RPA:s framgång i väst
Mindre monotont jobb, tusentals sparade arbetstimmar och färre fel. Det är resultatet när Västra Götalandsregionen testar och utvärderar Robotic Process Automation inom ekonomi och HR. Nästa steg är att även utöka till processer inom hälso- och sjukvården.
VGR har valt att börja sin utvärdering av RPA med mindre komplexa processer med betydande volymer. Arbetet har inletts med fyra processer inom ekonomi och HR där så kallade digitala medarbetare hanterar det som mänskliga medarbetare annars skulle göra manuellt i och mellan systemen. I ett nästa steg, när man byggt kompetens och erfarenhet, är avsikten att utöka till fler processer även in hälso- och sjukvården, skriver SKL i ett pressmeddelande..
De fyra processer som hittills automatiserats är:
E-påminnelser för fakturor
En digital medarbetare går dagligen igenom listor med påminnelsefakturor, söker efter status på dessa fakturor i ekonomisystemet. Utifrån det anpassar den ett svar och mailar till leverantören.
Volym: 25 000 fakturor per år.
Effekt sparad tid: 2 100 timmar per år.
Kassa-avstämning
En digital medarbetare jämför kassarapporter med inbetalningar som gjorts i ekonomisystemet, identifierar om det finns differenser och fyller i differenser i kassaavstämningsfilen.
Intensitet: Dagligen.
Volym: 149 vårdcentraler med en eller flera kassor.
Effekt: Frigör 1 700 timmar per år.
Beräkning av årsinkomst
En digital medarbetare räknar fram den totala årsinkomsten utifrån beloppen för vissa lönearter, som ob-tillägg och övertid.
Intensitet: Dagligen.
Volym: Varierande.
Effekt: Frigör 546 timmar per år.
Avstämning av leverantörsfakturor
En digital medarbetare sammanställer en daglig rapport där det framgår hur stora volymer leverantörsfakturor som respektive förvaltning inom VGR skickat till ekonomisystemet. Avstämning görs för att upptäcka om någon leverantörsfakturafil ”tappas” på vägen, vilket medför merarbete och kostnader om det inte upptäcks.
Intensitet: Dagligen.
Volym: 2 500-3 000 fakturor dagligen.
Effekt: Kvalitetssäkrar och minskar felhantering samt frigör 100 timmar per år. Andra effekter, utöver den tid som frigjorts, är att medarbetarna slipper vissa tråkiga arbetsmoment, samt att det blir färre fel.
Kräver övervakning
De insikter som gjorts än så länge är att RPA fungerar och har ett brett tillämpningsområde. Man ser RPA som ett bra komplement till annan djupare typ av automatisering, som sker med så kallade fullskaliga integrationer.
En annan reflektion är att det är ett tidskrävande arbete att installera en digital medarbetare. Man poängterar också att det krävs övervakning av robotarna och de system robotarna jobbar i för att inte förändringar i systemen ska rubba robotarnas arbete.
Ett nästa steg i arbetet är att ta fram en modell för hur automation med RPA ska förvaltas.
Läs mer om ämnet:
