Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Lejondrottningen och Trelleborg

trelleborg.jpg

Trelleborgs kommun kan dela in tiden i före och efter Cecilia Lejon, som med hjälp av mod och AI vänt upp och ner på vedertagna sanningar om socialtjänstens uppdrag och förutsättningar.

– Vi kommer inte att klara välfärden utan digital teknik men för att ta vara på möjligheterna som den erbjuder behöver varje verksamhet hitta sitt varför – varför behöver vi till exempel en robot för biståndshandläggning, säger Cecilia Lejon som fram till oktober 2017 var förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd i Trelleborgs kommun och är nominerad till Årets Digitaliseringsledare 2018.

Under sina elva år i Trelleborgs kommun har Cecilia Lejon vänt upp och ner på en rad etablerade syn- och arbetssätt. Det är nog ingen överdrift att påstå att verksamheten kan delas in i före respektive efter Cecilia Lejon. Hon kom till Trelleborg efter fem år som chef för arbets- och utvecklingscentret i Rosengårds stadsförvaltning i Malmö med målet att få så många som möjligt i arbete. En ambition hon tog med sig till sitt nya uppdrag som chef för socialförvaltningen.

CeciliaLejon_2.jpg

Cecilia Lejon är nominerad till Årets Digitaliseringsledare 2018.

– När jag kom till Trelleborg tog det 7-9 månader från ansökan om stöd och insatser till ett möte med en arbetsmarknadssekreterare. Så ser det fortfarande ut i många kommuner. Jag tittade på siffrorna och sa att det är ska ta två dagar. Mina kollegor tittade på mig som jag var från Mars och sa att det är omöjligt. I dag tar det mindre än två dagar.

Tillitsbaserat ledarskap

Omställningen till den radikalt mycket kortare handläggningstiden var inte spikrak eller smärtfri för organisationen men steg för steg ledde den framåt. Bland annat utvecklade kommunen nära samarbeten med det lokala näringslivet och insatser som inte ledde till arbete lades ner. Många timmars interna diskussioner om ledarskap, kompetens och organisation mynnade ut i en ledstång för det fortsatta arbetet med värdeskapande för kommuninvånarna.

Läs mer: Robot styr försörjningsstöd i Trelleborg

– Vi formulerade fyra principer att styra efter enligt tankar om tillitsbaserat ledarskap som knappt fanns då. En av våra principer handlar om 85/15, alltså att 85 procent av alla sökande omfattas av vanliga administrativa flöden, medan 15 procent snabbt behöver fångas upp och erbjudas speciella insatser. Många organisationer fokuserar på de 15 och det kräver andra flöden och många gånger handlar det om att uppfinna hjulet varje dag. Genom att utgå från 85 procent blev det möjligt att förenkla administrationen och snabbare kunna hjälpa människor till arbete och självförsörjning.

Mina kollegor tittade på mig som jag var från Mars och sa att det är omöjligt.

Cecilia Lejon

Förlegat synsätt

De långa handläggningstiderna inom ekonomiskt bistånd har sitt ursprung i en förlegad syn på människor och på välfärdsstatens uppgift, tycker Cecilia Lejon.

– Systemet bygger på ett gammalt fattigvårdstänk som misstänkliggör och skuldbelägger människor. Vi måste våga tro på medborgarnas kapacitet och vilja att ta ansvar. Vi måste också våga fråga oss varför vi arbetar med det vi gör – är det för att vi vill vara med och utveckla ett bättre samhälle är det som det ska vara. Men det finns mycket godhet som mest handlar om människans eget behov av att vara god och då finns det anledning att se upp. Vi formas alla av de system vi verkar i och om systemet har problem blir resultatet därefter.

Cecilia Lejon tycker ändå att den offentliga sektorn har ett oförtjänt dåligt rykte när det gäller innovation och utveckling.

– I själva verket är den offentliga sektorn bra på att addera nya saker men samtidigt urusla på att släppa det gamla. Det i kombination med att verksamheten drivs i politiska fyraårscykler hindrar långsiktiga förändringar och förbättringar.

Årets Digitaliseringsledare

Årets Digitaliseringsledare är ett pris som delas ut av tidningen Chef och Atea under Chefgalan som äger rum den 8 mars 2018 på Grand Hôtel i Stockholm. Tanken med priset är att belöna en ledare som vågat visa vägen och lyckats göra sin organisation mer digital.

Mer tid åt människor

Efter valet 2010 beslutade Trelleborg att införa en ny organisation för bistånds- och arbetsmarknadsfrågor och Cecilia Lejon blev chef för den. En planeringsdag tre år senare blev startskottet till nomineringen Årets Digitaliseringsledare.

– Min närmsta medarbetare sa att det är ju ovärdigt att behöva ansöka om ekonomiskt bistånd via papper. Vi höll alla med och ett år senare var det möjligt att söka digitalt.

Sedan 2016 väljer 75 procent att söka ekonomiskt bistånd via nätet med e-legitimation. Systemet är integrerat med verksamhetsstödet och de kontroller av uppgifterna som ska göras sker parallellt. Resultatet är beslut inom 24 timmar och att medarbetarna kan ägna sig mer åt människor och mindre åt administration.

– Den digitala plattformen gör att vi kan lägga mänskliga resurser på att få folk i arbete. Det är värdeskapande för kommunens medborgare och företag. Samtidigt har vi gjort ansökningsprocessen värdigare genom att helt ta bort kraven på att lämna in handlingar. Du ska inte behöva stå till svars för att du köpt en påse chips till barnen en fredagskväll. De kontroller som ska göras mot andra ersättningssystem görs automatiskt och utan manuell dubbelkontroll. Vi har följt upp om detta innebär att bidragsfusket ökar men det visar sig inte vara någon skillnad i kronor och ören.

