Lejondrottningen och Trelleborg

– Vi kommer inte att klara välfärden utan digital teknik men för att ta vara på möjligheterna som den erbjuder behöver varje verksamhet hitta sitt varför – varför behöver vi till exempel en robot för biståndshandläggning, säger Cecilia Lejon som fram till oktober 2017 var förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd i Trelleborgs kommun och är nominerad till Årets Digitaliseringsledare 2018.

Under sina elva år i Trelleborgs kommun har Cecilia Lejon vänt upp och ner på en rad etablerade syn- och arbetssätt. Det är nog ingen överdrift att påstå att verksamheten kan delas in i före respektive efter Cecilia Lejon. Hon kom till Trelleborg efter fem år som chef för arbets- och utvecklingscentret i Rosengårds stadsförvaltning i Malmö med målet att få så många som möjligt i arbete. En ambition hon tog med sig till sitt nya uppdrag som chef för socialförvaltningen.

– När jag kom till Trelleborg tog det 7-9 månader från ansökan om stöd och insatser till ett möte med en arbetsmarknadssekreterare. Så ser det fortfarande ut i många kommuner. Jag tittade på siffrorna och sa att det är ska ta två dagar. Mina kollegor tittade på mig som jag var från Mars och sa att det är omöjligt. I dag tar det mindre än två dagar.

Tillitsbaserat ledarskap

Omställningen till den radikalt mycket kortare handläggningstiden var inte spikrak eller smärtfri för organisationen men steg för steg ledde den framåt. Bland annat utvecklade kommunen nära samarbeten med det lokala näringslivet och insatser som inte ledde till arbete lades ner. Många timmars interna diskussioner om ledarskap, kompetens och organisation mynnade ut i en ledstång för det fortsatta arbetet med värdeskapande för kommuninvånarna.

Läs mer: Robot styr försörjningsstöd i Trelleborg

– Vi formulerade fyra principer att styra efter enligt tankar om tillitsbaserat ledarskap som knappt fanns då. En av våra principer handlar om 85/15, alltså att 85 procent av alla sökande omfattas av vanliga administrativa flöden, medan 15 procent snabbt behöver fångas upp och erbjudas speciella insatser. Många organisationer fokuserar på de 15 och det kräver andra flöden och många gånger handlar det om att uppfinna hjulet varje dag. Genom att utgå från 85 procent blev det möjligt att förenkla administrationen och snabbare kunna hjälpa människor till arbete och självförsörjning.

Förlegat synsätt

De långa handläggningstiderna inom ekonomiskt bistånd har sitt ursprung i en förlegad syn på människor och på välfärdsstatens uppgift, tycker Cecilia Lejon.

– Systemet bygger på ett gammalt fattigvårdstänk som misstänkliggör och skuldbelägger människor. Vi måste våga tro på medborgarnas kapacitet och vilja att ta ansvar. Vi måste också våga fråga oss varför vi arbetar med det vi gör – är det för att vi vill vara med och utveckla ett bättre samhälle är det som det ska vara. Men det finns mycket godhet som mest handlar om människans eget behov av att vara god och då finns det anledning att se upp. Vi formas alla av de system vi verkar i och om systemet har problem blir resultatet därefter.

Cecilia Lejon tycker ändå att den offentliga sektorn har ett oförtjänt dåligt rykte när det gäller innovation och utveckling.

– I själva verket är den offentliga sektorn bra på att addera nya saker men samtidigt urusla på att släppa det gamla. Det i kombination med att verksamheten drivs i politiska fyraårscykler hindrar långsiktiga förändringar och förbättringar.

Mer tid åt människor

Efter valet 2010 beslutade Trelleborg att införa en ny organisation för bistånds- och arbetsmarknadsfrågor och Cecilia Lejon blev chef för den. En planeringsdag tre år senare blev startskottet till nomineringen Årets Digitaliseringsledare.

– Min närmsta medarbetare sa att det är ju ovärdigt att behöva ansöka om ekonomiskt bistånd via papper. Vi höll alla med och ett år senare var det möjligt att söka digitalt.

Sedan 2016 väljer 75 procent att söka ekonomiskt bistånd via nätet med e-legitimation. Systemet är integrerat med verksamhetsstödet och de kontroller av uppgifterna som ska göras sker parallellt. Resultatet är beslut inom 24 timmar och att medarbetarna kan ägna sig mer åt människor och mindre åt administration.

– Den digitala plattformen gör att vi kan lägga mänskliga resurser på att få folk i arbete. Det är värdeskapande för kommunens medborgare och företag. Samtidigt har vi gjort ansökningsprocessen värdigare genom att helt ta bort kraven på att lämna in handlingar. Du ska inte behöva stå till svars för att du köpt en påse chips till barnen en fredagskväll. De kontroller som ska göras mot andra ersättningssystem görs automatiskt och utan manuell dubbelkontroll. Vi har följt upp om detta innebär att bidragsfusket ökar men det visar sig inte vara någon skillnad i kronor och ören.

Roboten biståndshandläggare

Några månader senare tog Trelleborgs arbetsmarknadsförvaltning nästa stora steg i sin digitala utveckling. I februari 2017 blev AI en del av vardagen när en robot tog över biståndshandläggningen. Först på prov och sedan i maj i skarp drift. Det var en historisk satsning som visade sig ligga helt rätt i tid.

– Socialsektorn är tung och traditionsbunden och det fanns ingen annan kommunal förvaltning som hade en robot. Det fanns med andra ord en stor risk för bakslag men det visade sig att organisationen var mogen för den här stora förändringen. Vi hade våra bakslag tidigare, när vi utvecklade och förändrade organisationen. Förutom en mogen organisation råder det brist på socionomer i dag och det är tydligt för alla parter att människor behöver kunna lägga tid på att möta människor, inte på att kolla kvitton.

Göra rätt saker

När Cecilia Lejon i höstas lämnade sitt uppdrag som förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd hade Trelleborg en kraftigt uppåtgående utveckling för andelen självförsörjande och en nedåtgående kurva för bidragsberoende.

Läs mer: Trelleborg prisat för sitt mod

Elva år är en lång tid och Cecilia Lejon har drivit en förändringsprocess som gjort en koloss på lerfötter smidig och snabb som en prima ballerina. Var hittar hon sin ork och sin drivkraft?

– Jag har själv funderat på det och ibland känner jag mig som en GB-glassgubbe. Även om det gungar ordentligt ibland lyckas jag ställa mig upp igen. Min styrka är min tro på individen och på alla människors lika värde. Jag är en stolt demokratins väktare i den offentliga sektorn. Ska vårt samhällssystem hålla och behålla sin trovärdighet måste vi göra rätt saker, inte bara göra saker rätt.

Cecilia Lejons arbete har tidigare uppmärksammats med bland annat Vinnovas innovationspris för utveckling av offentlig sektor 2016 och Guldlänken 2017. Hon är stolt och glad över den senaste nomineringen.

– Tidigare utmärkelser har varit välkomna bekräftelser på att Trelleborg är på rätt väg. Den här nomineringen handlar om mig som ledare och det är jätteroligt.

Sedan oktober är Cecilia Lejon rådgivare offentlig sektor på PwC.