RPA gör jobbet i Norrtälje

– Precis som hos alla andra är digitalisering i fokus i Luleå kommun. Vi har vår it-strategi och just nu gör vi en analys om vad vi har för system och ärenden och hur vi ska få ordning och reda i verksamheten, samtidigt som det pågår många småprojekt. Vi vill jättemycket men måste också få struktur på det vi vill göra, säger Carina Nilsson, chef på it-driftsavdelningen i Luleå kommun.

Hur ser det ut för er i Norrtälje, Bawar Akrawi?

– Vi har digitaliserat flera olika tjänster. Bygglovsavdelningen har till exempel kommit extremt långt där hela ansökningsprocessen sker digitalt, från ansökan till beslut, vilket har gjort arbetet enormt mycket effektivare. På så sätt har vi också kunnat sänka avgiften för bygglovsärenden. Vi har kunnat betala tillbaka 2,5 miljoner till kunderna tack vare det. Och idag får man dessutom rabatt när man söker bygglov digitalt som en motivation, säger Bawar Akrawi, CIO i Norrtälje kommun.

Hur gjorde ni rent strategiskt för att komma dit?

– Jag tror att det är viktigt att inte glömma att digitalisering är en verksamhetsfråga, inte en it-fråga, och att mina chefskollegor i andra verksamheter ser möjligheterna med digitalisering. Bygglovsdirektören såg tidigt att det fanns ett användningsområde. Sen jobbar vi med inspiration och försöker titta på andra kommuner. Vi har kört Trelleborg-modellen med försörjningsstöd och nu tittar vi på möjligheten att automatisera vaccinationsprocessen, med planering, inhämtning av samtycke, uppföljning och dokumentation. Där kan vi bli först i Sverige.

Kan ni använda samma uppbyggnad för fler tjänster?

– Det tror jag, inte minst för att det inspirerar andra chefer i ledningsgruppen att det ger resultat. Det har blivit som en snöbollseffekt och fler hör av sig till oss och vill verkligen titta på dessa områden. Senast var det ekonomichefen som undrade hur de kunde utnyttja robotisering och automatisering. Det är spännande.

Hur stödjer er it-avdelning verksamheterna?

– Vi startade resan för fem-sex år sedan där vi insåg att vi behövde komma närmare verksamheterna för att kunna göra skillnad. Vi kommer förstås fortsätta att leverera datorer och annan it, men jag tror att den stora skillnaden görs när vi förstår verksamheternas behov och kan inspirera dem. Jag har tre kundansvariga vars uppgift är att åka ut och analysera it-behoven och arbeta med detta i respektive förvaltning, säger Bawar Akrawi.

– Vi har en liknande avdelning som heter digital utveckling med åtta personer som har fokus på det. Det måste vara verksamheten som är drivande, men vi blir så inblandade eftersom kompetensen än så länge är störst hos oss på it på det området, säger Carina Nilsson.

Hur sprider man den kompetensen?

– Genom att blanda in dem. Vi har ett projekt nu som vi kallar för Violen, verksamhetsnära införande av O365, som är brett över hela kommunen, och där det finns ambassadörer i varje förvaltning som går in för att lära alla att använda de digitala verktygen. Det tror vi jättemycket på, för att de sen i sin tur ska kunna förstå och komma med nya krav, säger Carina Nilsson.