig förvaltning kan jobba med robotar även om kommunallagen inte riktigt hängt med, sammanfattar Zara Göransson Tosic.

Mer mänskliga möten

Nu arbetar Trelleborg för att roboten ska sköta fler typer av ärenden. Samtidigt vill Zara Göransson Tosic bemöta ett mycket vanligt missförstånd kring automatiserat beslutsfattande och Trelleborgsmodellen. För det är inte så att robotar minskar mängden mänskliga möten. Tvärtom.

– Det vi har gjort är att bemanna utifrån ett arbetsmarknadsperspektiv så att alla som söker försörjningsstöd har första mötet med en arbetsmarknadssekreterare inom en arbetsdag. Sedan träffas man flera gånger i veckan tills individen hittat ett arbete. Hela vår organisation främjar det mänskliga mötet. Förändring börjar inte med teknik utan med att inventera sina processer och förändra sitt förhållningssätt.