Roboten biståndshandläggare

Några månader senare tog Trelleborgs arbetsmarknadsförvaltning nästa stora steg i sin digitala utveckling. I februari 2017 blev AI en del av vardagen när en robot tog över biståndshandläggningen. Först på prov och sedan i maj i skarp drift. Det var en historisk satsning som visade sig ligga helt rätt i tid.

– Socialsektorn är tung och traditionsbunden och det fanns ingen annan kommunal förvaltning som hade en robot. Det fanns med andra ord en stor risk för bakslag men det visade sig att organisationen var mogen för den här stora förändringen. Vi hade våra bakslag tidigare, när vi utvecklade och förändrade organisationen. Förutom en mogen organisation råder det brist på socionomer i dag och det är tydligt för alla parter att människor behöver kunna lägga tid på att möta människor, inte på att kolla kvitton.

Göra rätt saker

När Cecilia Lejon i höstas lämnade sitt uppdrag som förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd hade Trelleborg en kraftigt uppåtgående utveckling för andelen självförsörjande och en nedåtgående kurva för bidragsberoende.

Läs mer: Trelleborg prisat för sitt mod

Elva år är en lång tid och Cecilia Lejon har drivit en förändringsprocess som gjort en koloss på lerfötter smidig och snabb som en prima ballerina. Var hittar hon sin ork och sin drivkraft?

– Jag har själv funderat på det och ibland känner jag mig som en GB-glassgubbe. Även om det gungar ordentligt ibland lyckas jag ställa mig upp igen. Min styrka är min tro på individen och på alla människors lika värde. Jag är en stolt demokratins väktare i den offentliga sektorn. Ska vårt samhällssystem hålla och behålla sin trovärdighet måste vi göra rätt saker, inte bara göra saker rätt.

Cecilia Lejons arbete har tidigare uppmärksammats med bland annat Vinnovas innovationspris för utveckling av offentlig sektor 2016 och Guldlänken 2017. Hon är stolt och glad över den senaste nomineringen.

– Tidigare utmärkelser har varit välkomna bekräftelser på att Trelleborg är på rätt väg. Den här nomineringen handlar om mig som ledare och det är jätteroligt.

Sedan oktober är Cecilia Lejon rådgivare offentlig sektor på PwC.

 

2 januari 2018 Uppdaterad 25 januari 2021 Reporter anne hammarskjöld ledarskap Foto adobestock

Rekommenderad läsning

Sveriges Digitaliseringskommun 2021

Digitaliseringskommun 2021 – här är de nominerade

20 maj 2021 digit

Vartannat år utses Sveriges Digitaliseringskommun, det vill säga den kommun som har lyckats bäst med att använda digitaliseringens möjligheter. De sex nominerade kommunerna är Landskrona, Malmö, Sundsvall, Södertälje, Upplands-Bro och Växjö.

Malmö Civic Lab

Labbet gör Malmö smart

24 aug 2020 digit

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Lund 960640
video

Lunds smarta klassrum

7 maj 2020 it i skolan

Lunds kommun använder Jamf för att ha kontroll över elevernas Apple-enheter. Det innebär ett enklare sätt att hantera appar och Apple-ID:n och även en trygghet om en elev blir av med sin enhet. Nästa steg är Apple Classroom för att hjälpa eleverna i skolarbetet. 

alarm-fsecure-lomma.jpg
video
ett samarbete mellan f-secure och voister

Lommas nya larm

31 mar 2020 säkerhet

För att skydda mot cyberhot använder Lomma kommun en EDR-lösning från F-Secure. Med automatiserade sensorer och machine learning analyserar systemet användare och slår larm vid ovanliga beteenden. 

bostader-i-landskrona.jpg
video

Vinsten med RPA

16 okt 2019 digit

Under 18 månader arbetade socialtjänsten i Landskrona som om en RPA redan var på plats. Resultatet blev mer tid för samtal och att 100 färre hushåll har försörjningsstöd. Nu är mjukvaruroboten igång och kommunen ser flera möjligheter.

pappa med sina två flickor i lite kaosartad situation.jpg

Digital skolstart i Ystad

18 sep 2019 it i skolan

För att spara tid och pengar har Ystad kommun infört en e-tjänst som sparar 10 000 papper i samband med skolstart. Det handlar bland annat om information om vilket nummer vårdnadshavare kan nås på och elevernas eventuella matallergier.

flicka hänger i ett rep och tittar i kameran och ler.jpg
video

Mer moln i Lund

4 sep 2019 it i skolan

Rätt tekniska förutsättningar kombinerat med ett molnbaserat lärande har varit Lunds recept för att bygga en skola för framtiden. Det menar Viveca Dahl, utbildningschef i Lunds kommun.

härliga kakor med bär.jpg
video

Handscanning i Vellinge

27 aug 2019 digit

Vellinge kommuns pilot med handscanning för att betala fikat i kommunhusets café har väckt uppmärksamhet hos andra verksamheter. Nu tittar man på möjlighet att införa liknande teknik vid personalingångar och i äldreomsorgen.

byggkranar och blå himmel.jpg

It som förändrar världen

24 maj 2019 ledarskap

Solceller, butiken Mjukvaruhuset och RPA i Trelleborg har ett ord gemensamt: Mod. Det har aldrig varit viktigare att våga och förutsättningarna att lyckas har aldrig varit bättre än nu. Det menar Peter Falk, chef innovation och affärsutveckling på Atea.